Kapitel 2

Die erste Präsentation

Der AutoInhalt-Assistent

Um schnell eine Präsentation zu erstellen, hilft Ihnen der AutoInhalt-Assistent. Auch wenn die Vorgaben des Assistenten nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, ist dies doch ein einfacher Weg zu einer Präsentation. Sie können das Erscheinungsbild ja später immer noch nach Ihren Wünschen anpassen.

Sie rufen den AutoInhalt-Assistenten auf, in dem Sie PowerPoint über START►PROGRAMME►MICROSOFT POWERPOINT starten, oder wenn PowerPoint schon geöffnet ist, im Menu DATEI►NEU im Register allgemein doppelt auf AutoInhalt-Assistent klicken. Es öffnet sich die erste von fünf Dialogboxen:

Im Eröffnungsfenster sehen Sie die fünf Schritte, in denen Sie der Assistent zur Präsentation führen wird. Sie haben die Möglichkeit, über die Schaltflächen am unteren Rand oder durch Klick auf ein Kästchen vor den im einzelnen benannten Schritten vor und zurück zu navigieren. Ein Klick auf das Kästchen vor Präsentationstyp öffnet das nächste Fenster:

Mit den einzelnen Schaltflächen wählen Sie eine Kategorie aus, die die Inhalte, Ihrer z.B. Rede, wiedergibt. Im Feld auf der rechten Seite klicken Sie auf den gewünschten Präsentationstyp. Da bei der Installation des Programms wahrscheinlich nicht alle Präsentationstypen mit installiert wurden, öffnet sich unter Umständen ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Dateien (Features) nachinstallieren möchten. Falls Sie dies nicht möchten klicken Sie in den zwei folgenden Dialogboxen einfach auf ‚Nein’ und suchen sich einen anderen Typ aus. Im nächsten Schritt werden Sie das Präsentationsformat festlegen:

 

Hier legen Sie die Ausgabeart fest. In den folgenden Übungen werden Sie immer die Bildschirmpräsentation auswählen.

Ein Klick auf bringt Sie zu den Präsentationsoptionen:

Geben Sie Ihrer Präsentation einen Titel (erscheint auf der ersten Seite) und legen Sie fest, ob eine Fusszeile auf jeder Folie mit angezeigt werden soll. Sie können einen Text nach ihren Wünschen eingeben, nur das Datum der letzten Aktualisierung oder die Foliennummer am unteren Rand jeder Folie erscheinen lassen. Selbstverständlich können Sie auch alle drei Varianten gleichzeitig verwenden. Soll keine Fusszeile erscheinen, lassen Sie das Textfeld leer und entfernen durch Klick in die Kästchen vor Datum... und Folien... die Häkchen. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche bringt Sie zum letzten Fenster:

Sie haben dem Assistenten alle Fragen beantwortet und können nun auf die Schaltfläche klicken. Ihre Präsentation wird in der Normal-Ansicht geöffnet. Die Angaben, die Sie im Assistenten gemacht haben, wurden berücksichtig. Wundern Sie sich nicht, wenn die Fusszeile plötzlich am oberen Rand erscheint. Dies und auch Ihr Name, falls er auf der Titelfolie (so wird die erste Folie einer Präsentation genannt) mit ausgegeben wird, sind gestalterische Elemente die Sie später noch kennen lernen werden.

Die Präsentation speichern

Sie sollten Ihre Präsentationen nicht erst speichern, wenn Sie fertig sind. Ein Stromausfall oder ein Computerabsturz kann Ihre ganze Arbeit zunichte machen. Speichern Sie also regelmässig.

Wenn Sie in PowerPoint eine neue Präsentation öffnen, erhält diese den Namen Präsentation1.Die nächste die Sie öffnen erhält den Namen Präsentation2 und so fort. Wenn Sie eine Präsentation zum ersten Mal speichern, öffnet PowerPoint automatisch die Dialogbox Speichern unter, weil es davon ausgeht, dass Sie Ihre Präsentation unter einem Namen speichern möchten, der Informationen über deren Inhalt enthält. Haben Sie einmal einen Namen angegeben erscheint die Box nicht mehr und der Speichervorgang wird unmittelbar vorgenommen (den Befehl hierzu müssen Sie jedoch schon geben).Wollen Sie Ihre Präsentation, die Sie schon unter einem Namen gespeichert haben, unter einem anderen Namen speichern, wählen Sie den Befehl speichern unter.

Die verschiedenen Arten eine Datei zu speichern:

Menu DATEI►SPEICHERN

Menu DATEI►SPEICHERN UNTER

Das Symbol

Übung 2.1

Erstellen Sie eine Präsentation mit dem AutoInhalt-Assistenten mit der Aufgabe Übung AutoInhalt-Assistent.doc

Legen Sie sich eine Übungsverzeichnis mit dem Namen PowerPoint an

Achten Sie darauf, dass bei Dateityp Präsentation(.ppt) angegeben ist. Auch dies ist eine Standardeinstellung bei PowerPoint

Speichern Sie die Übung unter dem Namen AutoInhalt-Assistent. Die Dateinamenerweiterung .ppt wird automatisch angehängt.

Drücken Sie Taste und Ihre Präsentation erhält einen neuen Namen und kann jederzeit wieder geöffnet werden

Eine Präsentation manuell erstellen

Die erste Folie

Wenn Sie PowerPoint öffnen wird Ihnen standardmässig das Startdialogfenster eingeblendet:

 

Hier wählen Sie aus, ob Sie eine Präsentation mit dem AutoInhalt-Assistenten oder aus einer Entwurfsvorlage erstellen möchten. Die weiteren Optionen sind eine leere oder auch schon vorhandene Präsentation öffnen. Wenn Sie PowerPoint schon geöffnet haben, wählen Sie im Menu DATEI►NEU und im Register Allgemein durch Doppelklick Leere Präsentation aus.

 

 

 

 

Es öffnet sich das Dialogfenster Neue Folie:

 

PowerPoint zeigt Ihnen eine Reihe von vorgefertigten AutoLayouts an. Wenn Sie eines dieser Layouts anklicken, wird Ihnen im Feld unten rechts eine kurze Beschreibung eingeblendet. Einige der Layouts enthalten Platzhalter für den Titel, Aufzählungen, Grafiken oder Diagramme. Sie legen also hier schon die Grundgestaltung Ihrer Folie fest.

Übung 2.2

Öffnen Sie PowerPoint und markieren die Option Leere Präsentation im Startdialog oder, wenn Sie PowerPoint schon geöffnet haben, gehen Sie in das Menu DATEI►NEU und wählen aus dem Register Allgemein Leere Präsentation

Markieren Sie das Layout Titelfolie oben links (so beginnen Sie normalerweise eine Präsentation)

Die erste Folie wird in der Normalansicht angezeigt:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Text eingeben

In die Folie wurden, wie Sie im Dialogfenster Neue Folie gewählt haben, zwei Platzhalter eingefügt. Sie können jetzt den Titel und auch den Untertitel direkt in die Folie eingeben. Wenn Sie in den Rahmen klicken, verschwindet der Text und Sie können einen neuen Text eingeben. Gleichzeitig erhält der Titel einen Rahmen mit sechs Anfasser. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen dieser Anfasser bewegen, verwandelt sich dieser in einen Doppelpfeil. Um die Grösse des Rahmens zu ändern, klicken Sie auf einen Anfasser, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Rahmen grösser oder kleiner. Wenn Sie den Mauszeiger auf den Rand des Rahmens setzen, verschieben Sie den kompletten Inhalt an eine neue Position. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die verschiedenen Möglichkeit zur Grössenänderung oder Verschiebung:

Übung 2.3

Klicken Sie in den oberen Platzhalter um einen neuen Text einzugeben

Geben Sie den Text wie unten abgebildet ein (bestätigen Sie die Eingabe nicht mit der Enter-Taste, da sonst eine neue Zeile eingefügt wird):

 

 

Klicken Sie nun in den unteren Platzhalter und geben diesen Text ein:

Wählen Sie den Befehl SPEICHERN oder SPEICHERN UNTER aus dem Menu DATEI oder klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste. Das Dialogfenster Speichern unter wird geöffnet.

Speichern Sie Ihre Präsentation unter dem Namen Absatzstrategie in Ihrem Übungsverzeichnis

Sie haben jetzt Ihre erste Folie für die Präsentation erstellt. In den folgenden Übungen werden Sie noch weitere Folien hinzufügen und auch das Layout (Farben, Grafiken Hintergründe, usw.) verändern. Ausgabegeräte wie Beamer, PC-Bildschirme, Fernseher oder auch z.B. Kinoleinwände benutzen das Querformat, dass heisst das Bild ist breiter als hoch. Dies ist auch die Grundeinstellung für Präsentationen. Wenn Sie eine Präsentation im Hochformat erstellen möchten, müssen Sie das Format über das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN ändern.

Falls Sie sich bei der Eingabe des Textes vertippt haben oder den Text im ganzen ändern möchten, klicken Sie in den Platzhalter und nehmen die Änderungen vor. Heben Sie die Markierung wieder auf, in dem Sie ausserhalb des Platzhalters in die Folie klicken.

Folien hinzufügen

Bisher haben Sie nur die Einleitung für Ihre Präsentation erstellt. In der nächsten Übung werden Sie eine weitere Folie hinzufügen.

Übung 2.4

Wählen Sie aus dem Menu EINFÜGEN►NEUE FOLIE oder klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste

Im Dialogfenster Neue Folie klicken Sie auf das Layout Aufzählung und anschliessend auf OK

Die neue Folie wird in der Normalansicht und im Gliederungsausschnitt angezeigt. Im unteren Platzhalter steht vor dem Text ein Aufzählungszeichen. Dieses Zeichen wird automatisch vor jedem Textteil im Platzhalter eingesetzt:

 

 

Übung 2.5

Geben Sie den folgenden Text in die zweite Folie ein. Beachten Sie, dass Sie im unteren Platzhalter die Eingaben mit der Enter-Taste bestätigen müssen, um eine neue Zeile einzufügen:

 

 

 

 

 

 

 

Wenn Sie die Aufzählung nicht nur mit Hauptpunkten, sondern auch mit Unterpunkten darstellen möchten, müssen Sie diese Tiefer stufen. In der zweiten Folie sollen die letzten drei Aufzählungen Unterpunkte von Verschiedene Oberflächenbehandlungen werden. Markieren Sie den Punkt, den Sie Tiefer stufen möchten und klicken anschliessend auf das Symbol .

Übung 2.6

Markieren Sie nacheinander die letzten drei Punkte und klicken jedes Mal auf das Symbol . Ihre Folie sollte nun so aussehen:

Die Gliederungsansicht

Die Unterpunkte wurden eingerückt, der Schriftgrad verringert und es wurde ein anderes Aufzählungszeichen verwendet. Um die Struktur einer Präsentation zu verändern, eignet sich die Gliederungsansicht am besten. Hier können Sie Ihre Gedanken und Ideen ordnen und die Gewichtung der einzelnen Punkte besser überblicken.

Die Gliederungsansicht rufen Sie durch Klick auf das Symbol in der Ansichtssteuerung auf. Falls sich nicht automatisch auch die Gliederung-Symbolleiste öffnet und Sie diese auch noch nicht geöffnet haben, rufen Sie diese im Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►GLIEDERUNG auf. Die folgende Abbildung beschreibt die Befehle der einzelnen Symbole:

In der Gliederungsansicht können Sie sich nicht nur einen Überblick über die Struktur der Präsentation machen, Sie haben auch die Möglichkeit, Text zu verschieben, neue Strukturen festzulegen und neue Folien durch Eingabe von Text zu erstellen. In der nächsten Übung werden Sie die Reihenfolge der Unterpunkte umkehren und neue Folien in der Gliederungsansicht erstellen.

Übung 2.7

Lassen Sie sich die zweite Folie anzeigen und gehen in die Gliederungsansicht durch klick auf das Symbol in der Ansichtssteuerung

Öffnen Sie die Symbolleiste Gliederung über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►GLIEDERUNG

Falls die Symbolleiste auf Ihrer Arbeitsfläche erscheint, klicken Sie auf dessen Titelleiste und ziehen sie mit gedrückter linker Maustaste bis zum linken Bildschirmrand. So haben Sie alle Werkzeuge bereit und die Symbolleiste stört nicht bei der Bearbeitung

Klicken Sie in den Text Ölen und anschliessend zweimal auf das Symbol Nach oben:

Klicken Sie in den Text Wachsen und anschliessend einmal auf das Symbol Nach oben

 

Sie haben die Reihenfolge der Unterpunkte verändert, ohne diese neu eingeben zu müssen. Diese Änderung hätten Sie auch in der Normalansicht vornehmen können, da sich die Symbole auch dort in der Formatsymbolleiste befinden. Auch in der Gliederungsansicht können Sie die Änderungen in einem kleinen Vorschaufenster direkt begutachten.

Neue Folie in der Gliederungsansicht erstellen

Übung 2.8

Setzen Sie die Einfügemarke hinter den Text Ölen und drücken Sie die Enter-Taste. Anschliessend klicken Sie zweimal auf das Symbol Höher stufen, um eine neue Folie zu erhalten:

Geben Sie den folgenden Text in der Gliederungsansicht ein:

 

 

 

Wie Sie sehen, wurden anstatt Aufzählungen nur neue Folien erstellt. PowerPoint übernimmt nach Betätigen der Enter-Taste immer die Gliederungsart des vorherigen Punktes. In diesem Fall war es die höchste Gliederungsstufe, die Folien. Sie müssen den Text aber nicht neu eingeben, sondern die Punkte, die eine Aufzählung darstellen, entsprechend Tiefer stufen.

Übung 2.9

Markieren Sie die Folien vier bis fünf und klicken einmal auf das Symbol Tiefer stufen.

In der nächsten Übung werden Sie wieder eine Folie hinzufügen. Geben Sie den ersten Text ein und wählen dann Höher stufen. Nachdem Sie den zweiten Text eingegeben haben, klicken Sie einmal auf Tiefer stufen. Alle weiteren Textteile werden dann ebenfalls in dieser Gliederungsart angeordnet.

Übung 2.10

Geben Sie den Text wie rechts abgebildet ein. Ihre Gliederung sollte entsprechend aussehen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Symbolleiste Gliederung

In der nächsten Übung werden Sie den Umgang mit der Gliederungs-Symbolleiste vertiefen (einige der Werkzeuge haben Sie ja bereits benutzt).

Alle Ebenen reduzieren	es werden nur noch die Titel der einzelnen Folien angezeigt. Dies ist nützlich, wenn Sie viele Folien erstellt haben
Alle Ebenen erweitern	blendet alle Unterpunkte wieder ein
-	die aktuell markierte Folie wird auf den Titel reduziert
+	blendet die Unterpunkte der markierten Folie wieder ein
Formatierungen	zeigt die Formatierung der Zeichen in der Gliederung so an, wie sie auch auf der Folie erscheinen
Inhaltsfolie	fügt vor der ersten markierten Folie ein Inhaltsverzeichnis mit allen Titeln ein ( erste Folie, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, markieren, dann die Umschalt-Taste gedrückt halten und die letzte Folie markieren, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll)

Übung 2.11

Fügen Sie nach der Titelfolie eine Inhaltsfolie mit allen weiteren Titeln ein

Geben Sie der Folie den Namen (Titel Inhalt) wie rechts abgebildet:

Speichern Sie Ihre Präsentation

Üben Sie den Umgang mit den einzelnen Werkzeugen der Gliederungs-Symbolleiste

Text verschieben

Sie können das Layout einer Folie ohne Verlust des eingegebenen Textes verändern. Wählen Sie im Menu FORMAT►FOLIENLAYOUT ein neues Layout. Die aktuelle Folie wird entsprechend angepasst.

Übung 2.12

Markieren Sie die fünfte Folie (die mit den Holzarten) und öffnen das Dialogfenster Folienlayout über das Menu FORMAT►FOLIENLAYOUT.

Markieren Sie das Layout Zweispaltiger Text und klicken Sie auf

Da Sie die Holzarten in Weich- und Harthölzer unterscheiden möchten, müssen die Punkte Kiefer, Fichte und Erle auf die rechte Seite verschoben werden.

Übung 2.13

Markieren Sie den Punkt Kiefer

Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl über das Menu BEARBEITEN►AUSSCHNEIDEN

Klicken Sie in den rechten Platzhalter

Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl über das Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN (im Kontextmenu stehen diese Befehle auch)

Ihre Folie sollte nun so aussehen:

Wenn Sie den Platzhalter mit Text gefüllt haben, ändert sich in der Gliederung die Anzeige für die fünfte Folie. Die beiden Platzhalter werden durch die Ziffern 1 und 2 dargestellt:

 

 

 

Übung 2.14

Markieren Sie den Punkt Erle und klicken Sie so oft auf das Symbol Nach unten, bis sich der Punkt unter dem Punkt Kiefer befindet

Verfahren Sie mit dem Punkt Fichte genauso

Markieren Sie jetzt den Punkt Eiche und klicken auf Nach oben, bis der Punkt auf gleicher Höhe mit dem Punkt Kiefer steht

Richten Sie auch die Punkte Buche, Pinie und Ebenholz entsprechend der Abbildung aus:

 

 

Text aus einer anderen Anwendung einfügen

Wenn Sie Text aus einem anderen Dokument in eine Folie einfügen möchten, ist dies kein Problem. Kopieren Sie den Text in die Zwischenablage, setzen die Einfügemarke an die Stelle in der Folie, wo der Text eingefügt werden soll und wählen den Befehl einfügen.

Übung 2.15

Öffnen Sie die Hilfe von PowerPoint

Geben Sie im Register Index das Schlüsselwort Import ein

Klicken Sie auf die Schaltfläche suchen

Im rechten Fenster erscheint der Hilfetext Wissenswertes über das...

Markieren Sie die Überschrift und den ersten Absatz

Klicken Sie rechts in die Markierung und wählen aus dem Kontextmenu den Befehl kopieren oder drücken Sie die Tastenkombination Strg+c

Schliessen Sie das Hilfe-Fenster

Öffnen sie die Folie acht und klicken Sie rechts in den unteren Platzhalter

Wählen Sie aus dem Kontextmenu den Befehl einfügen

PowerPoint hat automatisch zwischen Überschrift und Textkörper unterschieden und dem entsprechend formatiert. Wie Sie sehen, wird Ihnen eine Menge Arbeit abgenommen:

 

 

So wie Sie Text kopieren und einfügen, können Sie selbstverständlich auch andere Objekte einfügen. Egal, ob es sich um Grafiken, eingescannte Photos oder Diagramme bzw. Tabellen aus Excel handelt, das Einfügen in eine Folie stellt für PowerPoint kein Problem dar.

Eine Folie löschen

Wenn Sie eine Folie löschen möchten, setzen Sie die Einfügemarke irgendwo in die Folie oder in den passenden Bereich im Gliederungsausschnitt und wählen den Befehl Folie löschen aus dem Menu BEARBEITEN. Alternativ können Sie auch auf ein Foliensymbol im Gliederungsausschnitt klicken und die Entf-Taste drücken. Wenn Sie eine Folie löschen, werden die Foliennummern automatisch angepasst.

Der Befehl Rückgängig

Wenn Sie eine oder auch mehrere Aktionen rückgängig machen möchten, klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN. Mehrere Aktionen können Sie über das Symbol auswählen und in einem Arbeitsgang rückgängig machen.

Übung 2.16

Löschen Sie die Folie 5

Machen Sie die Aktion wieder rückgängig

Diese Folien haben Sie in Kapitel 2 erstellt:

Das war Kapitel 2