Kapitel 1

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

Einführung in Excel

Vorwort

Es gibt Dinge, die lassen sich leicht erklären, aber die Ausführung ist oft sehr schwierig. Bei Excel ist dies genau umgekehrt. Dieses Programm ist leicht zu bedienen, weil viele Dinge, die man benötigt, schon vorgegeben sind. Das Problem ist jedoch, dass man Zahlen und Formeln schwer in Worte fassen kann.

Wozu benutzt man eine Tabellenkalkulation wie Excel?

Sie bauen Tabellen auf
Die Tabellen werden mit Informationen gefüllt
Die Einzelnen Informationen bieten die Grundlage für weitere Berechnungen
Die Berechnungen werden als Zahl oder Diagramm ausgegeben

Der Bildschirmaufbau

Excel wird über ein Icon auf dem Desktop oder über START►PROGRAMME►EXCEL gestartet. Der Bildschirm zeigt Ihnen nun eine neue Mappe 1 mit 3 Tabellen. Diese Tabellen werden auch Tabellenblatt, Blatt oder Arbeitsblatt genannt. In einer Arbeitsmappe können maximal 256 Arbeitsblätter erstellt werden.

Excel stellt pro Arbeitsblatt 65536 Zeilen zur Verfügung. Diese sind durchnummeriert von 1 bis 65536.
Gleichzeitig haben Sie insgesamt 256 Spalten, die mit Informationen gefüllt werden können. Die Spalten sind von A-Z, AA-AZ, BA-BZ,... IA-IV durchbuchstabiert.
Dies ergibt eine Anzahl von 16.777.216 Zellen pro Arbeitsblatt, was für die ersten Übungen ausreichend sein sollte.

Wie findet man eine bestimmte Zelle?

Jede Zelle hat einen eindeutigen Namen, den Zellbezug. Dieser besteht aus einem oder zwei Buchstaben für die Spalte und der Zeilennummer, wobei die Spalte immer zuerst genannt wird. Es ist egal, ob die Buchstaben gross oder klein geschrieben werden, Excel stellt sie immer in Grossbuchstaben dar. Der Name der aktiven Zelle (die aktive Zelle erkennen Sie an der fetten Umrandung) steht immer im Namenfeld. Dort können Sie auch einen Zellbezug eingeben, um eine bestimmte Zelle aktiv zu machen. Eine Zelle können Sie durch Klick in die Zelle oder durch navigieren mit den Pfeiltasten aktivieren.

Übung 1.1

Aktivieren Sie verschiedene Zellen und lesen Sie den Zellbezug im Namenfeld ab.
Aktivieren Sie eine Zelle durch Eingabe des Zellbezugs in das Namenfeld und anschliessendem Betätigen der Enter-Taste.

Das Arbeitsblatt

Zellen und Spalten in einem Arbeitsblatt sind fest vorgegeben. Die einzelnen Tabellen können umbenannt und verschoben werden. Sie können auch, wenn es notwendig ist, neue Tabellen in Ihre Arbeitsmappe einfügen. Für das Einfügen einer Tabelle gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Durch Rechtsklick (Kontextmenu EINFÜGEN) auf ein Tabellenregister und im folgenden Dialogfeld Tabelle auswählen und bestätigen
Über das Menu EINFÜGEN►TABELLENBLATT

Die neue Tabelle wird immer vor der geöffneten Tabelle eingefügt und bekommt den Namen Tabelle mit weiterlaufender Nummer. Um die Tabellen in die für Sie richtige Reihenfolge zu verschieben, klicken Sie auf das Register der Tabelle, halten Sie die Maustaste fest und ziehen Sie bis zu dem Punkt, wo Sie die Tabelle einfügen möchten. Zur Erleichterung zeigt Excel Ihnen durch einen kleinen Pfeil an, wo die Tabelle eingefügt wird. Sie benennen Ihre Tabellen folgendermassen um:

Durch Rechtsklick (Kontextmenu UMBENENNEN) auf das Tabellenregister
Über das Menu FORMAT►BLATT►UMBENENNEN

Übung 1.2

Benutzen Sie für die folgenden Übungen verschiedene Möglichkeiten
Legen Sie zwei neue Tabellen an
Ordnen Sie die Tabellen in numerischer Reihenfolge
Benennen Sie die Tabellen in eins, zwei, drei, vier ... fünf um

Erste Eingabe von Text, Zahlen und Formeln

Übung 1.3

Geben Sie in die Zelle B4 die Zahl „2500“ und in C4 „600“ ein und bestätigen Sie jeweils mit der Enter-Taste
Geben Sie in die Zelle B3 „Gehalt“ und in C3 „Steuer“ ein und bestätigen Sie jeweils mit Enter-Taste

Beachten Sie, dass Sie jede Eingabe mit der Enter-Taste bestätigen müssen.

Wie Sie sehen, richtet Excel die Zahlen rechtsbündig (Sie schreiben die Zahlen auf einem Papier ja auch rechtsbündig auf, um z.B. eine Addition übersichtlicher ausführen zu können) und den Text linksbündig aus. Excel erkennt also automatisch, ob Sie eine Zahl oder Text eingegeben haben.

Warum sollten Sie aber einen Text in eine Zelle eingeben? Sie können mit Text nicht rechnen. Zellen mit Text sollten Sie einfügen, um Zellen mit Zahlen zu beschreiben bzw. zu beschriften. Diese Zellen nennt man Beschriftung. Beschriftungen stehen in der Regel über oder vor der Zelle die beschrieben werden soll.

Übung 1.4

Geben Sie in die Zelle E9 „=B3“ und in die Zelle E10 „=B4“ ein

Sie haben soeben Ihre erste kleine Formel in eine Zelle eingegeben. Die Zellen E9 und E10 geben den Inhalt der Zellen B3 und B4 wieder. Wenn Sie die Zelle E9 aktivieren, sehen Sie in der Bearbeitungsleiste die Formel, in der Zelle steht jedoch „Gehalt“. Die Zellen, die eine Formel enthalten aber nur ein Ergebnis ausgeben, werden berechnete Zellen genannt.

Zellinhalte bearbeiten

Um den Inhalt einer Zelle durch einen anderen zu ersetzen, aktivieren Sie die Zelle und geben den neuen Inhalt ein. Um den Inhalt nicht zu ersetzen, sondern zu bearbeiten, gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten. Sie aktivieren die Zelle, die Sie bearbeiten möchten, und drücken anschliessend die Taste F2. Den gleichen Effekt erzielen Sie mit einem Doppelklick in die Zelle, die Sie bearbeiten möchten. In beiden Fällen erscheint die Einfügemarke (Cursor) in der Zelle und Sie können Teile des Inhalts mit den Bearbeitungstasten (Entf-Taste, Rückschritt-Taste, Zahlen, Buchstaben usw.) ändern.

Übung 1.5

Ändern Sie den Inhalt der Zelle B4 auf „2900“ mit der Taste F2
Ändern Sie den Inhalt der Zelle C4 auf „755“ mit einem Doppelklick

Zellinhalte löschen

Um den Inhalt einer Zelle zu löschen, aktivieren Sie die Zelle und betätigen Sie die Entf-Taste oder drücken Sie die Rückschritt-Taste und anschliessend die Enter-Taste. Zwei weitere Möglichkeiten bieten das Kontextmenu INHALTE LÖSCHEN und das Menu BEARBEITEN►LÖSCHEN►INHALTE.

Übung 1.6

Aktivieren Sie die Zelle B3 und löschen Sie über Entf-Taste
Aktivieren Sie die Zelle B4 und löschen Sie mit Rücktaste und Enter-Taste
Aktivieren Sie die Zelle C4 und löschen Sie über das Menu
Aktivieren Sie die Zelle C3 und löschen Sie über das Kontextmenu

Der Befehl Rückgängig

Bis auf zwei Zellen ist die Tabelle nun leer. Die Zellen E9 und E10 geben immer noch den Inhalt der Zellen B3 und B4 wieder. Da diese Zellen jedoch keinen Inhalt mehr haben, wird eine „0“ als Ergebnis ausgegeben. Excel interpretiert eine leere Zelle als „0“.

Da das Löschen der Zellinhalte, wie Sie sich nun überlegt haben, nicht korrekt war, möchten Sie die Inhalte wieder einfügen. Die Arbeit, alle Zahlen und Texte wieder neu einzugeben, erspart Ihnen Excel mit der Funktion Rückgängig. Wie immer stehen mehrere Wege zur Auswahl:

Über das Menu BEARBEITEN►RÜCKGÄNGIG: „letzter Befehl“. Hier wird der letzte Befehl angezeigt, der rückgängig gemacht werden kann
Das Symbol auf der Standardsymbolleiste. Ein Klick macht automatisch den letzten Befehl rückgängig (Sie können das Symbol auch mehrfach anklicken). Das Symbol neben öffnet eine Liste aller Befehle, die Sie seit der letzten Speicherung wieder rückgängig machen können.

Übung 1.7

In dieser Übung werden die letzten 4 Aktionen (Inhalte löschen) wieder rückgängig gemacht.
Menu BEARBEITEN►RÜCKGÄNGIG: Inhalte löschen
Symbol anklicken
Symbol anklicken und aus der Liste die ersten zwei Aktionen auswählen und klicken.

Die Tabelle sollte nun wieder aussehen wie vor der Löschaktion. Es ist Ihnen sicherlich aufgefallen, dass in der Liste, die Sie über geöffnet haben, nur einmal der Befehl Inhalte löschen erschienen ist. Der Befehl Eingabe““ (jede Eingabe in einer Zelle steht automatisch in Anführungszeichen, auch wenn Sie diese nicht eingeben müssen) heisst nichts anderes, als nichts wurde eingeben. Das bedeutet natürlich, dass die Zelle leer ist.

Der Befehl Wiederherstellen

Auch den Befehl Rückgängig können Sie wieder rückgängig machen (hier sehen Sie, dass die Erklärung mitunter sehr schwierig sein kann). Jetzt benutzen Sie das Symbol aus der Standardsymbolleiste. Schon ist die letzte Aktion wieder hergestellt.

Übung 1.8

Wählen Sie aus der Liste Wiederherstellen die letzten 4 Aktionen. Alle Zellen sind nun wieder leer
Wählen Sie aus der Liste Rückgängig die letzten 4 Aktionen. Alle Zellen sind wieder gefüllt.

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit Excel Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Excel. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN►INHALT UND INDEX. Wenn Sie den Office-Assistenten nicht aktiviert haben, öffnen Sie die Hilfe auch über das Symbol auf der Standardsymbolleiste oder über die Taste F1.

Übung 1.9

Öffnen Sie die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten.

Im Register Inhalt sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol doppelklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet Excel Ihnen eine Demonstration an Ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden.

Das Register Index können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster.

Das Register Antwort-Assistent ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten.

In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Das Symbol druckt das aktuelle Hilfethema wahlweise auch mit Unterkapiteln und über ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen andere Einstellungen vor.

Übung 1.10

Schliessen Sie die Online-Hilfe

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie im Menu ?►DIREKTHILFE oder in den einzelnen Dialogboxen.

Übung 1.11

Gehen Sie in das Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE. In der sich öffnenden Dialogbox klicken Sie auf das Fragezeichen rechts oben in der Titelleiste. Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Kopfzeile. Ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt. Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken.

Die Arbeitsmappe speichern

Sie sollten Ihre Dokumente nicht erst speichern, wenn Sie fertig sind. Ein Stromausfall oder ein Computerabsturz kann Ihre ganze Arbeit zunichte machen. Speichern Sie also regelmässig.

Wenn Sie in Excel eine neue Mappe öffnen, erhält diese den Namen Mappe1. Die nächste die Sie öffnen erhält den Namen Mappe2 und so fort. Wenn Sie eine Mappe zum ersten Mal speichern, öffnet Excel automatisch die Dialogbox „Speichern unter“, weil es davon ausgeht, dass Sie Ihre Mappe unter einem Namen speichern möchten, der Informationen über deren Inhalt enthält. Haben Sie einmal einen Namen angegeben erscheint die Box nicht mehr und der Speichervorgang wird unmittelbar vorgenommen (den Befehl hierzu müssen Sie jedoch schon geben).Wollen Sie Ihre Mappe, die Sie schon unter einem Namen gespeichert haben, unter einem anderen Namen speichern, wählen Sie den Befehl „speichern unter“.

Die verschiedenen Arten eine Datei zu speichern:

Menu DATEI►SPEICHERN
Menu DATEI►SPEICHERN UNTER
Das Symbol

Übung 1.12

Legen Sie sich eine Übungsverzeichnis mit dem Namen Excel an
Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe unter dem Namen ECDL in diesem Verzeichnis
Die Endung .xls müssen Sie nicht eingeben, da Excel diese selbst anhängt
Beachten Sie, dass bei Dateityp „Microsoft Excel Arbeitsmappe“ angegeben ist. Auch dies ist eine Standardeinstellung bei Excel
Drücken Sie Taste Speichern und Ihre Mappe erhält einen neuen Namen und kann jederzeit wieder geöffnet werden

Die Arbeit beenden

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, und die Arbeitsmappe gespeichert haben, können Sie Ihre Arbeitsmappe schliessen. Dies funktioniert mit dem unteren Schliessen-Feld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das Menu DATEI►SCHLIESSEN. excel2k_k1 Sollten Sie noch Daten geändert haben, fragt Excel Sie automatisch, ob Sie diese noch speichern möchten und schliesst erst dann die Arbeitsmappe. Nun können Sie eine neue Mappe erstellen in dem Sie auf das Symbol klicken oder Menu DATEI►NEU wählen. Eine vorhandene Arbeitsmappe öffnen Sie durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste oder über das Menu DATEI►ÖFFNEN. In beiden Fällen werden Ihnen Ordner angezeigt, in denen Sie Ihre Datei suchen und deren Inhalt durch betätigen der Taste auf Ihrem Bildschirm erscheint. Wenn Sie eine zuvor geöffnete Arbeitsmappe weiter bearbeiten möchten, gibt es einen schnellen Weg, diese zu öffnen. Im Menu DATEI wird eine Liste der letzten 4 Dateien angezeigt, mit denen Sie gearbeitet haben. Ein Klick auf den Namen und die Arbeitsmappe erscheint auf Ihrem Bildschirm.

Übung 1.13

Schliessen Sie Ihre Arbeitsmappe ECDL
Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe
Öffnen Sie nochmals Ihre Mappe ECDL
Schliessen Sie Excel über das Menu DATEI►BEENDEN oder über Klick auf das obere Schliessen-Feld in der Programmfensterecke rechts oben

Möchten Sie die Arbeit mit Excel beenden, klicken Sie auf das obere Schliessen-Feld oder wählen Sie das Menu DATEI►BEENDEN. Excel schliesst nun automatisch alle geöffneten Arbeitsmappen und wird beendet. Eine Speicherabfrage erfolgt auch hier.

Kapitel 1 ist nun beendet.

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