Kapitel 1

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Word 2000

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Einführung

Die Textverarbeitung ist wahrscheinlich der am meisten genutzte Programmteil eines Office-Pakets. Verglichen mit einer normalen Schreibmaschine, könnte man sagen, Sie wollen mit dem Fahrrad zum Mond fahren. Eine Textverarbeitung kann heutzutage nämlich weit mehr als nur Wörter zu Papier bringen. Mit der Schreibmaschine schreiben Sie einen Brief auf ein, vielleicht schon farbig gestalteten, Vordruck. Alle Zeichen sind schwarz, je nachdem steht Ihnen auch noch eine weitere Farbe zur Verfügung, und besitzen alle die gleiche Grösse, Schriftart und Schriftschnitt. Mit einer Textverarbeitung können Sie die Vordrucke selber gestalten, verschiedene Schriftarten und –grössen verwenden und selbstverständlich auch bunt drucken, wenn Sie einen Farbdrucker zur Verfügung haben. Die Eingabe vereinfacht sich, da Sie am Ende der Zeile keinen Zeilenumbruch einfügen müssen, dass macht das Programm automatisch. Haben Sie sich vertippt, kein Problem, löschen Sie einfach die Zeichen oder Sie benutzen die Rechtschreibprüfung, damit Ihr Dokument ohne Fehler ausgedruckt wird. Ein weiterer nicht zu verachtender Vorteil ist die Wiederverwendbarkeit von Textpassagen. Wo Sie bei der Schreibmaschine den Text immer wieder neu schreiben müssen, kopieren Sie diesen in der Textverarbeitung und fügen ihn an der gewünschten Stelle einfach ein. Das ist sogar Programmübergreifend möglich.

Haben Sie einmal ein Dokument erstellt und benötigen es später noch einmal, weil Sie es noch ein zweites Mal ausdrucken möchten, öffnen Sie es mit der Textverarbeitung. Alle Dokumente die Sie erstellt haben, können Sie speichern und jederzeit wieder aufrufen.

Oft wird eine Brief an mehrere Personen verschickt. Hier hilft Ihnen der Serienbrief. Sie schreiben den Brief nur einmal und lassen die Textverarbeitung die verschiedenen Adressen automatisch einsetzen (die Adressen müssen Sie allerdings vorher noch erfasst haben). Die Adressen stehen Ihnen immer zur Verfügung und können in weiteren Dokumenten immer wieder verwendet werden.

Ein weiterer Vorteil gegenüber der Schreibmaschine sind die Vorlagen. Die Textverarbeitung stellt Ihnen eine Reihe von vorgefertigten Dokumenten zur Verfügung. Egal, ob Sie ein Fax oder einen Bericht, ein professionell gestalteten Brief oder eine Rechnung benötigen. Sie finden hier fast immer eine für Sie passende Vorlage, die Sie selbstverständlich auch noch an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Haben Sie sich selbst ein Dokument erstellt, was Sie des öfteren benötigen, speichern Sie es als Vorlage und benutzen es als Grundlage für die weitere Arbeit.

Das sollte als Erklärung erst einmal reichen. Sie werden das Programm jetzt kennenlernen und die ersten Wörter eingeben.

Word starten

Klicken Sie doppelt auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl über START►PROGRAMME►MICROSOFT WORD. Word startet und öffnet automatisch ein leeres Dokument. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste.

Sie haben nun ein leeres Dokument vor sich, dass bereit zur Texteingabe ist. Am oberen linken Rand sehen Sie eine blinkende senkrechte Linie. Dies ist die Einfügemarke, auch Cursor genannt. Zeichen, die Sie über die Tastatur eingeben, werden immer genau an dieser Stelle eingefügt. Sie können den Cursor mit Hilfe der Pfeiltasten oder aber mit der Maus an eine andere bewegen.

Zur besseren Orientierung und Übersicht, sollten Sie den Befehl FORMATIERUNGSZEICHEN EINBLENDEN durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste aufrufen. Es werden nun alle Formatierungszeichen im Dokument mit angezeigt:

In der Abbildung sehen Sie zum Einen den Cursor und zum anderen die Absatzmarke. Dieses, und auch die unten aufgeführten Zeichen, werden nicht mit ausgedruckt, sondern nur am Bildschirm angezeigt.

Absatzmarke

Zeilenumbruch

Leerzeichen

Tabulatorzeichen

Text eingeben

Text geben Sie ganz normal über die Tatstatur ein. Um Grossbuchstaben einzugeben, drücken Sie die Umschalt-Taste und den entsprechenden Buchstaben. Befinden sich auf einer Taste mehrere Zeichen, erreichen Sie das Zeichen oben links ebenfalls über die Umschalt-Taste und Drücken der Taste. Um Zeichen, die sich unten rechts auf einer Taste befinden, einzugeben, drücken Sie die AltGr-Taste und die entsprechende Taste.

Übung 1.1

¨ Geben Sie den folgenden Text ein:

 

Text bearbeiten

Wenn Sie den eingegebenen Text ändern möchten, setzen Sie die Einfügemarke an die entsprechende Stelle des Textes, löschen den Textteil und geben den neuen Text ein. Die Einfügemarke befindet sich noch hinter der letzten Klammer. Sie möchten nun die Zahl ‚7’ durch das Wort ‚sieben’ ersetzen.

Übung 1.2

¨Klicken Sie mit der Maus vor die ‚7’ und drücken anschliessend die Entf-Taste

¨Das Zeichen wird entfernt

 

¨Geben Sie nun den neuen Text ein:

 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einfügemarke innerhalb des Textes zu verschieben. Statt mit der Maus hätten Sie auch die Pfeiltasten benutzen können. Mit diesen Tasten können Sie sich innerhalb des Textes schnell bewegen (gedrückt halten) und müssen nicht erst zu Maus greifen. Um schnell an den Anfang einer Zeile zu gelangen, drücken Sie die Pos1-Taste und den Cursor ans Ende der Zeile zu setzen, drücken Sie die Ende-Taste. Je nachdem, wo sich das zu löschende Zeichen befindet, können Sie zwei verschiedene Tasten benutzen. Die Entf-Taste löscht das Zeichen links vom Cursor und die Rückschritt-Taste löscht das Zeichen vor dem Cursor.

¨Bewegen Sie sich jetzt mit Hilfe der Tastatur an die Stellen im Satz, wo sich die runden Klammern befinden und ersetzen diese durch eckige Klammern

 

Neue Absatzmarke einfügen

Wenn Sie einen neuen Absatz einfügen möchten, sollte sich die Einfügemarke am Ende der Zeile befinden. Wenn Sie anschliessend die Enter-Taste drücken, erscheint die Einfügemarke in der nächsten Zeile. Wenn Sie eine Leerzeile benötigen, drücken Sie die Enter-Taste zweimal.

Übung 1.3

¨Setzen Sie den Cursor ans Ende der ersten Zeile (Ende-Taste)

¨Drücken Sie zweimal die Enter-Taste

 

 

 

 

¨Geben Sie den folgenden Text ein:

 

 

 

 

 

 

 

 

Automatischer Zeilenumbruch

Der bisher eingegebene Text hat immer in eine Zeile gepasst. Wenn Sie den Text der nächsten Übung eingeben, werden Sie sehen, dass Sie am Ende der Zeile, nicht wie bei einer Schreibmaschine, keinen Zeilenumbruch mit der Enter-Taste einfügen müssen. Das erledigt das Programm für Sie.

Übung 1.4

¨Fügen Sie am Ende des Textes zwei neue Zeilen ein

¨Geben Sie den Text ein

 

 

¨ Ergänzen Sie den Text wie in der Abbildung gezeigt

 

 

 

 

Da Sie den Text an einen Bekannten verschicken möchten, müssen Sie oberhalb des bisher eingegebenen Textes noch die Adresse und Ihren Absender einfügen. Das Einfügen neuer Zeilen (Absätze) im Text haben Sie ja bereits kennen gelernt. Es ist aber auch kein Problem, Zeilen oberhalb einer bestehenden Zeile einzufügen.

 

¨ Setzen Sie die Einfügemarke an diese Stelle

¨Drücken Sie jetzt die Enter-Taste

¨ Sie haben eine neue Zeile eingefügt

¨Bewegen Sie den Cursor wieder in die erste Zeile und geben dort den Absender ein. Drücken Sie am Ende immer die Enter-Taste (ausser hinter, hier zweimal die Taste drücken, für die Leerzeile)

 

¨Setzen Sie den Cursor jetzt vor

¨Drücken Sie sechs mal die Enter-Taste. Es sollten nun sieben Absatzmarken sichtbar sein

¨Geben Sie den Text ein

 

Datum hinzufügen

Sicherlich möchten Sie Ihrem Brief auch ein Datum hinzufügen. Dies ist mit ‚Word’ schnell erledigt.

Übung1.5

¨Setzen Sie die Einfügemarke an diese Stelle

¨Gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►DATUM UND UHRZEIT. Es öffnet sich ein Dialogfenster

¨Markieren Sie das Format

¨Wenn das Datum bei jedem Ausdruck aktualisiert werden soll, setzen Sie in dem Kontrollkästchen durch Klick das Häkchen

¨Klicken Sie dann auf

¨Das Datum wurde in dem von Ihnen gewählten Format automatisch eingefügt

 

Ihr erster Brief sollte nun so aussehen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Text mit Tab-Taste ausrichten

Mit Hilfe der Tab-Taste können Sie Text schnell ausrichten. Ihr Absender befindet sich nach Ihrer Eingabe auf der linken Seite und muss nach rechts verschoben werden.

Übung 1.6

¨Setzen Sie die Einfügemarke vor

¨ Drücken Sie jetzt zehnmal die Tab-Taste

¨Wiederholen Sie die Aktion für alle Zeilen des Absenders

Sie sehen diesmal die nichtdruckbaren Zeichen für die einzelnen ‚Tabstopps’. Die Bearbeitung der Tabstopps werden Sie in einem späteren Kapitel noch kennen lernen.

¨Richten Sie auf die gleiche Weise noch das Datum aus

 

 

Der Befehl Rückgängig

Mit Hilfe des Befehls können Sie Aktionen, die Sie durchgeführt haben, wieder rückgängig machen.

Übung 1.7

¨Setzen Sie die Einfügemarke vor

¨Drücken Sie jetzt so oft die Entf-Taste, bis das Wort und auch die Absatzmarke verschwunden ist

Da das Löschen des Textes, wie Sie sich nun überlegt haben, nicht korrekt war, möchten Sie diesen wieder einfügen. Die Arbeit, alle Zeichen wieder neu einzugeben, erspart Ihnen Word mit der Funktion Rückgängig. Wie immer stehen mehrere Wege zur Auswahl:

¨Über das Menu BEARBEITEN►RÜCKGÄNGIG: „letzter Befehl“. Hier wird der letzte Befehl angezeigt, der rückgängig gemacht werden kann

¨Das Symbol auf der Standardsymbolleiste. Ein Klick macht automatisch den letzten Befehl rückgängig. Das Symbol neben öffnet eine Liste aller Befehle, die Sie seit der letzten Speicherung wieder rückgängig machen können.>

¨Klicken Sie auf das Symbol . Die Absatzmarke erscheint wieder

¨ Klicken Sie noch zehnmal auf das Symbol. Der gelöschte Text erscheint nach und nach wieder auf Ihrem Bildschirm

¨Da Sie in diesem Fall jedoch insgesamt achtzehn Löschaktionen rückgängig machen müssen, klicken Sie neben dem Symbol auf und wählen aus der Liste die ersten acht Aktionen und klicken einmal auf den letzten markierten Punkt

¨Der Brief sollte nun wieder aussehen wie vor der Löschaktion.

Wenn Sie einen Befehl, den Sie rückgängig gemacht haben, doch ausführen möchten, wählen Sie aus dem Menu BEARBEITEN►WIEDERHERSTELLEN oder nutzen die Symbole in der Standardsymbolleiste . Auch hier können Sie die Befehle nach und nach oder aus der sich öffnenden Liste wiederherstellen.

Das Dokument speichern

Sie sollten Ihre Dokumente nicht erst speichern, wenn Sie fertig sind. Ein Stromausfall oder ein Computerabsturz kann Ihre ganze Arbeit zunichte machen. Speichern Sie also regelmässig.

Wenn Sie in Word ein neues Dokument öffnen, erhält dieses den Namen Dokument1. Das nächste, das Sie öffnen, erhält den Namen Dokument2 und so fort. Wenn Sie ein Dokument zum ersten Mal speichern, öffnet Word automatisch die Dialogbox ‚Speichern unter’, weil es davon ausgeht, dass Sie Ihr Dokument unter einem Namen speichern möchten, der Informationen über dessen Inhalt enthält. Haben Sie einmal einen Namen angegeben erscheint die Box nicht mehr und der Speichervorgang wird unmittelbar vorgenommen (den Befehl hierzu müssen Sie jedoch schon geben).Wollen Sie Ihr Dokument, das Sie schon unter einem Namen gespeichert haben, unter einem anderen Namen speichern, wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER.

Die verschiedenen Arten eine Datei zu speichern:

¨ Menu DATEI►SPEICHERN

¨ Menu DATEI►SPEICHERN UNTER

¨Das Symbol

Übung 1.8

¨ Wählen Sie einen der oben aufgeführten Befehle. Es öffnet sich das Dialogfenster

¨ Speichern Sie Ihr Dokument unter dem Dateinamen „Brief“ in Ihrem Übungsverzeichnis

¨ Die Endung .doc müssen Sie nicht eingeben, da Word diese selbst anhängt

¨ Achten Sie darauf, dass bei Dateityp „Word-Dokument„ angegeben ist. Auch dies ist eine Standardeinstellung bei Word

¨Klicken Sie auf und Ihr Dokument erhält einen neuen Namen und kann jederzeit wieder geöffnet werden. Dieser Name erscheint jetzt auch in der Titelleiste.

Ein Dokument drucken

Sie können Ihre Dokumente natürlich auch ausdrucken. Über das Menu DATEI►DRUCKEN öffnen Sie das Dialogfeld ‚Drucken’, wenn Sie auf das Symbol klicken, startet der Druckvorgang sofort, ohne das Dialogfenster einzublenden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im Feld Drucker wählen Sie Ihren Drucker aus und stellen durch Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften weitere Druckerspezifische Optionen ein.
Im Feld Seitenbereich geben Sie an, ob alle, nur die aktuelle oder, bei einem mehrseitigen Dokument, nur bestimmte Seiten gedruckt werden. Markieren Sie die Option Seiten und geben die Nummern aufeinanderfolgender Seiten getrennt durch einen Bindestrich ein. Bei nicht aufeinanderfolgenden Seiten trennen Sie diese durch ein Semikolon.

Die Arbeit beenden

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind und gespeichert haben, können Sie Word schliessen. Dies funktioniert mit dem Schliessen-Feld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das Menu DATEI►BEENDEN. Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, wird immer erst das Dokument geschlossen, wenn Sie auf klicken. Sollten Sie noch Daten geändert haben, fragt Word Sie automatisch, ob Sie diese noch speichern möchten und wird erst dann beendet. Nun können Sie ein neues Dokument öffnen, in dem Sie auf das Symbol klicken oder im Menu DATEI►NEU wählen. Eine vorhandenes Dokument öffnen Sie durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu DATEI►ÖFFNEN. In beiden Fällen werden Ihnen Ordner angezeigt, in denen Sie Ihre Datei suchen und deren Inhalt durch anklicken der Schaltfläche auf Ihrem Bildschirm erscheint. Wenn Sie ein zuvor geöffnetes Dokument weiter bearbeiten möchten, gibt es einen schnellen Weg, dieses zu öffnen. Im Menu DATEI wird eine Liste der letzten 4 Dateien angezeigt, mit denen Sie gearbeitet haben. Ein Klick auf den Namen und das Dokument wird geöffnet.

Übung 1.9

¨ Schliessen Sie Ihr Dokument ‚Brief’

¨ Öffnen Sie ein neues Dokument

¨ Öffnen Sie nochmals das Dokument ‚Brief’

¨Schliessen Sie Word über das Menu DATEI►BEENDEN oder über Klick auf das Schliessen-Feld in der Programmfensterecke rechts oben

Alle momentan geöffneten Dokumente werden Ihnen in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand angezeigt. Wenn Sie auf eines der Symbole klicken, wird das entsprechende Dokument im Fenster angezeigt.

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit Word Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Word. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN►MICROSOFT WORD HILFE. Wenn Sie den Office-Assistenten nicht aktiviert haben, öffnen Sie die Hilfe auch über das Symbol auf der Standardsymbolleiste oder über die Taste F1.

Übung 1.10

¨Öffnen Sie die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten.

Im Register Inhalt sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet Word Ihnen eine Demonstration an Ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden.

Das Register Index können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster.

Das Register Antwort-Assistent ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten.

In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Das Symbol druckt das aktuelle Hilfethema wahlweise auch mit Unterkapiteln und über ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen andere Einstellungen vor.

¨ Schliessen Sie die Online-Hilfe

Die Direkthilfe

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie im Menu ?►DIREKTHILFE oder in den einzelnen Dialogboxen.

Übung 1.11

¨ Gehen Sie in das Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE

¨ In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf das Fragezeichen rechts oben in der Titelleiste. Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen

¨ Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Kopfzeile.

¨ Ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt.

¨Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken.

 

 

 

Das soll erst einmal genug an Information sein.

Sie haben das

 

Kapitel 1 beendet