Kapitel 4

Ein einheitliches Layout

Wenn Sie eine Präsentation erstellen, sollte diese nicht aus zusammengewürfelten Folien bestehen. So, wie Sie Ihre Rede in einem festen Zusammenhang vortragen, sollten auch Ihre Folien sein. Weisen Sie deshalb allen Folien einen gemeinsamen Hintergrund in denselben Farben oder entsprechenden Logos zu. Wenn jede Folie stark von der vorherigen abweicht, müssen sich die Zuhörer jedes Mal auf das neue Layout einstellen und hören Ihnen vielleicht gar nicht mehr zu, weil sie viel zu beschäftigt mit der visuellen Verarbeitung sind. PowerPoint stellt Ihnen eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung, damit Sie für Ihre Folien ein einheitliches Bild entwerfen können.

Entwurfsvorlagen

Im ersten Kapitel haben Sie bereits die Entwurfsvorlagen kennen gelernt. Um eine neue Präsentation auf Basis einer Entwurfsvorlage zu erstellen, wählen Sie im Menu DATEI►NEU und im folgenden Dialogfenster das Register ‚Entwurfsvorlagen’. Alle Folien, die Sie nun hinzufügen, erhalten die gleichen Formatierungen, Sie müssen sich lediglich um das Einfügen der Informationen kümmern.

Wenn Sie bereits eine Präsentation erstellt haben, können Sie dieser auch im nachhinein die Formatierung einer bestehenden Entwurfsvorlage zuweisen, wie Sie in der folgenden Übung sehen werden.

Übung 4.1

Öffnen Sie Ihre Präsentation, wenn sie nicht schon geöffnet ist

Um eine Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol und anschliessend auf ‚Entwurfsvorlage übernehmen’. Den Befehl finden Sie auch im Menu FORMAT oder durch Rechtsklick auf die Folie im Kontextmenu. Es öffnet sich das folgende Fenster ‚Entwurfsvorlage übernehmen’. Auf der linken Seite finden Sie die verschiedenen Vorlagen. Wenn Sie eine Vorlage anklicken, wird Ihnen auf der rechten Seite eine Vorschau mit Beispieltext gezeigt. So fällt es Ihnen leichter, eine passende Vorlage, die zu Ihrer Präsentation passt, zu finden. Diese Vorlage können Sie selbstverständlich später auch weiter bearbeiten und verändern

In dieser Übung klicken Sie auf die Vorlage ‚Expedition.pot’ und anschliessend auf .

PowerPoint aktualisiert alle Folien Ihrer Präsentation. Wenn diese Aktion beendet ist, sehen Sie sich die Präsentation als Bildschirmpräsentation an um das Layout zu überprüfen. Wie Sie sicherlich bemerkt haben, verdecken die Blätter in den Folien 4 und 5 einen Teil des Textes und in Folie 7 steht die Beschriftung für die y-Achse des Diagramms zu weit links. Das werden Sie in der nächsten Übung ändern.

Übung 4.2

Öffnen Sie die Folie Nr. 4

Klicken Sie in die ClipArt mit den Blättern, damit diese markiert wird

Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Grafik bis er sich in das Pfeilkreuz verwandelt. Ziehen Sie die Grafik bei gedrückter linker Maustaste zum rechten Rand der Folie

Wiederholen Sie dies in der Folie Nr. 5

Öffnen Sie jetzt die Folie Nr. 7 und klicken einmal in das Textfeld für die
y-Achsenbeschriftung

Setzen Sie den Mauszeiger auf den Rand des Textfeldes, bis sich dieser wieder in das Pfeilkreuz verwandelt

Ziehen Sie das Textfeld bei gedrückter linker Maustaste in Richtung Diagramm, so dass der Text nicht mehr in dem dunklen Teil der Folie steht

Farbskala

PowerPoint stellt Ihnen eine Reihe von Farbskalen zur Verfügung. Eine Farbskala ist im Grunde genommen eine Entwurfsvorlage, verändert jedoch nur die Farben Ihrer Folien. Das Farbschema umfasst alle Texte und nicht Texte, Füllungen von Grafiken, Hintergründe usw. Ein angewandtes Farbschema können Sie natürlich auch noch Ihren persönlichen Vorstellungen anpassen.

Text

Übung 4.3

Lassen Sie die Folien in der Folienansicht anzeigen

Klicken Sie rechts in die Folie und Wählen aus dem Kontextmenu ‚Folien-Farbskala’ oder Sie rufen den Befehl über das Menu FORMAT►FOLIEN-FARBSKALA auf

Öffnen Sie das Register ‚Benutzerdefiniert’, da Sie nur die Farben für einen Teil des Textes ändern möchten

Klicken Sie auf das Farbkästchen vor ‚Titeltext’ und anschliessend auf die Schaltfläche ‚Farbe ändern’ (oder einfach ein Doppelklick auf das Farbkästchen)

Geben Sie die folgenden Werte für die Farben Rot, Grün und Blau ein

Klicken Sie jetzt doppelt vor ‚Text und Zeilen und geben die folgende Werte ein

Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Für alle übernehmen’ und Ihrer Folien werden mit den neuen Farben dargestellt

Da die erste Folie nicht verändert wurde, die Farben für die Texte wurden bereits in einer der vorherigen Übungen von Ihnen verändert, müssen Sie dies manuell nachholen (die Titelfolie muss separat angepasst werden).

Übung 4.4

Öffnen Sie die Folie Nr. 1 und klicken einmal in den oberen Platzhalter für den Titel, so dass dieser markiert ist

Ein Klick auf öffnet das Auswahlmenu für die Schriftfarbe. Sie können standardmässig nur noch die Farben auswählen, die Sie über die Farbskala eingestellt haben

Klicken Sie auf die Farbe für den ‚Titeltext’ und ändern gleichzeitig noch die Schriftgrösse auf 66 Punkt

Wiederholen Sie die Aktion für den unteren Platzhalter, nehmen diesmal jedoch die Farbe für ‚Text und Zeilen’ und ändern die Schriftgrösse in 54 Punkt

Da die Schrift auf dem hellen Untergrund schlecht lesbar ist, sollten Sie die Hintergrundfarbe für die AutoForm ändern

Klicken Sie einmal in die AutoForm, so dass sie markiert ist

Klicken Sie auf das Symbol und wählen im Menu ‚Fülleffekte’ aus

Im folgenden Dialogfenster ändern Sie die Struktur von ‚Eiche’ in ‚Nussbaum’ um und klicken auf OK

Speichern Sie Ihre Präsentation

Wie Sie sehen, schaden nachträgliche Änderungen am Layout Ihrer Präsentation nicht. Meist werden Sie erst nach einigen erstellten Folien erkennen, ob das Layout Ihren Wünschen entspricht. Aber mit PowerPoint ist es leicht, in allen Teilen der Folien Veränderungen vorzunehmen.

Hintergrund

Übung 4.5

Klicken Sie rechts in die Folie und im Kontextmenu auf ‚Hintergrund’ oder wählen Sie den Befehl FORMAT►HINTERGRUND aus dem Menu

Klicken Sie auf den Auswahlpfeil für die Farbauswahl und im Menu auf ‚Fülleffekte’ wie in der folgenden Abbildung gezeigt

Öffnen Sie das Register ‚Graduell’ und markieren durch Klick die Option ‚Zweifarbig’

Öffnen Sie durch Klick die Auswahl für die erste Farbe und klicken anschliessend auf den Farbton für die ‚Akzentfarbe und Hyperlinkfarbe’

Wiederholen Sie die Aktion für die zweite Farbe, wählen diesmal jedoch den Farbton für die ‚Füllbereichsfarbe’

Im Feld ‚Schattierungsarten’ markieren Sie die Option ‚Aus der Ecke’ und die Variante oben rechts

Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK und klicken im folgenden Dialogfenster auf die Schaltfläche ‚Für alle übernehmen’

Speichern Sie die Präsentation

Dies war ein weiterer Schritt, eine zu Beginn ausgewählte Entwurfsvorlage anzupassen.

Folienmaster

So, wie z.B. in Word jedes neue Dokument normalerweise auf der Dokumentenvorlage ‚Normal.dot’ basiert, wird jede neu eingefügte Folie in PowerPoint auf der Basis der Formatvorlage eines Folienmasters erstellt. Im Folienmaster wird z.B. das Standardtextformat und die Ausrichtung des eingegebenen Textes festgelegt. Im Folienmaster können Sie weiterhin festlegen, ob auf jeder Ihrer Folien z.B. ein Firmenlogo erscheinen soll. Der Master hilft Ihnen bei der Arbeit und wird bei der Präsentation nicht mit angezeigt. In der nächsten Übung werden Sie mit Hilfe des Folienmasters einige Schriftarten und Laufweiten in allen Folien ändern und eine ClipArt, die auf allen Folien erscheinen soll, einfügen. Soll die Änderung für eine Folie nicht gelten, müssen Sie sie bei dieser speziellen Folie wieder abändern, da der Folienmaster nicht nur auf einzelne Folien angewendet werden kann.

Übung 4.6

Rufen Sie den Folienmaster über das Menu ANSICHT►MASTER auf. Eine Folie mit allen Platzhaltern wird angezeigt

Klicken Sie auf das Symbol, wie in nebenstehender Abbildung gezeigt, um ein Miniaturbild Ihrer Folie anzeigen zu lassen. Sie können dann im Folienmaster mit Hilfe der Bildlaufleiste zwischen der Titelfolie und der aktuell angezeigten (Bevor Sie den Folienmaster geöffnet haben) auswählen. Beachten Sie, das nicht alle Änderungen in der Titelfolie auch in den folgenden Folien übernommen werden. Bearbeiten Sie deshalb immer zuerst eine andere Folie mit dem Folienmaster, um dann gegebenenfalls die Änderung auch an der Titelfolie vorzunehmen.

Klicken Sie auf das Symbol um eine ClipArt einzufügen. Sie finden den Befehl auch im Menu EINFÜGEN►GRAFIK

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Kategorie ‚Natur’ und dort die ClipArt ‚Löwe’. Fügen Sie die Grafik ein und schliessen das Dialogfenster

Verschieben Sie die Grafik in die untere linke Ecke und passen Sie die Grösse so an, dass sie nur in dem dunklen Rand erscheint

Klicken Sie die Grafik einmal an und kopieren diese mit Klick auf das Symbol in die Zwischenablage. Lassen Sie die Titelfolie anzeigen (Bildlaufleisten) und klicken rechts mit der Maus in die untere linke Ecke der Folie. Wählen Sie aus dem Kontextmenu den Befehl ‚Einfügen’. Für die weitere Bearbeitung zeigen Sie wieder den Folienmaster an

Klicken Sie in den oberen Platzhalter und öffnen das Dialogfenster ‚Zeichen’ über das Menu FORMAT►ZEICHEN. Ändern Sie die Schriftart in ‚Impact’ und markieren Sie Option ‚Relief’ in dem Sie einmal in das kleine Kästchen klicken. Bestätigen Sie mit

Klicken Sie jetzt einmal auf das erste Aufzählungszeichen im unteren Platzhalter. Sie haben nun den gesamten Text markiert. Ändern Sie diesmal nur die Schriftart in ‚Impact’ über die Formatsymbolleiste.

Schliessen Sie den Folienmaster durch Klick auf die Schaltfläche ‚Schliessen’ in der ‚Mastersymbolleiste’ und speichern Sie die Präsentation

Wie Sie sehen, wurden alle Ihre Folien entsprechend der Änderungen im Folienmaster angepasst. Sehen Sie sich Ihre Präsentation in der Bildschirmansicht an. Klicken Sie hierzu einmal auf das Symbol um die Bildschirmpräsentation zu starten. Benutzen Sie die in Kapitel 1 besprochenen Tasten zur Navigation innerhalb der Präsentation.

In der Ansicht Folienmaster können Sie die Platzhalter auch in der Grösse verändern, verschieben, löschen oder neue hinzufügen. Mit all diesen Werkzeugen haben Sie dann für die Zukunft immer ein einheitliches Layout für alle folgenden Folien und auch Präsentationen zur Verfügung, wenn Sie diese dann als Entwurfsvorlage abspeichern. Diese Vorlagen haben die Dateinamenserweiterung ‚.pot’. Sie speichern eine Vorlage, in dem Sie den Befehl im Menu DATEI►SPEICHERN UNTER wählen und den Dateityp ‚Entwurfsvorlage’ auswählen.

Übung 4.7

Öffnen Sie die Folie Nr. 2 und dann den Folienmaster

Klicken Sie einmal in den Datumsbereich, so dass dieser markiert ist, drücken Sie dann die Entf-Taste um den Platzhalter zu löschen

Wiederholen Sie die Aktion mit dem Fusszeilenbereich

Um einen versehentlich gelöschten Platzhalter oder einen neuen in Ihre Folie einzufügen, wählen Sie im Menu FORMAT►MASTERLAYOUT. Den Befehl finden Sie ebenfalls im Kontextmenu und durch Klick auf das Symbol .

Im folgenden Dialogfenster wird Ihnen dann angezeigt, welche der Optionen Sie markieren können, um einen Platzhalter einzufügen. Nur die Platzhalter, die in Ihrer Folie noch nicht enthalten sind, sind aktiviert

Klicken Sie auf ‚Datum’ und auf OK, der Platzhalter wird wieder eingefügt

Machen Sie die letzte Aktion durch Klick auf das Symbol wieder rückgängig

Markieren Sie den Seitenzahlbereich und verschieben ihn oben links in die Ecke der Folie

Passen Sie die Grösse des Platzhalters so an, dass dieser nur in dem dunklen Rand erscheint und ändern Sie die Schriftart in ‚Impact’ 18 Punkt

Kopieren Sie jetzt den Platzhalter und fügen ihn auf der Titelfolie an der gleichen Stelle wieder ein

Löschen Sie die Platzhalter für die Bereiche ‚Datum’, ‚Fusszeile’ und ‚Seite’ im unteren Teil der Folie

Schliessen Sie den Folienmaster

Gehen Sie in das Menu ANSICHT►KOPF- UND FUSSZEILE

Im folgenden Dialogfenster markieren Sie die Option ‚Foliennummer’ und klicken anschliessend auf die Schaltfläche ‚Für alle übernehmen’

Sehen sich das Ergebnis nochmals in der Bildschirmpräsentation an. Speichern Sie danach

 

 

 

 

Wenn Sie den Folienmaster aufrufen, wird Ihnen immer die aktuelle Folie angezeigt. Die Titelfolie können Sie mit Hilfe der Bildlaufleisten anzeigen. Wollen Sie nur Änderungen an der Titelfolie vornehmen, rufen Sie über das Menu ANSICHT►MASTER►TITELMASTER direkt die Titelfolie zur Bearbeitung auf. Ein Wechsel mit der Bildlaufleiste ist auch hier wieder möglich. In der folgenden Übung werden Sie nur die Titelfolie anpassen, alle anderen Folien bleiben von dieser Änderung unberührt.

Übung 4.8

Wählen Sie über das Menu ANSICHT►MASTER►TITELMASTER den Befehl zur Bearbeitung

Fügen Sie mit Hilfe des Befehls Masterlayout’ einen Fusszeilenbereich ein

Verschieben Sie den Platzhalter in die untere rechte Ecke Ihrer Titelfolie und schliessen Sie den Titelmaster

Gehen Sie in das Menu ANSICHT►KOPF- UND FUSSZEILE

Im folgenden Dialogfenster geben Sie im Feld ‚Fusszeile’ den Text „presented by [Ihr Name]“ ein und klicken anschliessend auf die Schaltfläche

Da Ihr Name nun zweimal auf der Titelfolie erscheint, klicken Sie einmal in das Textfeld in der Autoform und drücken dann die Entf-Taste

Speichern Sie Ihre Präsentation

Ein gelungenes Layout

Wenn Sie die in PowerPoint enthaltenen Entwurfsvorlagen und Farbskalen verwenden, sollte Ihnen Ihre Präsentation normalerweise gelingen. In den letzten Übungen haben Sie ja erfahren, wie Sie diese Vorlagen weiter bearbeiten und Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Bei der Gestaltung der Folien sollten Sie aber immer bedenken, dass Sie die Möglichkeiten, die Ihnen PowerPoint bietet, sorgsam einsetzen, damit die Präsentation nicht in einem bunten und unübersichtlichen Durcheinander endet.

Farben

Verwenden Sie Farben, die sich nicht ‚beissen’, dass heisst, die Farben innerhalb einer Folie sollten zueinander passen und harmonieren. Beachten Sie weiter, dass für einen Ausdruck der Folien ein heller Grund mit dunkler Schrift geeigneter ist als umgekehrt. Für eine Präsentation mit einem Beamer sollten Sie jedoch den Hintergrund dunkel und den Text hell gestalten, weil die Lesbarkeit in dieser Kombination steigt.

Inhalt

Eine Präsentation soll Sie in der Regel bei einem Vortrag unterstützen. Schreiben Sie deshalb nicht alles auf die Folien, da das Publikum sonst Informationen lesen kann die Sie noch gar nicht angesprochen haben. Das Resultat hieraus ist, es hört Ihnen niemand mehr zu. Jede Folie sollte nur aus einem Titel und, wenn Sie Text benötigen, Aufzählungen bestehen (Grafiken selbstverständlich auch). Tragen Sie pro Folie maximal acht Aufzählungen ein, benötigen Sie mehr, tragen Sie diese, natürlich thematisch geordnet, in eine neue Folie ein. So behält Ihr Publikum die Übersicht.

Schriftarten

Für grosse Textkörper verwenden Sie in der Regel Serifenschriften wie z.B. ‚Times New Roman’ und für Überschriften serifenlose Schriften wie ‚Arial’. Da Ihre Präsentation ja eigentlich auch nur aus Überschriften besteht, sollten Sie eine der letztgenannten Schriftfamilien wählen. Je nachdem für welche Schrift Sie sich entscheiden, müssen Sie den Schriftgrad anpassen, um die Lesbarkeit sicherzustellen. Überhaupt gilt bei der Schriftgrösse, lieber zu gross als zu klein wählen. Gerade bei projizierten Bildern gilt dies, da der Zuschauer unter Umständen ja einige Meter von der Leinwand entfernt sitzt.

Arbeiten mit Folien

Sortieren

Wenn Sie Ihre Folien erstellt haben, sehen Sie sich das Gesamterscheinungsbild am besten in der Foliensortierungsansicht an. Sie haben hier alle Folien im Überblick und sie auf ein einheitliches Layout hin überprüfen. Wenn Sie die Folien nicht in der richtigen Reihenfolge erstellt haben, ist dies die Ansicht, um die Folien zu sortieren, neue einzufügen und nicht mehr benötigte zu löschen.

Übung 4.9

Wechseln Sie über die Ansichtssteuerung in die Foliensortierungsansicht

Die Folie Nr. 6 soll hinter der Folie Nr. 3 erscheinen. Klicken Sie in die Folie, die Sie verschieben möchten (erhält einen Markierungsrahmen), halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen den Mauszeiger bis hinter die Folie, hinter der Sie die Folie einfügen möchten. Wenn an der richtigen Stelle eine senkrechte Linie erscheint, lassen Sie die Maustaste wieder los

Die Folie wurde verschoben und alle Foliennummern entsprechend aktualisiert

Machen Sie die Aktion durch Klick auf das Symbol wieder rückgängig

In grossen Präsentationen, wenn nicht alle Folien gleichzeitig auf dem Bildschirm dargestellt werden können, bietet es sich an, die Folie, die verschoben werden soll, auszuschneiden und an der neuen Position wieder einzufügen.

Übung 4.10

Markieren Sie die Folie Nr. 6, damit diese einen Rahmen erhält

Wählen Sie aus dem Kontextmenu (Rechtsklick in die Folie) den Befehl ‚Ausschneiden’. Sie erreichen den Befehl auch durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu BEARBEITEN►AUSSCHNEIDEN bzw. die Tastenkombination Strg+X

Die Folie wurde entfernt und alle Foliennummern wieder angepasst

Klicken Sie jetzt einmal hinter die Folie Nr. 3. Es erscheint wieder die senkrechte Linie

Wählen Sie aus dem Kontextmenu (Rechtsklick in die Folie) den Befehl ‚Einfügen’. Sie erreichen den Befehl auch durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN bzw. die Tastenkombination Strg+V

Die Folie erscheint nun an der richtigen Stelle und Sie können die Präsentation speichern

Kopieren

Sie können natürlich auch Folien aus anderen Präsentationen in Ihre Präsentation einfügen. Sie öffnen die entsprechende Präsentation am besten in der Foliensortierungsansicht, kopieren die Folie und fügen Sie in Ihrer Präsentation wieder ein. Es wird in diesem Fall jedoch nur der Text, nicht das Folienlayout mit übernommen, Sie können sich also die Arbeit des Anpassens sparen.

Übung 4.11

Öffnen Sie die von Ihnen erstellte Präsentation ‚AutoInhalt_Assistent’

Markieren Sie die Folie Nr. 2 und wählen Sie aus dem Kontextmenu (Rechtsklick in die Folie) den Befehl ‚Kopieren’. Sie erreichen den Befehl auch durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu BEARBEITEN►KOPIEREN bzw. die Tastenkombination Strg+C

Schliessen Sie die Präsentation wieder

Fügen Sie die Folie aus der Zwischenablage jetzt hinter der Folie Nr. 6 wieder ein

Wie Sie sehen ist die eingefügte Folie auf den ersten Blick nicht von den anderen zu unterscheiden. Das Layout Ihrer Folien wurde übernommen und der Text entsprechend formatiert und eingefügt. Auch die Foliennummern wurden wieder angepasst.

Löschen

Übung 4.12

Markieren Sie die in der vorherigen Übung eingefügte Folie

Drücken Sie einmal die Entf-Taste oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►FOLIE LÖSCHEN

Speichern Sie die Präsentation

Tabellen

In Kapitel 3 haben Sie Grafiken, Organigramme und Diagramme in Ihre Folien eingefügt. Ein weiteres gestalterisches Mittel sind die Tabellen. Die Informationen werden hier in Zeilen und Spalten angeordnet. Diese Art eignet sich besonders für Zahlenmaterial, Sie können jedoch auch Text auf diese Weise darstellen.

Übung 4.13

Wenn Sie noch in der Foliensortierungsansicht sind, klicken Sie doppelt auf die Folie Nr. 9, ansonsten öffnen Sie die Folie in der Folienansicht

Klicken Sie in den unteren Platzhalter mit der Aufzählung und anschliessend auf den Rahmen des Platzhalters

Drücken Sie die Entf-Taste um den gesamten Text zu löschen

Ändern Sie das Folienlayout über das Symbol in Tabelle

Ein Doppelklick in den Platzhalter öffnet das folgende Dialogfenster

Ändern Sie die Spaltenzahl in ‚5’ und die Zeilen in ‚4’ durch die klicken auf die kleinen Pfeile neben den Eingabefeldern und klicken dann auf OK

PowerPoint hat eine Tabelle nach Ihren Angaben in die Folie eingefügt und automatisch die Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ geöffnet. Diese Symbolleiste erscheint immer, wenn Sie in den Platzhalter für die Tabelle klicken. Drücken Sie einmal die Esc-Taste, damit die Auswahl ‚Tabelle zeichnen’ deaktiviert wird

Mit der Tab-Taste können Sie nun horizontal durch Ihre Tabellenzellen navigieren. Alternativ können Sie auch die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur oder die Maus benutzen. Beachten Sie aber, das Drücken der Enter-Taste bewirkt eine neue Zeile in der Zelle, in der Sie sich gerade befinden. Geben Sie den Text laut Abbildung ein

Klicken Sie in die Zelle oben links und anschliessend bei gedrückter Umschalt-Taste in die Zelle unten rechts, so dass alle Zellen Ihrer Tabelle markiert sind

Ändern Sie jetzt die Hintergrundfarbe durch Klick in der Tabellen und Rahmen-Symbolleiste wie abgebildet

Fügen Sie jetzt rechts unten auf der Folie ein Textfeld mit dem folgenden Inhalt in der Schriftart ‚Impact’ ein und speichern Sie die Präsentation

 

Wenn Sie Ihre Tabelle lieber selber zeichnen möchten, ist dies auch kein Problem. Wählen Sie als Folienlayout z.B. ‚Nur Titel’ oder ‚Leer’ und klicken auf das Symbol um die Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ aufzurufen. Sie finden den Befehl natürlich auch wieder im Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN. Das Symbol ist standardmässig ausgewählt. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste zuerst einen Rahmen für Ihre Tabelle und unterteilen diesen dann in Zeilen und Spalten. Mit Hilfe des Symbols können Sie falsche Linien wieder entfernen. Mit der Esc-Taste deaktivieren Sie die Werkzeuge wieder.

Kopieren in andere Anwendungen

Word

Wenn Sie Text aus einer Folie in einem anderen Programm benötigen, müssen Sie diesen nicht erneut eingeben. Markieren Sie den Text den Sie kopieren möchten, klicken Sie anschliessend auf das Symbol oder wählen eine der anderen Möglichkeiten und fügen ihn dann an der Stelle ein, wo Sie ihn benötigen. Sie können auch Ihre komplette Präsentation unter einem anderen Dateityp abspeichern und somit z.B. in Word verfügbar machen.

Übung 4.14

Speichern Sie Ihre Präsentation unter dem Namen ‚Absatzstrategie’ mit dem Dateityp ‚Gliederung/RTF’

Öffnen Sie Word und anschliessend die soeben gespeicherte Datei

Der Inhalt wird als Gliederung angezeigt

Weblayout

Wenn Sie Ihre Präsentation auf einer Webseite präsentieren möchten, speichern Sie dies entweder als Grafik oder unter dem Dateityp ‚Webseite’ ab. Verwenden Sie hierzu den Befehl im Menu DATEI►SPEICHERN UNTER.

Übung 4.15

Öffnen Sie die Folie Nr. 8

Speichern Sie diese unter dem Dateityp

Klicken Sie auf

Es wird in diesem Fall die gesamte Präsentation gespeichert

Speichern Sie die Folie jetzt unter dem Dateityp

Klicken Sie auf

Minimieren Sie das Fenster PowerPoint und öffnen Sie Ihren Webbrowser im Offline - Betrieb (Internet Explorer oder Netscape Navigator)

Wählen Sie im Menu DATEI►ÖFFNEN und suchen Sie die Datei, die Sie unter dem Dateityp ‚Webseite’ gespeichert haben

Klicken Sie auf

Ihre Präsentation wird Ihnen als Webseite angezeigt und Sie können die Überschriften auf der linken Seite anklicken, um zwischen den Folien zu wechseln

Öffnen Sie auf die gleiche Weise die Datei, die Sie unter dem Dateityp ‚TIFF’ gespeichert haben

Je nachdem, wie Ihre Programme eingerichtet sind, kann es sein, dass die Datei mit einem Grafikprogramm und nicht mit dem Webbrowser geöffnet wird. Das ist kein Fehler, da ‚TIFF’ ein Grafik-Format ist. Wenn die Darstellung in Ordnung ist, würde es auch im Browser richtig dargestellt werden.

Schliessen Sie den Webbrowser wieder

Frühere Versionen

Sie arbeiten momentan mit der 2000er Version von PowerPoint. In der Regel kommen von Version zu Version immer neue Funktionen hinzu. Sollten Sie z.B. Schatten und 3D in Ihren Folien verwendet haben und eine frühere Version von PowerPoint kannte diese Funktionen noch nicht, erhalten Sie unter Umständen eine falsche Darstellung, wenn Sie Glück haben, fehlen einfach nur die Schatten und 3D-Einstellungen.

Manchmal ist es jedoch ratsam, schon beim Speichern einen Dateityp zu einer früheren Version zu wählen, etwa wenn Sie die Präsentation an einen Bekannten weitergeben möchten der noch mit einer älteren Version arbeitet. Klicken Sie, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, auf den kleinen Auswahlpfeil und wählen die passende Version aus. Vergeben Sie jedoch einen anderen Namen für die Präsentation, da ansonsten Ihre Präsentation mit der alten Version überschrieben wird.

Wenn Sie eine Präsentation öffnen, die ursprünglich in einer älteren Version erstellt wurde, wird diese immer wieder in der alten Version gespeichert. Um Sie im 2000er Format zu speichern, vergeben Sie einen neuen Namen und wählen den Dateityp ‚Präsentation’.

Die folgenden Folien sollten sich nun in Ihrer Präsentation befinden:

 

Sie haben nun auch

Kapitel 4 geschafft