Kapitel 7
Dateiformate und Datenimport
Beim Speichern Ihrer Daten vergeben Sie nicht nur einen Namen für die Datei, Sie können auch den Dateityp angeben, also das Dateiformat festlegen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Daten aus anderen Dateien in eine neue Mappe zu kopieren, damit Sie sich die Arbeit der Neueingabe sparen können
Dateiformate
Die gespeicherten Informationen (Daten) bestehen nur aus den Zeichen 0 und 1. Wie aber werden diese Informationen umgewandelt, damit Sie diese auf Ihrem Monitor oder Ausdruck lesen und bearbeiten können? Die Softwareentwickler erstellen für Ihre Programme einen Regelsatz, der besagt, wie die 0en und 1en in Zeichen und Grafiken umgewandelt werden. In umgekehrter Richtung funktioniert dies selbstverständlich auch. Dieser Regelsatz wird Dateiformat genannt.
Da die Hersteller für ihre Programme jeweils eigene Regelsätze entwickeln (teilweise sogar im gleichen Programm mit verschiedenen Versionen), haben die verschiedenen Programme auch unterschiedliche Dateinamenerweiterungen. Diese Dateiendungen werden, getrennt von einem Punkt, hinter dem eigentlichen Namen angehängt. Die Endung besteht aus drei Zeichen und wird automatisch vom Programm hinzugefügt wenn Sie die Datei speichern. Die Dateiendung für ‚Word’ lautet ‚.doc’ und für ‚Excel’ ‚.xls’. Wenn Sie eine Datei bereits gespeichert haben, können Sie den Befehl DATEI►SPEICHERN UNTER nicht nur verwenden, um der Kopie einer Datei einen neuen Namen zu geben, sondern auch um den Dateityp zu ändern.
Excel Mustervorlage | Sie erstellen eine Arbeitsmappe mit allen Formatierungen und Einstellungen für die Seitenränder sowie Formeln und Funktionen und speichern dies als Mustervorlage mit der Dateiendung ‚.xlt’ ab. Später nutzen Sie die Vorlage als Grundlage für eine neue Arbeitsmappe. So können Sie sich eine Menge Arbeit sparen. |
Frühere Excel-Versionen | Wenn Sie eine Arbeitsmappe an eine andere Person weitergeben möchten, die nicht mit der 2000er Version von ‚Excel’ arbeitet, haben Sie die Möglichkeit, einen Dateityp zu wählen, der auch von früheren Versionen unterstützt wird. Sie müssen hierbei jedoch beachten, das einige Funktionen und Formate verloren gehen, wenn diese in den alten Versionen noch nicht unterstützt wurden. |
Andere Programme | Um Arbeitsmappen für Programme anderer Hersteller verfügbar zu machen, bietet ‚Excel’ Ihnen verschiedene Dateitypen an. Für ‚Lotus 1-2-3’, ‚Quattro pro’ und ‚dBase’ finden Sie wieder verschiedene Versionen, aus denen Sie sich die passende aussuchen können. Hier ist zu beachten, dass immer nur das aktuelle Arbeitsblatt konvertiert (umgewandelt) wird. Wollen Sie Ihre gesamte Arbeitsmappe speichern, müssen Sie jedes Arbeitsblatt auswählen und einzeln speichern. Aber auch hier können nicht immer alle Formate mit übernommen werden. |
HTML-Format | Um Arbeitsmappen so zu speichern, dass diese in einem Webbrowser wie dem ‚Internet Explorer’ angezeigt werden können, verwenden Sie den Dateityp ‚Webseite’ mit der Endung ‚.htm’ bzw. ‚.html’. Sie können die Arbeitsmappe auch direkt unter dem Menu DATEI►ALS WEBSEITE SPEICHERN in das Format konvertieren. Die Zellen des Arbeitsblattes werden hier in Tabellenzellen umgewandelt. Um sich vorab ein Bild zu machen, wie die Arbeitsmappe im Webbrowser wirkt, sehen Sie sich eine Vorschau unter dem Menu DATEI►WEBSEITENVORSCHAU an. |
Text-Format | Diese Formate haben alle die Dateinamenerweiterung ‚.txt’. Es gibt jedoch Unterschiede, wie die Datei konvertiert wird. Beschrieben werden diese Unterschiede beim Dateityp. Auch hier müssen Sie jedes Arbeitsblatt extra speichern. |
Tabs-getrennt | Die Tabs trennen die einzelnen Spalten und die Absätze trennen die einzelnen Zeilen |
Leerzeichen-getrennt | Wie Tabs-getrennt, jedoch geben Sie hier anstatt der Tabs Leerzeichen ein |
CSV-getrennt | Die Abkürzung kommt aus dem Englischen und bedeutet ‚Comma Separated Value’ (Komma begrenzte Werte). Hier erfolgt die Spaltentrennung durch das Semikolon (nicht Komma) und die Zeilentrennung durch die Absätze |
Mit den verschiedenen Dateitypen können Sie ihre Arbeitsmappe so speichern, dass sie auch von Personen geöffnet werden kann, die nicht über das gleiche Programm verfügen wie Sie selbst. Der Verlust von Formatierungen kann in diesem Fall oftmals übergangen werden, da man sich die Arbeit der Dateneingabe sparen kann.
In der nächsten Übung werden Sie zunächst mit Hilfe des Editors eine Tab-getrennte Textdatei erstellen und anschließend in ‚Excel’ importieren (so nennt man das Öffnen einer ‚nicht-Excel-Datei’.
Übung 7.1
- Öffnen Sie den Editor von Windows über START►PROGRAMME►ZUBEHÖR►EDITOR
- Geben Sie den Text wie abgebildet ein. Drücken Sie nach jedem Wort bzw. Zahl einmal die Tab-Taste. Verwenden Sie keine Leerzeichen und drücken nur am Ende der Zeilen ein und zwei die Enter-Taste
- Speichern Sie die Datei unter dem Namen „Tabsgetrennt“ in Ihrem Übungsverzeichnis ab
- Starten Sie ‚Excel’ oder stellen Sie es mit Hilfe der Taskleiste wieder her
- Wählen Sie aus dem Menu DATEI►ÖFFNEN und suchen im folgenden Dialogfenster nach der Datei ‚Tabsgetrennt’. Ändern Sie vorher noch den Dateityp
- Öffnen Sie dann die Datei
Der erste Schritt der Textkonvertierung wird gestartet. Der Assistent hat bereits erkannt, wie die Daten in der Textdatei getrennt wurden
- Klicken Sie auf die Schaltfläche um den nächsten Schritt des Assistenten aufzurufen
Falls nicht das korrekte Trennzeichen markiert ist, so können Sie dies hier korrigieren
In der Vorschau sehen Sie bereits Ihre Tabelle
- Klicken Sie auf die Schaltfläche für das nächste Fenster
- Wenn Sie das Datenformat für die einzelnen Spalten ändern möchten, können Sie die hier einstellen. Für diese Tabelle sind die Einstellungen jedoch korrekt und Sie können den Assistenten fertig stellen
Ihre Tabelle wird umgewandelt und sollte so auf Ihrem Bildschirm erscheinen
Wenn Sie die Daten später noch benötigen, können Sie Arbeitsmappe als ‚Microsoft Excel-Arbeitsmappe’ speichern, die Konvertierung entfällt dann.
- Speichern Sie die Arbeitsmappe mit dem gleichen Namen aber unter dem Dateityp
Text, Grafiken und AutoFormen
Sie können in Ihre Arbeitsblätter Text, Grafiken und AutoFormen auch aus anderen Anwendungen einfügen.
Text
Markieren Sie den Text, z.B. in Ihrem ‚Word-Dokument’, und kopieren ihn über das Menu BEARBEITEN►KOPIEREN in die Zwischenablage. Öffnen Sie danach wieder ihr Arbeitsblatt, aktivieren die Zelle, in der der Text eingefügt werden soll und wählen aus dem Menu den Befehl BEARBEITEN►EINFÜGEN.
Übung 7.2
- Öffnen Sie über START►PROGRAMME►MICROSOFT WORD
- Gehen Sie in das Menu DATEI►ÖFFNEN
- Stellen Sie den Dateityp auf
- Suchen Sie die Datei ‚Anzeige.txt’ im Pfad C:\Windows und öffnen diese
- Markieren Sie die ersten zwölf Zeilen und kopieren diese über das Menu BEARBEITEN►KOPIEREN in die Zwischenablage
- Schließen Sie ‚Word’ wieder und öffnen das Arbeitsblatt ‚eins’ Ihrer Excel-Arbeitsmappe
- Aktivieren Sie die Zelle A70 und klicken auf das Symbol in der Standardsymbolleiste um den Text aus der Zwischenablage einzufügen
- Speichern Sie die Arbeitsmappe
Grafik
Um ein auf Ihrem Computer oder Datenträger vorhandenes Bild in Ihr Arbeitsblatt einzufügen, markieren Sie die Zelle wo die Grafik erscheinen soll und gehen dann in das Menu EINFÜGEN►GRAFIK►AUS DATEI. Im folgenden Dialogfenster suchen Sie nach der gewünschten Datei, markieren und fügen sie ein.
Übung 7.3
- Aktivieren Sie jetzt die Zelle A84 in Ihrem Arbeitsblatt ‚eins’
- Gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►GRAFIK►AUS DATEI
- Suchen Sie die Datei ‚Cloud.gif’ im Pfad C:\Windows und öffnen diese durch Doppelklick
Wenn Sie den Mauszeiger auf einen der acht Anfasser führen, verwandelt sich dieser in einen Doppelklick und Sie können die Größe der Grafik durch Ziehen mit gedrückter Maustaste verändern
ClipArt
Wenn auf Ihrem Computer die ClipArt-Sammlung installiert ist, können Sie auch diese kleinen Grafiken benutzen. Sie fügen diese über das Menu EINFÜGEN►GRAFIK►CLIPART an der vorher markierten Stelle ein. Die ClipArt können Sie natürlich weiter formatieren und entsprechend Ihren Vorstellungen anpassen.
Übung 7.4
- Aktivieren Sie jetzt die Zelle A90 in Ihrem Arbeitsblatt ‚eins’
- Gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►GRAFIK►CLIPART oder klicken auf
- Im folgenden Dialogfenster geben Sie den Suchbegriff ein und drücken dann die Enter-Taste um eine ClipArt zu suchen, die diesem Suchbegriff entspricht
Im unteren Bereich werden Ihnen die entsprechenden ClipArts angezeigt
- Klicken Sie auf die ClipArt und anschließend auf das oberste Symbol um die ClipArt einzufügen
- Schließen Sie das Dialogfenster durch Klick auf
Wenn Sie eine Grafik oder ClipArt einfügen, erscheint automatisch die Grafiksymbolleiste. Sollte Sie bei Ihnen nicht erscheinen, können Sie sie über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN auch manuell einblenden bzw. auch wieder ausblenden. Sobald die Grafik nicht mehr markiert ist, wird auch die Symbolleiste nicht mehr angezeigt.
WordArt
Mit Hilfe des Werkzeugs WordArt können Sie einem Text einen besonderen Effekt zuweisen. Diese Effekte sind bereits vorgegeben, können aber in Farben, Schattierungen und anderen Einstellungen von Ihnen noch verändert werden. Sie rufen das Werkzeug über das Menu EINFÜGEN►GRAFIK►WORDART oder durch Klick auf das Symbol in der Symbolleiste Zeichnen auf. Sollte diese Leiste nicht angezeigt werden, so rufen Sie sie über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►ZEICHNEN oder durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste auf.
WordArt einfügen
Übung 7.5
- Aktivieren Sie die Zelle F90
- Rufen Sie das Dialogfenster ‚WordArt-Katalog’ über das Menu oder durch Klick auf das Symbol auf
- Hier finden Sie dreißig verschiedene vorgefertigte Layouts. Markieren Sie das Layout und es erhält einen schwarzen Rahmen.
- Klicken Sie anschließend auf
Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie Ihren Text eingeben und die Schriftart bzw. den Schriftgrad und –schnitt ändern können. Der vorgegebene Text ist bereits markiert und wird durch Ihre Eingabe ersetzt.
- Geben Sie den Text wie abgebildet ein
- Ein Klick auf schließt das Fenster und fügt die WordArt in Ihr Arbeitsblatt ein
Die WordArt wurde eingefügt und sie sehen, wie auch bei den AutoFormen, die acht kleinen Ziehpunkte mit deren Hilfe Sie die Größe des Objekts verändern können. Mit den gelben Ziehpunkten können Sie den Effekt der Wölbung verstärken oder auch abschwächen. Um das Objekt an einen andere Stelle zu verschieben, führen Sie den Mauszeiger in die WordArt, klicken und ziehen das Objekt bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
WordArt anpassen
Immer, wenn Sie die WordArt markiert haben, wird Ihnen die Symbolleiste ‚WordArt’ eingeblendet. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, so blenden Sie die Leiste über das Menu ANSICHT► SYMBOLLEISTEN►WORDART ein. Hier finden Sie die wichtigsten Befehle, um das Objekt anzupassen.
- Verschieben Sie die WordArt in die bereits eingefügte Grafik und passen Sie in der Größe so an, dass Sie nicht über die Ränder hinausragt. Um die WordArt optimal auszurichten, halten Sie die Alt-Taste gedrückt, während Sie das Objekt verschieben
Sie werden nun die Schriftfarbe und die Farbe des Schattens der WordArt verändern.
- Markieren Sie die WordArt und klicken auf das Symbol . Den Befehl finden Sie auch im Menu FORMAT und im Kontextmenu
- Öffnen Sie das Register
- Wählen Sie die Füllfarbe
- Die Linie um die einzelnen Zeichen soll diese Farbe erhalten
- Ein Klick auf zeigt Ihnen das Ergebnis
Schatten anpassen
- Um die Farbe des Schattens zu verändern, klicken Sie auf das Symbol in der Zeichnensymbolleiste. Vergessen Sie aber nicht, vorher die WordArt zu markieren
- Im aufklappenden Menu klicken Sie auf
Es öffnet sich eine weitere Symbolleiste. Hier können Sie die Schatten anpassen oder auch wieder ausblenden
- Ein Klick auf das rechte Symbol öffnet die Farbpalette, aus der Sie die Farbe ‚grau 25%’ wählen
- Schließen Sie die Symbolleiste durch Klick auf
Ihre WordArt sollte nun so aussehen:
AutoFormen
Mit AutoFormen können Sie wichtige Punkte markieren und hervorheben. Sie haben die Möglichkeit, Text in eine solche Form einzugeben. Diesen Text können Sie natürlich formatieren und auch für die AutoForm stehen Ihnen noch diverse Werkzeuge zum Anpassen zur Verfügung.
In der nächsten Übung werden Sie die Währungsumrechnung mit einer AutoForm hinterlegen.
AutoForm einfügen
Übung 7.6
- Öffnen Sie das Arbeitsblatt ‚zwei’
Standardmäßig sollte sich die Symbolleiste ‚Zeichnen’ am unteren Bildschirmrand befinden. Falls nicht, blenden Sie diese über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►ZEICHNEN ein
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
- Es klappt ein Menu auf
- Führen Sie den Mauszeiger auf die Standardformen
- Ein Untermenu zeigt Ihnen den Inhalt an verschiedenen Formen an
- Wählen Sie durch Klick die AutoForm
Das Menu verschwindet und Ihr Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz
- Mit Hilfe der Maus ziehen Sie jetzt einen Rahmen um den Zellbereich F1:L14. Klicken Sie oben links in die Zelle F1, halten die Maustaste gedrückt und ziehen dann bis an die untere rechte Ecke der Zelle L14. Die AutoForm wird Ihnen dabei schon mit angezeigt. Wenn der Rahmen wie unten abgebildet erscheint, lassen Sie die Maustaste wieder los
Das Ergebnis sieht dann so aus:
- Markieren und kopieren Sie jetzt den Zellbereich A6:E13
- Klicken Sie rechts in die eingefügte AutoForm und wählen aus dem Kontextmenu den Befehl EINFÜGEN. Die kopierten Zellen werden auf Ihrem Arbeitsblatt als Grafik eingefügt
- Setzen Sie den Mauszeiger in die bereits markierte Grafik, so dass sich dieser in verwandelt. Drücken Sie die linke Maustaste, halten diese gedrückt und verschieben die Tabelle in die AutoForm wie abgebildet
Größe verändern
Wenn Sie beim Einfügen der AutoForm nicht direkt den Rahmen in der richtigen Größe aufgezogen haben, ist das kein Problem. Die Form wird von acht Ziehpunkten umgeben, mit deren Hilfe Sie die Form in alle Richtungen vergrößern bzw. verkleinern können. Sobald Sie sich mit dem Mauszeiger auf einem der Punkte befinden, verwandelt sich dieser in einen Doppelpfeil. Anhand dieses Pfeils können Sie bereits erkennen, in welche Richtung Sie die Größe der Form verändern können.
- Wenn sich der Mauszeiger über einem der Ziehpunkte verwandelt, klicken Sie mit der linken Maustaste, halten diese gedrückt und ändern die Größe so, dass diese direkt mit dem Rand der eingefügten Tabelle abschließt
Wenn Sie auf das kleine gelbe Kästchen klicken und ziehen, verändern Sie das Erscheinungsbild des 3D-Effekts (oder bei anderen Formen z.B. die Länge eines Zeigers oder einer Linie)
AutoForm formatieren
So wie Sie Text formatieren, können Sie auch eine AutoForm Ihren Wünschen anpassen. In der Symbolleiste ‚Zeichnen’ finden Sie die notwendigen Werkzeuge, um die Füllfarbe, Linienfarbe, Linienstärke oder Linienart zu verändern.
Denken Sie an die kleinen Listenpfeile neben den Symbolen, um die Farben auswählen zu können. Bei den anderen Symbolen öffnet sich ein Menu, in dem Sie dann Ihre Auswahl treffen können. Die Befehle finden Sie ebenfalls im Menu FORMAT►AUTOFORM oder durch Rechtsklick in die Form und anklicken des Befehls AUTOFORM FORMATIEREN.
Übung 7.7
- Markieren Sie die AutoForm
- Gehen Sie in das Menu FORMAT►AUTOFORM und öffnen das Register ‚Farben und Linien’
- Wählen Sie die Füllfarbe durch Klick auf den Listenpfeil
- Die Linienfarbe
- Die Linienart
- Klicken Sie anschließend auf und die AutoForm erscheint neu formatiert auf Ihrem Bildschirm
Da der Text schlecht lesbar ist, werden Sie jetzt den Hintergrund der Grafik (Tabelle) anpassen. Markieren Sie diese durch Klick
- Wenn die Grafiksymbolleiste eingeblendet wurde, klicken Sie einmal auf das Symbol . Ansonsten wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenu (GRAFIK FORMATIEREN) oder aus dem Menu FORMAT►GRAFIK
- Öffnen Sie das Register und wählen die Farbe. Ein Klick auf die Schaltfläche wendet die Formatierung an und schließt das Fenster
So sollte die AutoForm nun aussehen
Text in eine AutoForm eingeben
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, Text in eine leere AutoForm einzufügen. Zum einen können Sie den Text direkt mit Hilfe des Befehls Text HINZUFÜGEN aus dem Kontextmenu einfügen, oder Sie benutzen ein Textfeld. Das Textfeld wird wie eine AutoForm mit Hilfe der Maus erstellt und kann anschließend mit Text gefüllt und separat formatiert werden.
Übung 7.8
- Fügen Sie unter der bereits eingefügten AutoForm die folgende AutoForm ein
- Da Sie die Form zweimal benötigen, kopieren Sie die Form über das Menu BEARBEITEN►KOPIEREN und fügen Sie danach mit dem Befehl EINFÜGEN aus dem Menu BEARBEITEN wieder ein
- Da die beiden Formen nun übereinander liegen, führen Sie den Mauszeiger auf die Form, bis sich dieser in verwandelt. Drücken Sie die linke Maustaste, halten diese gedrückt und verschieben die Form nach rechts und lassen dann die Taste wieder los
- Klicken Sie rechts in die linke Form und wählen den Befehl TEXT HINZUFÜGEN aus dem Kontextmenu
- Geben Sie den Text ein und formatieren ihn in der Schriftart ‚Arial Black’ mit dem Schriftgrad ‚36 pt’
- Klicken Sie jetzt auf das Symbol und ziehen einen Rahmen für das Textfeld in der rechten Form auf und geben dort ebenfalls ‚ECDL’ mit den gleichen Formatierungen ein
Sie haben soeben zwei Formen übereinander gelegt und können diese auf verschiedene Arten formatieren. Sie können natürlich auch noch den Text in jeder der Formen markieren und entsprechend Ihren Wünschen anders formatieren. Auch die Größe der einzelnen Formen können Sie mit Hilfe der Ziehpunkte wieder verändern.
Sie sind nun in der Lage, Ihre Arbeitsmappen auf verschiedene Arten zu speichern und Daten aus anderen Anwendungen zu importieren. Auch die grafische Aufbereitung der Daten sollte Ihnen keine Probleme mehr bereiten.
Das war dann
Kapitel 7