Kapitel 7

Dateiformate und Datenimport

Beim Speichern Ihrer Daten vergeben Sie nicht nur einen Namen für die Datei, Sie können auch den Dateityp angeben, also das Dateiformat festlegen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Daten aus anderen Dateien nicht nur in ein neues Dokument zu kopieren, damit Sie sich Arbeit sparen können, sondern diese Daten so einzufügen, dass sie immer geändert werden, sobald Sie die Daten im Originaldokument verändern.

Dateiformate

Die gespeicherten Informationen (Daten) bestehen nur aus den Zeichen 0 und 1. Wie aber werden diese Informationen umgewandelt, damit Sie diese auf Ihrem Monitor oder Ausdruck lesen und bearbeiten können? Die Softwareentwickler erstellen für Ihre Programme einen Regelsatz, der besagt, wie die 0en und 1en in Zeichen und Grafiken umgewandelt werden. In umgekehrter Richtung funktioniert dies selbstverständlich auch. Dieser Regelsatz wird Dateiformat genannt.

Da die Hersteller für ihre Programme jeweils eigene Regelsätze entwickeln (teilweise sogar im gleichen Programm mit verschiedenen Versionen), haben die verschiedenen Programme auch unterschiedliche Dateinamenerweiterungen. Diese Dateiendungen werden, getrennt von einem Punkt, hinter dem eigentlichen Namen angehängt. Die Endung besteht aus drei Zeichen und wird automatisch vom Programm hinzugefügt wenn Sie die Datei speichern. Die Dateiendung für ‚Word’ lautet ‚.doc’ und für ‚Excel’ ‚.xls’. Wenn Sie eine Datei bereits gespeichert haben, können Sie den Befehl DATEI►SPEICHERN UNTER nicht nur verwenden, um der Kopie einer Datei einen neuen Namen zu geben, sondern auch um den Dateityp zu ändern.

Word Dokumentenvorlage	Sie erstellen ein Dokument mit allen Formatierungen und Einstellungen für die Seitenränder und speichern dies als Dokumentenvorlage mit der Dateiendung ‚.dot’ ab. Später nutzen Sie die Vorlage als Grundlage für ein neues Dokument. So können Sie sich eine Menge Arbeit sparen.
Frühere Word-Versionen	Wenn Sie ein Dokument an eine andere Person weitergeben möchten, die nicht mit der 2000er Version von ‚Word’ arbeitet, haben Sie die Möglichkeit, einen Dateityp zu wählen, der auch von früheren Versionen unterstützt wird. Sie müssen hierbei jedoch beachten, das einige Funktionen und Formate verloren gehen, wenn diese in den alten Versionen noch nicht unterstützt wurden.
Andere Programme	Um Dokumente für Programme anderer Hersteller verfügbar zu machen, bietet ‚Word’ Ihnen verschiedene Dateitypen an. So lassen sich erstellte Dokumente z.B. für das Programm ‚WordPerfect’ abspeichern. Aber auch hier können nicht immer alle Formate mit übernommen werden.
HTML-Format	Um Dokumente so zu speichern, dass diese in einem Webbrowser wie dem ‚Internet Explorer’ angezeigt werden können, verwenden Sie den Dateityp ‚Webseite’ mit der Endung ‚.htm’ bzw. ‚.html’. Sie können das Dokument auch direkt unter dem Menu DATEI►ALS WEBSEITE SPEICHERN in das Format konvertieren. Um sich vorab ein Bild zu machen, wie das Dokument im Webbrowser wirkt, sehen Sie sich eine Vorschau unter dem Menu DATEI►WEBSEITENVORSCHAU an.
Text-Format	Diese Formate haben alle die Dateinamenerweiterung ‚.txt’. Der Vorteil dieses Formats liegt darin, dass es von jeder Textverarbeitung geöffnet und gelesen werden kann. Allerdings werden keine Grafiken und Formatierungen mit übernommen, sondern Sie erhalten nur den reinen Text.

Mit den verschiedenen Dateitypen können Sie ihr Dokument so speichern, dass es auch von Personen geöffnet werden kann, die nicht über das gleiche Programm verfügen wie Sie selbst. Der Verlust von Formatierungen kann in diesem Fall oftmals übergangen werden, da man sich die Arbeit der Dateneingabe sparen kann.

Datenimport

Wenn Sie eine Tabelle aus einem Arbeitsblatt aus ‚Excel’ in ein ‚Word-Dokument’ einfügen möchten, ist dies kein Problem. Es gibt jedoch verschiedene Arten des Einfügens. Sie sollten sich daher vorher überlegen, ob Sie eine fertige Tabelle einfügen und diese nur noch mit den Tabellenwerkzeugen von ‚Word’ bearbeiten können oder aber Sie betten die Tabelle so ein, das auch unter ‚Word’ die ‚Excel-Oberfläche’ erscheint, wenn Sie die Tabelle bearbeiten möchten. Die dritte Möglichkeit ist die Verknüpfung. Sie können auch hier die Tabelle nur mit Hilfe der ‚Word-Werkzeuge’ bearbeiten. Sollten Sie jedoch Änderungen in ‚Excel’ an der Tabelle vornehmen, so wird die verknüpfte Tabelle in ‚Word’ automatisch aktualisiert.

Excel-Tabelle einbetten

Wenn Sie eine Tabelle auf diese Art und Weise einfügen, bleibt die Tabelle weiterhin Bestandteil von ‚Excel’ und kann mit den Werkzeugen aus diesem Programm bearbeitet werden

Übung 7.1

¨ Öffnen Sie über START►PROGRAMME►MICROSOFT EXCEL die Tabellenkalkulation

¨Klicken Sie in Zelle B2, geben dort „Januar“ ein und drücken anschliessend die Tab-Taste

¨ Geben Sie jetzt noch die restlichen Daten wie abgebildet ein

¨Speichern Sie die Datei in Ihrem Übungsverzeichnis unter dem Namen „Umsatzzahlen“

¨ Erstellen Sie ein neues leeres Dokument in ‚Word’ und geben Sie dort den folgenden Text ein. Weisen Sie der ersten Zeile die Formatvorlage ‚Überschrift 1’ und der zweiten Zeile ‚Überschrift 3’ zu

¨Speichern Sie das Dokument unter dem Namen „Umsatzzahlen“ ab

¨Rufen Sie jetzt die Datei Umsatzzahlen in ‚Excel’ auf. Klicken Sie in die Zelle A2, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen den Mauszeiger bis in die Zelle D6. Lassen Sie jetzt die Maustaste wieder los. Der Bereich sollte nun markiert sein

¨ Kopieren Sie den markierten Bereich über das Menu BEARBEITEN►KOPIEREN in die Zwischenablage

¨Rufen Sie jetzt das Dokument ‚Umsatzzahlen’ in ‚Word’ auf

¨Fügen Sie am Ende der zweiten Zeile drei Leerzeilen durch drücken der Enter-Taste ein

¨Wählen Sie den Befehl BEARBEITEN►INHALTE EINFÜGEN aus dem Menu

¨Im folgenden Dialogfenster sollte die Option bereits markiert sein

¨ Wählen Sie den Eintrag aus der Liste

¨Klicken Sie auf

¨Die Tabelle aus der Zwischenablage wird in Ihr Dokument als Objekt eingefügt. Diesen Vorgang nennt man einbetten

Sie können das Objekt wie eine normal Grafik bearbeiten, also die Grösse oder Position verändern. Wenn Sie jedoch die Daten bearbeiten möchten, müssen Sie doppelt in die Tabelle klicken. Sie erhalten dann die Menus und Symbolleisten aus dem Programm ‚Excel’ und auch die Darstellung der Tabelle gleicht nun der der Tabellenkalkulation.

Wenn Sie mit der Bearbeitung der Tabelle fertig sind, klicken Sie einmal ausserhalb der Tabelle und sie erhalten wieder Ihre ‚Word-Oberfläche’.

Einfügen als Formatierter Text

Wenn Sie eine Tabelle auf diese Art und Weise einfügen, werden die Daten voll in eine ‚Word-Tabelle’ integriert und können auch nur noch mit dessen Werkzeugen bearbeitet werden.

¨Rufen Sie noch einmal die Tabelle ‚Umsatzzahlen’ auf, markieren und kopieren den Bereich wie im vorherigen Teil der Übung

¨Blenden Sie jetzt in ‚Word’ wieder das Dokument ‚Umsatzzahlen ein

¨Klicken Sie einmal auf die Tabelle um diese zu markieren

¨Wenn Sie den Mauszeiger auf die Tabelle führen, verändert sich der Mauszeiger in . Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste, halten die taste gedrückt und verschieben die Tabelle soweit nach oben, bis sich zwei Absatzmarken unter der Tabelle befinden

¨Setzen Sie die Einfügemarke ans Ende des Dokuments und drücken noch zweimal die Enter-Taste

¨Gehen Sie jetzt in das Menu BEARBEITEN►INHALTE EINFÜGEN um das folgende Dialogfenster aufzurufen

¨Belassen Sie es wieder bei der Option

¨Wählen Sie durch Klick den Eintrag aus der Liste

¨Klicken Sie abschliessend auf

¨Sie haben die Daten aus der Tabelle nun so in das Dokument eingefügt, dass Sie diese nur mit den Werkzeugen die Ihnen ‚Word’ zur Verfügung stellt, bearbeiten können.

Eine Tabelle mit einem Dokument verknüpfen

Die letzte Möglichkeit bietet Ihnen die Verknüpfung. Der Vorgang ist identisch zu den beiden vorherigen, nur müssen Sie diesmal im Dialogfenster ‚Inhalt einfügen’ die Option ‚Verknüpfung’ wählen.

¨Fügen Sie am Ende des Dokuments ‚Umsatzzahlen’ drei zusätzliche Leerzeilen ein

¨Da der kopierte teil der Tabelle sich noch in der Zwischenablage befindet, können Sie direkt den Befehl BEARBEITEN►INHALT EINFÜGEN aufrufen

¨ Markieren Sie die Option

¨Wählen Sie den Eintrag aus der Liste

¨Klicken Sie auf um die Tabelle in Ihr Dokument einzufügen

Wie Sie sehen, unterscheidet sich die Tabelle nicht von der zuerst eingefügten.

¨ Rufen Sie die Tabelle noch einmal in Ihrer Tabellenkalkulation auf und ändern die rot markierten Daten

¨Speichern Sie die Datei in Excel

¨Sehen Sie sich jetzt noch einmal Ihr Dokument mit den Tabellen an. Wie Sie feststellen werden, haben sich die Daten in der verknüpften Tabelle ebenfalls geändert.

¨Speichern Sie auch das Dokument

So ersparen Sie sich eine Menge Arbeit, da Sie die Daten nicht in mehreren Dokumenten aktualisieren müssen. Benutzen Sie die Verknüpfung jedoch nicht, wenn Sie keine automatische Aktualisierung wünschen.

Automatisiertes Arbeiten

‚Word’ hilft Ihnen bei der täglichen Arbeit durch einige Automatikfunktionen. Die im Hintergrund ablaufende Rechtschreibprüfung oder auch das automatische Zuweisen eines Tabellenformats haben Sie ja bereits kennen gelernt. Es gibt jedoch noch weitere Funktionen, von denen Sie aber meist gar nicht merken, dass sie aktiv wurden. Wenn Sie z.B. ein Wort falsch schreiben und dieses Wort ist in der Liste für die AutoKorrektur enthalten, ersetzt ‚Word’ ohne Ihr Zutun dieses Wort durch die korrekte Schreibweise. Die Einstellungen zu den Funktionen nehmen Sie im Menu EXTRAS►AUTOKORREKTUR vor.

Autokorrektur

Wenn Sie den Befehl aus dem oben genannten Menu wählen, erscheint das folgende Dialogfenster:

Das Register ist standardmässig geöffnet.

Im oberen Bereich können Sie durch Klick die Häkchen in die Kontrollkästchen setzen oder auch entsprechend wieder entfernen.

Im unteren Bereich sehen Sie eine Liste von Begriffen, die schon bei der Installation mit übernommen wird. In der linken Spalte erscheint der falsch eingetippte und auf der rechten Seite der Begriff, der den linken automatisch ersetzt. Die Liste enthält Wörter, bei denen sich erfahrungsgemäss die meisten Tippfehler einschleichen. Wenn Sie das Wort falsch eintippen, wird es automatisch korrigiert, sobald Sie ein Leerzeichen eingeben oder die Enter-Taste drücken (Voraussetzung ist natürlich, dass es in der Liste erscheint). Sie haben auch die Möglichkeit, selbst Wörter der Liste hinzuzufügen. Geben Sie im Feld ‚Ersetzen’ den falsch geschriebenen Begriff und im Feld ‚Durch’ den korrekten Begriff ein. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche und der Begriff erscheint in der Liste. Wenn Sie ein Wort aus der Liste entfernen möchten, markieren Sie es und klicken dann auf die Schaltfläche .

Wenn Sie z.B. häufig das Symbol ( benötigen, müssen Sie dies über das Menu EINFÜGEN►SYMBOL aus der Schriftart ‚Wingdings’ auswählen und einfügen. In dem Dialogfenster steht Ihnen aber auch die Schaltfläche zur Verfügung. Markieren Sie das entsprechende Symbol und klicken dann auf die Schaltfläche . Es öffnet sich das Ihnen bereits bekannte Dialogfenster:

Das Symbol wurde automatisch eingefügt. Geben Sie jetzt noch ein Kürzel ein und klicken auf . Der Eintrag erscheint nun auch in der Liste. Wenn Sie nun in Ihrem Dokument das Kürzel eingeben, erscheint das gewünschte Symbol.

Wenn Sie Ihr Dokument mit der Rechtschreibprüfung auf Fehler untersuchen, steht Ihnen die Schaltfläche ‚AutoKorrektur’ ebenfalls zur Verfügung. Über das Kontextmenu können Sie das Wort in der falschen und richtigen Schreibweise direkt in die Liste übernehmen.

Wenn Sie die Prüfung manuell über das Menu starten, finden Sie die Schaltfläche im Dialogfenster:

Markieren Sie in der Liste der Vorschläge die korrekte Schreibweise und klicken dann auf um den Begriff der Liste hinzuzufügen. In Zukunft wird das Wort ohne Ihr Zutun automatisch korrigiert.

AutoFormat während der Eingabe

Hier stellen Sie ein, wie ‚Word’ spezielle Eingaben verarbeitet. Normalerweise werden die "Anführungszeichen" oben ausgerichtet, durch das AutoFormat werden diese aber, wie in Deutschland üblich, wie gezeigt formatiert: „Anführungszeichen“. Geben Sie z.B. ‚1/2’ ein, wird dies automatisch zu ‚½’. Sollten Sie die Formatierung in einem speziellen Fall einmal nicht wünschen, so wählen Sie direkt im Anschluss an die Formatierung den Befehl RÜCKGÄNGIG über das Menu BEARBEITEN oder durch Klick auf das Symbol . Zu den weiteren Einstellungen im unten gezeigten Dialogfenster (aufrufen über das Menu EXTRAS►AUTOKORREKTUR) bemühen Sie die Direkthilfe.

AutoText

Wenn Sie häufig bestimmte Textpassagen in Ihre Dokumente einfügen, kann Ihnen die Funktion ‚AutoText’ die Arbeit erleichtern. Speichern Sie einfach den entsprechenden Text und fügen Ihn an beliebigen Stellen jederzeit wieder ein. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um einen ‚AutoText’ zu erstellen. Sie nutzen hierzu das Menu, oder, wenn Sie des öfteren mit dieser Funktion arbeiten möchten, rufen Sie sich die Symbolleiste ‚AutoText’ über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN auf.

Vorhandenen Text übernehmen

Markieren Sie den Text, den Sie als AutoText speichern möchten und klicken anschliessend auf die Schaltfläche in der Symbolleiste oder Sie wählen den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN►AUTOTEXT►NEU. Alternativ können Sie auch das Tastaturkürzel Alt+F3 benutzen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie aufgefordert werden, die Angaben zu überprüfen und durch Klick zu bestätigen.

Wenn Sie demnächst das Wort AutoText in ein Dokument eingeben, erscheint in einer Infobox der gespeicherte Text. Diesen können Sie dann durch Drücken der F3-Taste oder der Enter-Taste übernehmen. Damit der Text in der Infobox erscheint, muss der AutoText-Name mindestens vier Zeichen enthalten und der AutoText muss mindestens zwei Zeichen länger sein als der Name. Sie können natürlich auch einen ganzen Textabschnitt markieren und unter einem von Ihnen gewählten Namen als AutoText abspeichern.

AutoText verändern

Um einen vorhandenen AutoText zu verändern, fügen Sie diesen in Ihr Dokument ein, verändern und markieren ihn dann wieder. Speichern Sie den AutoText anschliessend wieder unter dem selben Namen. Die Rückfrage beantworten Sie durch Klick auf .

AutoText über die Symbolleiste einfügen

Wenn Sie die Symbolleiste AutoText eingeblendet haben, können Sie auch aus der Liste einen passenden Text auswählen. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Klicken Sie jetzt auf und wählen den entsprechenden Eintrag aus den aufklappenden Listen.

Wenn Ihnen nicht alle Listen angezeigt werden, drücken Sie die Umschalt‑Taste und klicken dann auf die Schaltfläche.

AutoText über das Dialogfenster einfügen

Ausser über die Symbolleiste können Sie die Texte auch über das Dialogfenster einfügen. Öffnen Sie das Dialogfenster über das Menu EINFÜGEN►AUTOTEXT►AUTOTEXT oder durch Klick auf das Symbol in der Symbolleiste. Es erscheint das folgende Dialogfenster:

Markieren Sie den gewünschten Text in der Liste

Im unteren Bereich wird Ihnen eine Vorschau angezeigt. Das ist besonders bei längeren Texten hilfreich.

Klicken Sie jetzt auf und der Text wird eingefügt. Alternativ können Sie den Text auch in der Liste doppelt anklicken um ihn einzufügen.

AutoText löschen

Wenn Sie einen angelegten AutoText nicht mehr benötigen, sollten Sie diesen der besseren Übersicht halber aus der Liste löschen. Rufen Sie das Dialogfenster z.B. über das Symbol auf, markieren den entsprechenden Text und klicken anschliessend auf die Schaltfläche .

AutoTexte drucken

Um eine Übersicht der vorhandenen AutoTexte zu erhalten, können Sie diese ausdrucken. Rufen Sie das Dialogfenster ‚Drucken’ über das Menu DATEI►DRUCKEN auf und markieren in der Liste den entsprechenden Eintrag.

AutoFormat

Mit dieser Funktion gestaltet ‚Word’ Ihr Dokument. Standardformatierungen wie z.B. Aufzählungen und Nummerierungen werden automatisch erzeugt und auf das Dokument angewandt.

Übung 7.2

¨ Öffnen Sie die Datei C:\Windows\Anzeige.txt. Vergessen Sie nicht, den Dateityp auf Textdatei (*.txt) zu ändern

¨Rufen Sie jetzt den Befehl AUTOFORMAT über das Menu FORMAT auf

¨Im Dialogfenster können Sie die Formatierung automatisch durchlaufen lassen oder Sie bekommen am Ende der Formatierung eine Zusammenfassung der Änderungen angezeigt, die Sie dann einzeln bestätigen oder ablehnen können. Über die Schaltfläche rufen Sie das Dialogfenster ‚AutoKorrektur’ mit dem geöffneten Register ‚AutoFormat’. Hier können Sie die Funktion steuern.

¨Wenn Sie es bei den Standardeinstellungen belassen und auf klicken, wird Ihr Dokument neu formatiert und sollte nun so aussehen:

¨ Schliessen Sie die Datei ‚Anzeige.txt’ ohne zu speichern

Das waren einige Annehmlichkeiten der Textverarbeitung und auch das Ende von

Kapitel 7