Kapitel 9

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Word 2000

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Schneller arbeiten

Es gibt in Word eine Reihe Funktionen die Sie vielleicht gar nicht kennen oder schon nutzen ohne die Funktionsvielfalt voll auszuschöpfen. In diesem Kapitel lernen Sie einige dieser Möglichkeiten kennen und vielleicht haben Sie den einen oder anderen Tipp ja bereits vermisst.

Schneller klicken

Oftmals verstecken sich die Befehle an Stellen im Programmfenster an denen sich überhaupt kein Symbol befindet. Doch ein Doppelklick führt trotzdem Befehle aus, die Sie sonst zum Teil nur umständlich aus dem Menu auswählen können.

Titelleiste

Sie wechseln bei der Arbeit mit Word oft zwischen der maximierten und wiederhergestellten Darstellung des Programmfensters hin und her. Statt der kleinen Symbole rechts oben in der Titelleiste nutzen Sie einfach den Doppelklick. Dieser Klick in den leeren Bereich der Titelleiste wechselt zwischen den beiden Ansichten hin und her (das funktioniert übrigens in jeder Anwendung unter Windows).

Lineale

Ein Doppelklick in das horizontale oder vertikale Lineal öffnet sofort das Dialogfenster . Achten Sie aber im horizontalen Lineal darauf, dass Sie auf den grauen Rand oder besser noch in den dunkelgrauen Bereich für die Seitenränder klicken, da Sie ansonsten einen Tabstopp einfügen. Ein Doppelklick auf eines der Symbole für den Einzug öffnet automatisch das Dialogfenster und wenn Sie bereits manuell Tabstopps in das Lineal eingefügt haben wird das Dialogfenster eingeblendet. Da die Symbole allerdings ziemlich klein sind, müssen Sie schon genau zielen.

Wenn Sie eine Tabelle in das Dokument eingefügt haben, ändert sich das Aussehen der Lineale, wenn Sie sich mit der Einfügemarke innerhalb der Tabelle befinden. Ein Doppelklick auf ein graues Kästchen öffnet das Dialogfenster .

Bildlaufleiste

In der unteren rechten Ecke, dort wo sich die beiden Bildlaufleisten treffen, befindet sich ein leerer Bereich. Ein Doppelklick an dieser Stelle hat den gleichen Effekt wie der Doppelklick in die Titelleiste. Mit dem kleinen Balken am oberen Rand der vertikalen Bildlaufleiste können Sie das Fenster mit gedrückter Maustaste horizontal teilen. So können Sie sich zwei Bereich eines Dokuments anzeigen lassen und text bequem per Drag & Drop kopieren oder verschieben. Ein Doppelklick teilt das Fenster automatisch genau in der Mitte. Um die Teilung wieder aufzuheben, können Sie den Befehl aus dem Menu FENSTER wählen oder Sie klicken nochmals doppelt auf die Teilungslinie.

Statusleiste

Ein Doppelklick auf einen dieser Bereiche öffnet schnell das Dialogfenster in dem Sie dann das gewünschte Register öffnen können. Weiter rechts in der Leiste befinden sich noch weitere anklickbare Bereiche. Wenn Sie hier doppelt klicken, wird das Dialogfenster aufgerufen. Wenn Sie mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten und in den Änderungsmodus wechseln möchten, klicken Sie doppelt auf . Statt die F8-Taste zu drücken können Sie auch doppelt auf klicken, um den Erweiterungsmodus ein bzw. wieder auszuschalten. Der letzte Bereich zeigt an, ob der Überschreibmodus, den Sie auch mit der Einfg-Taste aktivieren können, eingeschaltet ist oder nicht.

Möchten Sie die im Dokument verwendete Sprache für die Rechtschreibprüfung schnell ändern, hilft ein Doppelklick auf um das Dialogfenster zu öffnen. Das kleine Symbol startet sofort die Rechtschreibprüfung und markiert das erste falsch eingegebene Wort mit geöffnetem Kontextmenu. Ein weiterer Doppelklick und es wird das nächste zu berichtigende Wort gefunden.

Symbolleisten

Auch in den Symbolleisten gibt es Bereiche, die Auswirkungen bei einem Doppelklick zeigen. Klicken Sie z.B. doppelt neben eine Symbolleiste wird das Dialogfenster geöffnet. Etwas schwieriger ist der Doppelklick in einen leeren Bereich innerhalb einer Symbolleiste (am besten nehmen Sie den Bereich an einer der Trennlinien) um die Symbolleiste zu lösen und im Arbeitsbereich anzuzeigen. Ein weiterer Doppelklick und Sie ‚klebt’ wieder an ihrem Ursprungsort.

Kopf- und Fusszeilen

Statt über das Menu Ansicht oder die entsprechende Schaltfläche auf der Symbolleiste können Sie schnell per Doppelklick zwischen der Kopf- oder Fusszeile und dem Dokumenttext wechseln. Doppelklicken Sie in den jeweils abgegrauten Bereich und dieser wird wieder aktiv (funktioniert allerdings nur, wenn Sie bereits etwas in die Kopf- oder Fusszeile eingegeben haben.

Weitere Elemente

Haben Sie eine Grafik in das Dokument eingefügt und möchten diese nun formatieren. Statt den Weg über das Menu zu nehmen können Sie auch doppelt in die Grafik klicken um das Dialogfenster zu öffnen. Bei eingefügten Textfeldern klicken Sie nicht in sondern auf den Rahmen um das passende Dialogfenster zu öffnen. Das funktioniert auch bei Formularfeldern in ungeschützten Formularen um deren Optionen aufzurufen.

Dokumentenstruktur

Wenn Sie die Dokumentenstruktur über das Menu ANSICHT eingeblendet haben, lässt sich diese schnell per Doppelklick auf die Trennlinie zu Text hin wieder ausblenden. Sie sparen sich den Weg über das Menu.

Kleine Tipps

Hier werden weitere Tipps aufgelistet die Sie auf diese Weise ansonsten oft nur umständlich über die verschiedenen Menupunkte erreichen können.

Geschützte Zeichen

Der Zeilenumbruch wird von Word automatisch vorgenommen. Dadurch werden Begriffe die aus zwei Teilen bestehen oder auch Doppelnamen auseinandergerissen und auf zwei Zeilen verteilt. Mit einem manuellen Zeilenumbruch (Umschalt + Enter‑Taste) können Sie dieses Problem zwar beheben. Wenn Sie das Dokument allerdings neu formatieren und eine andere Schriftart oder einen anderen Schriftgrad verwenden, kann dies die Optik beinträchtigen weil der Begriff dann vielleicht noch in die Zeile gepasst hätte. Verwenden Sie hier das geschützte Leerzeichen oder den geschützten Bindestrich. Sie fügen diese Zeichen ein, in dem Sie die Umschalt + Strg-Taste gedrückt halten und dann die entsprechende Taste drücken.

Tastaturkürzel

Sie arbeiten lieber mit der Tastatur als mit der Maus. Dann haben Sie sicher schon einmal bestimmten Funktionen ein Kürzel zugewiesen wenn es für den Befehl noch keins gab. Um schneller Tastaturkürzel zuzuweisen, drücken Sie die Alt + Strg‑Taste und dann noch das +-Zeichen auf dem Ziffernblock. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kleeblatt. Klicken Sie nun auf das gewünschte Symbol oder wählen einen Befehl aus dem Menu aus. Es öffnet sich das Dialogfenster in dem Sie ein eventuell bereits vergebenes Kürzel sehen bzw. ein neues vergeben können.

Automatischer Bildlauf

Vielleicht haben Sie schon einmal an einem Computer die Möglichkeit gesehen, nur durch die Bewegung mit der Maus durch ein Dokument, eine Tabelle oder Webseite zu scrollen. Dieser automatische Bildlauf wird heute mit vielen Mäusen mitgeliefert. In Word können Sie diesen Befehl allerdings auch wählen. Wählen Sie aus dem Menu EXTRAS►ANPASSEN im Register die Kategorie . Ziehen Sie den Befehl in eine Symbolleiste und es erscheint ein neues Symbol . Ein Klick auf dieses Symbol verwandelt die Bildlaufleiste und Ihre Maus lässt Sie durch auf und ab Bewegung automatisch scrollen. Durch Klicken oder mit der Esc-Taste deaktivieren Sie die Funktion wieder.

Dateien schneller öffnen

Statt über das Dialogfenster finden Sie die zuletzt bearbeiteten Dateien in einer Liste im Menu DATEI. Standardmässig werden hier vier Einträge angezeigt. Über das Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register können Sie den Wert auf maximal neun Einträge erhöhen. Um die Liste zu löschen setzen Sie den Wert dort einfach auf null oder entfernen das Häkchen vor . Die Einträge sind nun verschwunden und Sie können das Häkchen durch Klick wieder setzen. Um nur einzelne Einträge zu löschen drücken Sie die Strg + Alt-Taste + Bindestrich. Der Mauszeiger verwandelt sich in eine waagerechte Linie. Öffnen Sie jetzt das Menu DATEI und klicken den zu entfernenden Eintrag an um ihn aus der Liste zu löschen.

Absatz verschieben

Sie haben ein Dokument erstellt das aus mehreren Absätzen besteht. Jetzt stellen Sie fest, dass der Absatz an einer anderen Stelle des Dokuments erscheinen soll. Statt zu markieren, ausschneiden und an der neuen Position wieder einzufügen drücken Sie die Alt + Umschalt-Taste und verschieben den Absatz mit den Pfeiltasten an die richtige Stelle. Sie müssen den Absatz nicht markieren. Nur die Einfügemarke muss sich im entsprechenden Absatz befinden.

Formatierungs-Informationen

Sie möchten schnelle alle Informationen zur Formatierung eines Absatzes sehen. Anstatt die einzelnen Infos mühsam aus den Menus herauszusuchen rufen Sie die Direkthilfe über das Menu oder per Umschalt-Taste + . Klicken Sie nun in den gewünschten Bereich im Dokument und es werden alle Informationen in einem Fenster angezeigt. Mit der Esc-Taste beenden Sie die Hilfe wieder.

Schneller mit Hyperlinks

Gerade in umfangreichen Dokumenten lohnt sich unter Umständen der Einsatz von Hyperlinks. Diese Verknüpfungen kennen Sie sicherlich bereits aus dem Internet. Dort führt Sie ein Klick auf einen Hyperlink meist zu einer anderen Seite der gleichen Site oder aber auch zu einer anderen.

Auch in Ihren Dokumenten können Sie Hyperlinks einfügen. Wenn Sie z.B. in Ihrem Text auf weiterführende Informationen im Internet verweisen möchten, können Sie einen Link einfügen, der bei Anklicken sofort den Browser startet und, wenn Sie online sind, die Seite anzeigt. Geben Sie z.B. den folgenden Text ein (www.mehr-infos.de) , wandelt Word diesen automatisch in einen Hyperlink um. Ein Klick zeigt dann die Seite im Browser an.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Sie selbst einem Begriff einen Link zuweisen. Markieren Sie dazu den gewünschten Begriff und klicken auf das Symbol bzw. wählen den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN oder aus dem Kontextmenu. Es öffnet sich in jedem Fall das folgende Dialogfenster.

Da es sich in diesem Beispiel um eine Webseite handelt wählen Sie im linken Bereich das oberste Symbol. Haben Sie die Seite bereits besucht, können Sie diese aus der Liste auswählen oder Sie geben die Adresse direkt in das Textfeld ein . Wenn Sie die Adresse nicht genau wissen und die Seite sich auch nicht in der Liste befindet, können Sie nach dieser Seite suchen. Klicken Sie dazu auf und der Browser wird gestartet. Surfen Sie zur gewünschten Seite, markieren und kopieren die Adresse in der Adressleiste und fügen sie hier wieder ein. Ein Klick auf übernimmt Ihre Einstellungen und schliesst das Fenster. Der markierte Begriff wird nun ebenfalls blau unterstrichen dargestellt und würde Sie nach einem Klick zur Seite bringen.

Die Links müssen aber nicht unbedingt ins Internet verweisen. Besteht Ihre Dokumentation aus mehreren verschiedenen Dateien, lässt sich ein Link auch auf eine Datei auf Ihrem Datenträger einfügen. Möchten Sie dem Leser z.B. mitteilen, dass das Thema ausführlich in einem anderen Kapitel behandelt wurde, können Sie ihm den Weg dorthin erleichtern. Markieren Sie wieder den gewünschten Begriff und fügen einen Hyperlink ein. Geben Sie den Pfad in das Textfeld ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche um nach der Datei zu suchen . Bestätigen Sie mit und ab sofort öffnet ein Klick auf den Link die entsprechende Datei. Dies kann z.B. ein Dokument, eine Datenbank oder auch eine Excel-Tabelle sein.

Eine weitere Möglichkeit ist, auf eine bestimmte Textstelle innerhalb des Dokuments zu verweisen. Dies erreichen Sie mit einer Textmarke. Praktisch ist dies z.B. wenn Sie am Anfang des Dokuments Überschriften notieren, die die verschiedenen im Dokument behandelten Punkte kurz beschreiben, eine Art Inhaltsverzeichnis also. Zuerst erstellen Sie das Dokument und geben den Text ein, also Überschriften am Anfang und danach die einzelnen Absätze. Stellen Sie die Einfügemarke an den Anfang des ersten Absatzes und gehen in das Menu EINFÜGEN►TEXTMARKE. Es öffnet sich dieses Dialogfenster. Geben Sie einen Namen für die Textmarke ein oder wählen ihn, wenn Sie später schon Marken erstellt haben, aus der Liste. Achten Sie darauf, dass Sie keine Leerzeichen oder Sonderzeichen nutzen. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche und das Fenster wird geschlossen. Haben Sie einen ungültigen Namen eingegeben, wird die Schaltfläche grau dargestellt.

Nun markieren Sie die Überschrift, die zu dem Absatz gehört, für den Sie gerade die Textmarke erstellt haben und öffnen wieder das Dialogfenster zum Einfügen eines Hyperlinks. Klicken Sie diesmal auf die Schaltfläche um ein neues Fenster zu öffnen. Dort sollte die Textmarke erscheinen. Markieren Sie diese und klicken auf . Sie haben wieder einen unterstrichenen Link in Ihrem Dokument. Dieser führt Sie diesmal aber nur an eine andere Stelle des Textes.

Wenn Sie einen Hyperlink mit der rechten Maustaste anklicken finden Sie einige Befehle zu den Links im Kontextmenu. Auf diese Weise lässt sich z.B. auch ein automatisch umgewandelter Hyperlink wieder entfernen und in normalen Text umwandeln.

Ausserdem finden Sie, wenn Sie einen Hyperlink einfügen oder bearbeiten, noch die Schaltfläche . Hier können Sie in einem Dialogfenster den Text eingeben, der beim Zeigen mit der Maus auf den Link in dem gelben Infobereich erscheint.

Schneller mit AutoTexten

Wie Sie mit AutoTexten arbeiten haben Sie ja in Kapitel 7 (hier könnten Sie jetzt einen Hyperlink zum Kapitel einfügen, um den Inhalt schnell noch einmal nachlesen zu können) bereits erfahren. Diese automatisch eingefügten Texte haben kein eigenes Format, dass heisst sie werden soformatiert, dass sie zum Rest des Dokuments passen. Möchten Sie spezielle Formate, im besonderen wären das die Absatzformate, mit übernehmen, müssen Sie beim Markieren des Textes die Absatzmarke am Ende mit einbeziehen. Dann wird der AutoText so eingefügt wie Sie ihn erstellt haben.

Grafiken

Sie benötigen häufig ein Bild oder eine Grafik wie z.B. ein Firmenlogo in Ihren Dokumenten. Auch wenn es sich hier nicht um Text handelt, können Sie einen Eintrag erstellen. Markieren Sie die Grafik und gehen genauso vor wie bei den Texten. Wenn Sie den vergebenen Namen im Dokument eintippen und die F3-Taste drücken wird die Grafik eingefügt (es reicht auch schon ein Teil des Namens, falls kein anderer Eintrag mit denselben Anfangsbuchstaben existiert).

Platzhalter

Nicht immer sollen AutoTexte absolut identisch sein. Bei einer Anrede z.B. erscheint zwar immer «Sehr geehrter Herr» aber der Name soll natürlich korrekt erscheinen und eine Sammlung von Einträgen für jede einzelne Person wäre zu unübersichtlich. Sie können dazu eine Funktion nutzen. Geben Sie in diesem Beispiel die folgende Anrede ein und rufen anschliessend den Befehl FELD aus dem Menu EINFÜGEN auf. In dem erscheinenden Dialogfenster wählen Sie die Kategorie «Seriendruck» und rechts den Feldnamen «Fill-In». Im Textfeld unten können Sie hinter dem Feldnamen nach einem Leerzeichen und in Anführungszeichen eine Beschreibung eingeben um dem Benutzer mitzuteilen, was er hier eintragen soll. Ein Klick auf schliesst das Fenster und es erscheint ein neues Fenster mit der Abfrage.

Schliessen Sie das Fenster erst einmal durch Klick auf . Markieren Sie nun den Text und legen einen neuen AutoText an. Wenn Sie jetzt den Namen des Eintrag eingeben und die F3-Taste drücken sobald das gelbe Infofenster erscheint, können Sie im aufklappenden Dialogfenster den Namen eingeben und mit übernehmen.

Unsichtbare AutoTexte

Sie haben die Symbolleiste AutoText eingeblendet um schnell alle Einträge zur Verfügung zu haben? Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche klicken um einen Eintrag auszuwählen, erscheinen nicht mehr alle? Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie dann. Jetzt sehen Sie auch wieder alle Einträge. Dieses Verhalten hängt mit den Formatvorlagen zusammen und wird als nächstes behandelt.

AutoTexte ordnen

In der Regel werden Sie AutoTexte direkt aus Ihrem eingetippten Text heraus erstellen. Jedem Text ist, wie Sie ja wissen, eine bestimmte Formatvorlage zugewiesen. Für normalen Text ist das standardmässig die Formatvorlage «Standard». Wenn Sie nun einen neuen Eintrag erstellen, wird eine neue Gruppe mit diesem Namen erstellt. Dieser erscheint dann auch auf der Schaltfläche in der Symbolleiste und zeigt entsprechend nur Einträge aus dieser Gruppe an (siehe auch Tipp oben). Möchten Sie nun eine neue Gruppe erstellen oder einen Eintrag in einer bestehenden Gruppe einfügen, müssen Sie vorher eine neue Formatvorlage mit dem gewünschten Namen erstellen (Text markieren und im Feld für die Formatvorlage den Namen eingeben und die Enter-Taste drücken).

Wenn Sie jetzt den neuen Eintrag erstellen, erscheint er in der vorhandenen Gruppe oder in einer neuen mit dem Namen der Formatvorlage.

AutoText als Feld einfügen

Wenn Sie einen Textabschnitt mehrfach in einem Dokument benötigen, können Sie daraus einen AutoText erstellen und ihn somit an den gewünschten Stellen immer schnell einfügen. Was aber, wenn Sie sich später überlegen, den Text zu ändern? Sie müssen dann das gesamte Dokument auf diesen Text hin durchsuchen und an allen Stellen abändern. Um sich diesen Arbeitsaufwand zu ersparen fügen Sie den AutoText als Feld ein.

Erstellen Sie zunächst aus dem markierten Text einen neuen Eintrag und vergeben einen Namen. Fügen Sie diesen AutoText nun mehrmals in ein Dokument ein. Ändern Sie jetzt den Text den Sie zuerst eingegeben haben und speichern ihn wieder als AutoText unter dem selben Namen wie vorher. Beantworten Sie die Nachfrage mit . Markieren Sie jetzt das gesamte Dokument und drücken die F9-Taste zum Aktualisieren der Felder. Der Text aller AutoTexte mit dem passenden Namen ändert sich.

 

 

Das Kapitel ist hier noch nicht zu Ende.

Es wird je nach Zeit noch fortgeführt.