Kapitel 8

Formulare

Da Sie heute bereits an fast allen Arbeitsplätzen Computer finden und auch meist der Versand in elektronischer Form, also per E-Mail, erfolgt, bietet sich der Einsatz von Formularen an. Sie kenne Formulare aus dem täglichen Leben. Vorgegebene Felder müssen ausgefüllt werden und Felder können wahlweise angekreuzt werden. An diesen Formularen können, mal abgesehen sie verwenden TippEx oder ähnliche Produkte, nicht verändert werden.

Wenn Sie ein solches Formular mit Word erstellen und weitergeben, kann jeder den gesamten Text verändern, was dem Sinn und Zweck des Formulars natürlich nicht entspricht. Auch die Eingaben könnten falsch oder nicht im richtigen Format erfasst worden sein. Und wenn der Nutzer eine Frage zu den einzelnen Feldern hat bzw. nicht genau weiss, was er dort eingeben soll, bleibt unter Umständen ein wichtiges Feld leer und es erfolgen zeitkostende Rückfragen.

Hier hilft Ihnen Word. Sie erstellen Formulare, fügen Auswahllisten ein und geben Hilfestellung bei den wichtigen Feldern. Ausserdem kann der Nutzer nur die Felder ausfüllen, die Sie festlegen. Der restliche Text ist zwar lesbar, kann aber nicht verändert werden. Zu den einzelnen Feldern, die Sie im Formular ausfüllen können, gelangen Sie ganz einfach mit der Tab-Taste bzw. Umschalt+Tab-Taste wieder zurück. Wenn die Formularfelder bei Ihnen nicht grau dargestellt werden, können Sie die Einstellung im Menu EXTRAS►OPTIONEN und im Register ‚Ansicht’ vornehmen.

Symbolleiste Formular

Die wichtigsten Werkzeuge zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen stellt Ihnen die gleichnamige Symbolleiste zur Verfügung.

Textformularfeld	Das wichtigste Werkzeug für Ihre Formulare. Um etwas eingeben zu können, benötigen Sie ein Textformularfeld, in dass der Nutzer dann anschliessend Daten wie Text, Zahlen, oder eine Datum eingeben kann oder in denen Berechnungen durchgeführt werden.
Kontrollkästchen	Hiermit erzeigen Sie im Formular ein Kästchen, dass mit Hilfe der Maus oder Leertaste aktiviert oder deaktiviert wird. Das Ergebnis der Auswertung wäre dann entweder ‚Ja’ oder ‚Nein’.
Dropdown-Feld	Wenn Sie dem Nutzer eine Liste von Einträgen für ein Feld bereitstellen möchten, benutzen Sie diese Schaltfläche.
Optionen	Hier haben Sie Zugriff auf die verschiedenen Eigenschaften der Formularfelder und legen deren Verhalten fest.
Tabelle zeichnen	Dieses Symbol und die Vorgehensweise kennen Sie bereits. Es ermöglicht Ihnen, Tabellen nach Ihren Wünschen zu erstellen.
Tabelle einfügen	Auch dieses Symbol ist identisch mit dem aus der Standardsymbolleiste und hat die selbe Wirkung.
Positionsrahmen	Diese Rahmen geben Ihnen die Möglichkeit, Text frei zu platzieren.
Schattierung	Alle Felder werden grau hervorgehoben und erleichtern so die Eingabe, da sofort ersichtlich, wo Sie Informationen eintragen können bzw. müssen. Ein Ausdruck erfolgt aber ohne die Schattierung und muss deshalb nicht vorher deaktiviert werden.
Formular schützen	Hier schalten Sie zwischen dem Bearbeitungsmodus (der gesamte Text ist zugänglich) und dem Formularmodus um (nur die Felder können ausgefüllt werden.

Formular erstellen

Für das erste Formular öffnen Sie den bereits erstellten DIN-Brief. Löschen Sie den gesamten Text der Zeilen 19 bis 47 und speichern das Dokument unter dem Namen «Formular». Denken Sie daran, den Befehl DATEI►SPEICHERN UNTER zu verwenden, damit Sie das alte Dokument nicht überschreiben.

Entfernen Sie den Text in Zeile 2 und fügen durch Klick auf ein Dropdown-Feld ein. Wiederholen Sie diese Aktion, allerdings mit Textformularfeldern , auch für die Zeilen 4, 5, 6, 8 und 10. Ihr Adressbereich sieht nun folgendermassen aus.

Tabelle einfügen

In Zeile 13 fügen Sie am linken Seitenrand ein Textformularfeld, beim ersten und zweiten Tabstopp jeweils ein Dropdown-Feld und unter dem Datum wieder Textformularfeld ein. Löschen Sie den Text in Zeile 16 und fügen hier wieder ein Dropdown-Feld ein. Den Anfang haben Sie nun geschafft und es könnten schon einige Daten in das Formular eingegeben werden. Da das Formular allerdings als Vorlage für Rechnungen, Angebote oder Bestellungen dienen soll, benötigen Sie noch eine Tabelle, um die Informationen aufnehmen und berechnen zu können.

Fügen Sie deshalb eine Tabelle mit 5 Spalten und 10 Zeilen in Zeile 19 ein. Geben Sie den Text in die erste Zeile der Tabelle wie abgebildet ein und formatieren Sie diesen fett, zentriert mit einem Hintergrund in der Farbe «grau25%».

Ändern Sie jetzt über das Menu TABELLE►TABELLENEIGENSCHAFTEN im Register ‚Spalte’ die Breite der Spalten wie folgt:

Spalte 1 = 2,35 Spalte 2 = 6,67 Spalte 3 = 1,86

Spalte 4 = 2,27 Spalte 5 = 2,60

Verbinden sie nun die Zellen «z8s3» und «z8s4» zu einer Zelle, in dem Sie diese markieren und auf das Symbol in der Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ klicken. Den Befehl finden Sie auch im Menu TABELLE. Wiederholen Sie die Aktion auch für die Zellen «z9s3» und «z9s4» sowie «z10s3» und «z10s4». Geben Sie in die verbundenen Zellen den Text wie unten abgebildet ein und formatieren ihn fett.

Entfernen Sie jetzt noch die Rahmen um die Zellen wie unten abgebildet. Benutzen Sie aber nicht das Radiergummi, da sich die Anordnung der einzelnen Zellen verändert. Verwenden Sie den Befehl aus dem Menu FORMAT►RAHMEN UND SCHATTIERUNG und entfernen dort die entsprechenden Rahmen.

Nach dem Sie das Gerüst zur Aufnahme der Felder erstellt haben, fügen Sie in jede Zelle ein Textformularfeld ein und geben den folgenden Text in die Zeilen 31 bis 34 ein. Das Kästchen ist ein Kontrollkästchen welches Sie mit Hilfe des Symbols erzeugen.

In Zeile 40 fügen Sie noch ein und Ihr erstes Formular steht. Als nächstes müssen allerdings noch die Optionen für die Felder festgelegt werden.

Ihr Formular sollte mittlerweile wie hier abgebildet aussehen.

Feldeigenschaften für Dropdown - Felder

Mit den Feldeigenschaften legen Sie die Eingabeformate der einzelnen Felder fest, fügen Hilfetexte hinzu und geben an, was in den Dropdown - Listen erscheinen soll. Diese Optionen rufen Sie, nach dem Sie das Feld markiert haben, durch Klick auf in der Formularsymbolleiste oder aber über das Kontextmenu auf. Für das Feld in der zweiten Zeile müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Geben Sie nacheinander die Wörter ‚Einschreiben’, ‚Infobrief’, Paket’ und ‚Päckchen’ in das Feld ein.

Bestätigen jede Eingabe mit Klick auf . Danach geben Sie dem Feld noch einen Namen.

Klicken Sie jetzt auf um dem Nutzer des Formulars eine Hilfestellung anzubieten. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie den abgebildeten Text eingeben und mit klick auf bestätigen. Wenn später Daten in das Formular eingegeben werden, erscheint dieser Hilfetext in der Statusleiste. Beachten Sie aber, das die Statusleiste in der Breite begrenzt ist und somit eventuell nicht den gesamten Text anzeigt. Sie können den Hilfetext auch im Register eingeben. In diesem Fall kann der Nutzer die F1-Taste drücken und erhält das folgende Dialogfenster auf dem Bildschirm. Fügen Sie bei umfangreichen Formularen lieber eine Hilfe mehr ein. Der Benutzer wird es Ihnen danken und Sie erhalten die Daten die Sie benötigen.

Feldeigenschaften für Textformular-Felder

Die Felder in den Zeilen 4, 5, 6, 8 und 10 sollen nur Text für die Adresse aufnehmen. Aber auch hier können Sie verschiedene Optionen wählen. Rufen Sie die Eigenschaften des Feldes in der Zeile 4 auf. Den Typ können Sie unverändert lassen, da es sich bei den Informationen, die hier eingegeben werden sollen, ja um einfachen Text handelt.

Die maximale Länge begrenzen Sie auf 23 Zeichen, so wird vermieden, das der Text später nicht mehr im Fenster lesbar ist. Wenn Sie als Textformat «Satzanfang gross» auswählen, wird in jedem Fall das erste Zeichen als Grossbuchstabe umgewandelt. Einen Hilfetext benötigen Sie hier nicht, bestätigen Sie also die Eingaben mit . Wiederholen Sie diese Aktion auch für die Felder in den Zeilen 5, 6, 8 und 10.

Das erste Feld in Zeile 13 begrenzen Sie auf elf Zeichen, diesmal soll der Satzanfang jedoch nicht gross geschrieben werden, da hier unter Umständen Kürzel verwendet werden. Das zweite Feld ist ein Dropdown-Feld. Hier können Sie Kürzel für die jeweiligen Mitarbeiter eingeben. Ein Klick auf bestätigt Ihre Eingaben.

Auch für das nächste

Dropdown-Feld können Sie die Einträge festlegen. Geben Sie dort dreistellige Zahlenkombinationen ein. Das letzte Feld soll ein Datum enthalten, und zwar das des aktuellen Tages. Rufen Sie für das Feld die Eigenschaften auf, wählen aus der Liste für den Typ und als Datumsformat .

Geben Sie dem Feld auch noch einen Namen.

Das nächste Feld befindet sich in Zeile 16 und ist Ihre Betreffangabe. Je nachdem, wozu Sie das Formular nutzen möchten, können Sie aus der Liste auswählen, ob es sich um eine Rechnung oder vielleicht um ein Angebot handeln soll. Vergeben Sie auch für dieses Feld wieder einen Namen.

Nun müssen Sie sich mit den Feldern in der Tabelle beschäftigen. Wenn Sie nur einige Artikel herstellen oder vertreiben, könnten Sie auch hier wieder Dropdown - Felder verwenden. Da dies aber in der Regel nicht der Fall ist, belassen Sie es bei den Textformularfeldern. Diese bekommen aber noch bestimmte Typen und Formate zugewiesen, da es sich hier zum Teil um Zahlen oder auch Beträge handelt. Es sollten auch Namen vergeben werden, damit die Berechnungen später leichter zu realisieren sind.

Beschäftigen Sie sich nun mit der ersten Spalte in Ihrer Tabelle. Da sich die Bestellnummern aus Buchstaben und Zahlen zusammensetzen können, belassen sie es bei einfachem Text. Sie sollten aber die Länge auf die Anzahl Zeichen begrenzen, die Sie für Ihre Bestellnummern verwenden. Da in diesem Beispiel nur fünfstellige Nummern verwendet werden, stellen Sie die Eigenschaften für die sechs Felder ein.

Bei den Feldern in der zweiten Spalte begrenzen Sie ebenfalls nur die Anzahl der Zeichen. Geben Sie hier für alle sechs Felder die Zahl zwanzig ein, so kann ihre Tabelle auch nicht ausser Form geraten.

Die dritte Spalte enthält die ersten Felder, die Sie später für Ihre Berechnungen benötigen. Rufen Sie die Eigenschaften für das erste Feld auf und wählen als Typ .

Die Länge können Sie begrenzen, doch wird wohl niemand mehr bestellen, als gewünscht. Wenn Sie dieses Zahlenformat einstellen, können keine Zahlen mit Komma und Dezimalstellen eingegeben werden. Wenn Sie dies wünschen, wählen Sie als Zahlenformat «0,00». Vergeben Sie jetzt wieder einen Namen für das Feld. Halten Sie den Namen jedoch kurz, weil Sie diesen später in Ihrer Formel für die Berechnung verwenden werden. Wiederholen Sie die Schritte für die restlichen Felder in der Spalte, achten Sie aber darauf, die Zahlen für den Namen entsprechend zu ändern.

In der vierten Spalte stellen Sie wieder den Typ ein .

Wählen Sie das hier abgebildete Zahlenformat. Sollte dort noch «DM» erscheinen, so ändern Sie die Währungsbezeichnung in «€».

Geben Sie wieder einen Namen ein und wiederholen die Schritte für die anderen Felder in Spalte. Achten Sie aber auf die Hochzählung bei den Namen.

In der letzten Spalte sollen nun Berechnungen durchgeführt werden. Stellen Sie den Typ ein und stellen auch das passende Zahlenformat ein.

Geben Sie wieder einen Namen ein und setzen hier das Häkchen.

Im Feld «Ausdruck» müssen Sie nun nur noch die Formel eingeben.

Auch diese Schritte wiederholen Sie wieder für die restlichen fünf Zeilen.

Die Eigenschaften für das Feld ‚Zwischensumme’ sehen Sie in der Abbildung. Der Ausdruck «=SUM(Über)» berechnet die Summe der über diesem Feld stehenden Werte. Ein Klick auf schliesst das Fenster.

Im nächsten Feld müssen Sie die Mehrwertsteuer ausweisen, die in der Zwischensumme enthalten ist. Geben Sie dazu den folgenden Ausdruck in die Feldeigenschaften ein und übernehmen auch die anderen Einstellungen.

Jetzt bleibt nur noch ein Feld in der Tabelle übrig, und zwar die Gesamtsumme. Alle Einstellungen können Sie aus den letzten Feldern übernehmen, nur der Ausdruck muss angepasst werden. Hier werden die Felder «ZwiSum» und «MwSt» addiert.

In Zeile 40 haben Sie Platz für die Unterschrift des Benutzers geschaffen. Da man aber aus den Unterschriften nicht immer auch den Namen herauslesen kann, fügen Sie in Zeile 38 noch ein Textformularfeld mit den folgenden Eigenschaften ein. Der Vorgabetext dient zur Information und kann überschrieben werden.

Feldeigenschaften für Kontrollkästchen

Rufen Sie sich jetzt die Eigenschaften für das erste Kontrollkästchen auf. Hier können Sie die Grösse der einzelnen Kästchen automatisch oder auch manuell einstellen. Wenn Sie die Ware hauptsächlich per Post versenden, können Sie den Standardwert auf «aktiviert» stellen. Somit ist dieses Kästchen direkt beim Aufruf schon angekreuzt, was natürlich durch erneuten Klick in das Kästchen wieder rückgängig gemacht werden kann.

Das Formular ausfüllen

Nachdem Sie nun Ihr Formular erstellt und alle Eigenschaften eingestellt haben, sollten Sie es testen. Im Bearbeitungsmodus, in dem Sie sich gerade befinden, funktioniert dies nicht, da Sie die einzelnen Felder durch die neuen Eingaben einfach ersetzen würden. Um in den Formularmodus zu wechseln, müssen Sie das Formular durch Klick auf das Symbol schützen, dass heisst, es können nur noch Formularfelder mit Informationen gefüllt und keine Änderungen durchgeführt werden. Ausserdem werden alle Feldinhalte wieder zurückgesetzt, also mit Vorgabetexten versehen oder leer gelassen.

Geben Sie nun Daten in das Formular ein und beobachten Sie die Ergebnisse. Es sollte alles funktionieren, bis auf die Berechnungen der Mehrwertsteuer und der Gesamtsumme. Obwohl die Ausdrücke korrekt angegeben wurden stösst man hier an die Grenzen des Programms. Sie müssen deshalb die Ausdrücke in den Zellen etwas abändern, wechseln Sie dazu durch Klick auf in den Bearbeitungsmodus. Die Zelle mit dem Namen «MwSt» erhält den folgenden Ausdruck und die Zelle «Summe» . Wenn Sie das Formular jetzt wieder schützen und neue Daten eingeben, sollten die Berechnungen korrekt durchgeführt werden. Mit dem Ausdruck «=SUM()» berechnen Sie einzelne Zellen oder einen Zellbereich, in diesem Fall von Zelle «e2» bis «e7». Statt mit 0,16 zu multiplizieren hätten Sie auch «*16/100» eingeben können.

So sieht ein ausgefülltes Formular nun aus.

Sie sollten aber die Felder in den letzten drei Spalten noch rechts ausrichten. Das sieht zum einen besser aus und ist auch übersichtlicher.

Geschützte Formulare speichern

Wenn Sie das Formular nun weitergeben so dass die Benutzer es ausfüllen können, soll ja nichts mehr am Formular verändert werden dürfen. So wie Sie aber jeder Zeit den Schutz durch anklicken des Symbols aufheben können, kann dies natürlich auch der Benutzer des Formulars. Das verhindern Sie, in dem Sie ein Passwort für das Formular vergeben. Dann können nur noch Personen die das Passwort kennen, das Formular verändern.

Rufen Sie das entsprechende Dialogfenster über EXTRAS►DOKUMENT SCHÜTZEN auf. Die Option für die Formulare wurde bereits gewählt. Geben Sie jetzt ein Kennwort ein und bestätigen mit Klick auf . Es erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, dass Kennwort zur Sicherheit nochmals einzugeben. Bestätigen Sie auch dieses Fenster wieder mit und Sie sehen am gedrückten Symbol , das das Formular nun geschützt ist. Wenn Sie jetzt versuchen, in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, müssen Sie das Kennwort eingeben. Wenn Sie das Kennwort nicht kennen, bleibt Ihnen der Zugriff verwehrt.

Formulare teilweise schützen

Je nachdem, wie Sie Ihr Formular aufgebaut haben, kann es sein, dass Sie nur einen Teil schützen möchten und den Rest kann der Benutzer ohne Formularfelder ausfüllen. In diesem Beispiel könnte man z.B. die Felder für die Adresse herausnehmen und es dem Benutzer überlassen, wie und welche Informationen er eingibt. Heben Sie den Schutz des Formulars wieder auf und entfernen die Felder im Adressbereich, für Ihre und Unsere Zeichen, die Durchwahl sowie die Betreffangabe.

Markieren Sie die erste Zeile der Tabelle und fügen über das Menu EINFÜGEN►MANUELLER WECHSEL einen fortlaufenden Abschnittswechsel ein. Das Dokument wurde in zwei Abschnitte unterteilt. Wenn sich die Einfügemarke im oberen Teil, also vor dem Abschnittswechsel befindet, sehen Sie in der Statusleiste diese Information und wenn sie sich im unteren Teil befindet können Sie auch das in der Leiste ablesen .

Schützen Sie das Formular jetzt über das Menu EXTRAS►DOKUMENT SCHÜTZEN. Klicken Sie die Option «Formulare» an und anschliessend auf die Schaltfläche . Im folgenden Fenster entfernen Sie das erste Häkchen und bestätigen mit Klick auf . Geben Sie wieder ein Kennwort ein und testen Sie das Formular. Der obere Bereich sollte sich mit Informationen füllen und auch ändern lassen. Sobald Sie aber die Tabelle erreichen, können nur noch Informationen in die Felder eingegeben werden. Sie können natürlich auch noch mehr Abschnitte definieren und diese gezielt schützen.

Mit diesen Informationen sollten Sie Ihre eigenen Formulare erstellen und weitergeben können. Weitergeben bedeutet natürlich nicht ausgedruckt, denn dann hätten Sie sich die ganze Arbeit ja sparen können. Hier ist die Weitergabe per E-Mail oder der Zugriff auf das Formular über das Internet, Intranet oder ein lokales Netzwerk gemeint.

 

So, das war

Kapitel 8