Kapitel 6

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Access 2000

Die Arbeit mit Formularen

Bisher haben Sie sich die Datensätze immer nur in der Datenblattansicht angesehen, geändert und neue erfasst. Gerade bei grossen Datenbanken ist es aber lästig, ewig mit den Bildlaufleisten nach oben und unten bzw. rechts und links zu scrollen. Auch wenn Sie alle Felder eines Datensatzes sehen möchten, verlieren Sie schnell die Übersicht, da nicht alle Felder gleichzeitig auf dem Bildschirm dargestellt werden können.

Hier helfen Ihnen die Formulare. Es wird in dieser Darstellung zwar immer nur ein Datensatz angezeigt, dafür haben Sie jedoch alle Informationen im Blick. Sie können die Datensätze genauso bearbeiten, ändern und neue erfassen, wie in der Datenblattansicht. Filter und Sortierungen können Sie ebenfalls anwenden.

Der Formular-Assistent

Der Formular-Assistent führt Sie durch verschiedene Dialogfenster in denen Sie die Datenfelder, die Ihr Formular enthalten soll, einfügen und in denen Sie das Layout des Formulars festlegen.

Übung 6.1

¨Schliessen Sie eventuell geöffnete Tabellen oder Abfragen, um nur noch das Datenbankfenster auf dem Bildschirm zu sehen

¨Öffnen Sie das Register ‚Formulare’ und klicken Sie anschliessend doppelt auf das untere Objekt um ein neues Formular mit dem Assistenten zu erstellen. Sie können das Objekt auch nur markieren und dann auf das Symbol klicken oder den Befehl aus dem Kontextmenu wählen

¨Im Dialogfenster wählen Sie die Tabelle ‚CD-Liste’ durch Klick aus der Liste

¨Ein Klick auf fügt alle Felder Ihrem Formular hinzu. Klicken Sie auf

¨Im nächsten Dialogfenster müssen Sie das Layout des Formulars auswählen. Es gibt die folgenden Möglichkeiten:

¨Einspaltige Darstellung

Hier wird immer nur ein Datensatz angezeigt. Die Darstellung gleicht der einer Karteikarte

Hier werden mehrere Datensätze zeilenweise angezeigt

Die Darstellung gleicht der Datenblattansicht

Die Datensätze werden einzeln in einem zusammenhängenden Block dargestellt

¨Für diese Übung wählen Sie die erste Option, die einspaltige Darstellung

¨Ein Klick auf öffnet das nächste Fenster

¨Hier legen Sie das Format wie Hintergrund und Anordnung der Felder Ihres Formulars fest. Markieren Sie ‚International’ und klicken auf

¨Im letzten Fenster geben Sie Ihrem Formular noch einen Namen

¨Belassen Sie es bei der Option, dass Formular zu öffnen und klicken dann auf

¨Das neue Formular erscheint auf Ihrem Bildschirm

Die Navigationsleiste

Alle Datensätze Ihrer Datenbank erscheinen schon im Formular. Um nun von einem Datensatz zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die Navigationsleiste unten rechts.

Ein Formular erstellen

In der nächsten Übung werden Sie noch einmal ein Formular erstellen, diesmal jedoch ohne die Hilfe des Assistenten.

Übung 6.2

¨Schliessen Sie das Formular durch Klick auf das Schliessenfeld oder über das Menu DATEI►SCHLIESSEN

¨Im Datenbankfenster erstellen Sie durch Klick auf das Symbol ein neues Formular

¨Es öffnet sich ein neues Fenster

¨Erstellen Sie ein tabellarisches Formular aus der Abfrage ‚3-Spalten Name/Songs/Zeit

¨Ein Klick auf öffnet erstellt und öffnet das neue Formular

Sie haben gerade ein Formular aus den Daten einer Abfrage erstellt. In der nächsten Übung werden Sie Datensätze in dem Formular erfassen, dass Sie mit dem Assistenten erstellt haben und sich anschliessend noch einmal das gerade erstellte ansehen und auf Veränderungen hin überprüfen.

Übung 6.3

¨Schliessen Sie das Formular durch Klick auf

¨Beantworten Sie das Folgende Dialogfenster mit

¨Geben Sie Ihrem Formular den folgenden Namen

¨Ein Klick auf speichert das Formular und es erscheint im Datenbankfenster

Dateneingabe im Formular

¨Öffnen Sie nun Ihr Formular ‚CD-Listenformular’ durch Doppelklick

¨Klicken Sie auf das Symbol in der Navigationsleiste, um einen neuen Datensatz zu erstellen

¨Die Einfügemarke steht automatisch im ersten Feld. Da dies nicht verändert wird, drücken Sie entweder die Tab-Taste oder die Enter-Taste um zum nächsten Feld zu gelangen. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, drücken Sie im letzten Feld nochmals eine dieser Tasten und es wird ein neuer leerer Datensatz geöffnet

¨Geben Sie die folgenden Daten ein

¨Schliessen Sie das Formular und öffnen Sie wieder das ‚Abfrage-Formular’

Da alle Datensätze zwischen 10 und 15 Songs enthalten und eine Laufzeit von über 50 Minuten haben, wurden diese automatisch Ihrem Formular hinzugefügt. Sie müssen sich also nicht die Mühe machen, neue Abfragen zu erstellen oder die alten zu aktualisieren. All das übernimmt Access für Sie und erleichtert Ihnen somit die Arbeit.

Filter anwenden

Sie können in den Formularen alle Filter und Sortierungen anwenden, die Sie auch in der Datenblattansicht benutzt haben.

Übung 6.4

¨Schliessen Sie das Formular aus der vorherigen Übung und öffnen das Formular
’ CD-Listenformular’

¨Klicken Sie in das Feld ‚Name’ und anschliessend auf das Symbol um die Datensätze nach Name absteigend zu sortieren. Blättern Sie mit Hilfe der Navigationsleiste durch die Datensätze um das Ergebnis zu überprüfen

¨Klicken Sie in das Feld in der Navigationsleiste, wo der aktuelle Datensatz angezeigt wird. Löschen Sie die Zahl und geben dort „12“ ein und drücken dann die Enter-Taste

¨Der folgende Datensatz wird Ihnen angezeigt

¨Markieren Sie von der Gruppe ‚Genesis’ das Wortsegment ‚ne’ und klicken anschliessend auf das Symbol

¨Es sollten nur noch vier Datensätze angezeigt werden

¨Entfernen Sie den Filter durch Klick auf das Symbol wieder

Wenn Sie Formularbasiert filtern unterscheidet sich die Maske, wo Sie Ihre Kriterien eingeben, von der die Sie aus der Datenblattansicht kennen.

Übung 6.5

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu DATENSÄTZE►FILTER►FORMULARBASIERTER FILTER

¨Das folgende Fenster öffnet sich

¨Löschen Sie den alten Filter durch Klick auf das Symbol oder über das Menu BEARBEITEN►ALLES LÖSCHEN

¨Klicken Sie in das Kästchen, um alle Live CDs anzeigen zu lassen

¨Ein Klick auf das Symbol wendet den Filter an und es sollten noch drei Datensätze angezeigt werden

¨Schliessen Sie das Formular um das Datenbankfenster wieder anzuzeigen

Formular-Layout ändern

Vielleicht sind Sie ja mit dem Layout Ihres Formulars nicht zufrieden. Sie können ohne weiteres Änderungen vornehmen. Selbstverständlich können Sie sich auch ein eigenes Formular erstellen, dass zu erklären würde aber für diesen Kurs zu weit gehen. Wenn Sie jedoch möchten, schauen Sie in der Online-Hilfe zu Access nach. Dort werden Ihnen alle Informationen die Sie benötigen bereitgestellt. Nun aber zurück zur Änderung Ihres Formulars. Wenn Sie das Formular in der Entwurfsansicht öffnen erscheint das folgende Fenster

Der Entwurf ist in drei Teile aufgegliedert, den Formularkopf ,-fuss und den Detailbereich, der standardmässig eingeblendet wird. Der Gitternetzhintergrund hilft Ihnen beim Ausrichten der einzelnen Felder. Die eingeblendete Symbolleiste ‚Toolbox’ benötigen Sie, um Bezeichnungsfelder, Textfelder und so weiter hinzuzufügen. Mit der Formatsymbolleiste ändern Sie die grafische Darstellung Ihres Formulars.

In der nächsten Übung werden Sie sich mit dieser Symbolleiste beschäftigen.

Schriftdarstellung bearbeiten

Übung 6.6

¨Öffnen Sie das Formular ‚CD-Listenformular’ in der Entwurfsansicht in dem Sie es markieren und dann auf das Symbol klicken. Das oben abgebildete Fenster erscheint

¨Klicken Sie in das Bezeichnungsfeld
um es zu markieren

¨Ändern Sie die Schriftart in Impact, 14 Punkt, fett

¨Klicken Sie jetzt auf den Auswahlpfeil um die Liste mit den Elementen zu öffnen. Wählen Sie diesmal das Bezeichnungsfeld ‚Name’ aus

¨Ändern Sie auch hier die Schriftart in Impact, 14 Punkt, fett

¨Markieren Sie jetzt mit der Maus bei gedrückter Umschalt-Taste alle anderen Bezeichnungsfelder und ändern wieder die Schriftart in Impact, 14 Punkt, fett

¨Heben Sie die Markierung durch Klick ausserhalb der Felder wieder auf

Felder verschieben

¨Markieren Sie jetzt das Bezeichnungsfeld ‚Erscheinungsdatum’ und führen den Mauszeiger auf den Rand des Feldes, bis sich dieser in eine Hand verwandelt. Ziehen Sie das Feld bei gedrückter Maustaste wie in der Abbildung gezeigt nach links und lassen dann die Maustaste wieder los

¨Richten Sie das Bezeichnungsfeld ‚Live’ ebenfalls so aus

¨Verschieben Sie die Bezeichnungsfelder ‚Songs’ und ‚Zeit’ wie abgebildet. Nehmen Sie zur genauen Platzierung das Gitternetz zur Hilfe

Feldgrösse ändern

¨Da der Text der Bezeichnungsfelder ‚Erscheinungsdatum’ und ‚Kommentar’ nicht komplett dargestellt wird, müssen Sie deren Grösse verändern. Markieren Sie das erste Feld und führen Sie den Mauszeiger auf den mittleren rechten Anfasser, bis sich dieser in einen Doppelpfeil verwandelt. Ziehen Sie das Feld bei gedrückter linker Maustaste auf eine passende Grösse

¨Da sich das Textfeld noch auf seinem ursprünglichen Platz befindet, müssen Sie auch dieses nach rechts verschieben. Markieren Sie das Textfeld und führen den Mauszeiger auf den grossen linken Anfasser. Der Mauszeiger verwandelt sich in eine Hand mit erhobenem Zeigefinger. Ziehen Sie das Feld bei gedrückter Maustaste wie abgebildet an den rechten Rand

¨Da untereinanderstehende Textfelder optisch besser aussehen, verschieben Sie die restlichen Felder und das Kontrollkästchen ebenfalls an den rechten Rand des Formulars. Da der Platz aber nicht ausreicht, müssen Sie vorher noch die Formularbreite anpassen. Führen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand des Formulars, bis sich dieser in einen Doppelpfeil mit einer senkrechten Linie verwandelt. Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Rand ca. 1cm nach rechts

¨Verschieben Sie die Felder nach rechts, wie in der Abbildung gezeigt. Da es mitunter etwas schwierig ist, die Felder genau horizontal auszurichten und dabei nicht nach oben oder unten zu verschieben, heben Sie zunächst alle Markierungen auf. Drücken Sie jetzt die Umschalt-Taste (für den Vorgang weiter gedrückt halten) und markieren anschliessend das zu verschiebende Feld. Klicken Sie auf den grossen Anfasser und ziehen nach links. Die Bewegung, die Sie als erstes vorgenommen haben, kann ausgeführt werden, das heisst nach einer Rechtsbewegung können Sie das Feld nur noch zeilenweise verschieben. Umgekehrt funktioniert das natürlich auch. So lassen sich die Felder besser ausrichten.

¨Als nächstes ändern Sie die Grösse des Bezeichnungsfeldes ‚Kommentar’. Klicken Sie recht in das Feld und wählen aus dem Kontextmenu

¨Richten Sie jetzt noch alle Textfelder auf der linken Seite wie unten abgebildet aus

Grafik einfügen

Übung 6.7

¨Als nächstes fügen Sie eine passende Grafik in Ihr Formular ein. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN►GRAFIK

¨Das Fenster ‚Grafik einfügen’ erscheint auf Ihrem Bildschirm. Sie können jetzt auswählen, ob Sie eine Grafik von einer CD oder von der Festplatte einfügen möchten. In diesem Fall werden Sie eine ClipArt einfügen

¨Geben Sie den folgenden Pfad in das Feld ‚Dateiname’ ein
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Clipart\cagcat50\
EN00354_.wmf
Wenn sich die ClipArt nicht in diesem Verzeichnis befindet, nehmen Sie eine andere Grafik oder suchen sie in den Unterordnern

¨Ein Klick auf fügt die ClipArt ein

¨Die Grafik füllt das gesamte Formular aus. Sie müssen also die Grösse ändern.

¨Klicken Sie rechts in die Grafik, um das Kontextmenu aufzurufen. Wählen Sie hier ‚Eigenschaften’ aus. Es öffnet sich das folgende Fenster

¨Ändern Sie die ‚Grössenanpassung’ von Abschneiden in Zoomen und schliessen dann das Fenster wieder

¨Klicken Sie in die Grafik um sie zu markieren

¨Ändern Sie die Grösse mit Hilfe der Anfasser und verschieben Sie dann die Grafik wie abgebildet und richten Sie sie passend aus

¨Da der Rahmen um die Grafik noch stört, klicken Sie rechts in die Grafik und wählen aus dem Kontextmenu wieder die Eigenschaften aus

¨Ändern Sie die beiden abgebildeten Eigenschaften und schliessen das Fenster wieder

Steuerelement hinzufügen

¨Klicken Sie einmal auf

¨Führen Sie den Mauszeiger auf den unteren Rand der Zeile ‚Formularfuss’ bis sich dieser in einen Doppelpfeil mit einer waagerechten Linie verwandelt. Ziehen Sie den Bereich bei gedrückter Maustaste auf die abgebildete Grösse

¨Wenn die Toolboxsymbolleiste nicht angezeigt wird, öffnen Sie diese über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►TOLLBOX

¨Klicken Sie auf das Symbol wie abgebildet, um ein Bezeichnungsfeld einzufügen

¨Führen Sie den Mauszeiger in den Bereich des Formularfusses. Er verwandelt sich in ein Kreuz mit angehängtem ab. Klicken Sie einmal an den linken Rand und das Feld wird eingefügt

¨Führen Sie den Mauszeiger auf den Rand des Feldes, bis er sich in eine Hand verwandelt. Verschieben Sie das Feld in die Mitte des Bereichs.

¨Führen Sie den Mauszeiger auf das linke grosse Rechteck, bis er sich in die Hand mit dem Zeigefinger verwandelt. Ziehen Sie das Bezeichnungsfeld dann zum linken Rand

¨Klicken Sie rechts in das Bezeichnungsfeld und wählen Eigenschaften aus dem Kontextmenu. Geben Sie den folgenden Text für die Beschriftung ein. Schliessen Sie das Fenster

¨Öffnen Sie nochmals das Kontextmenu des Bezeichnungsfeldes und wählen diesmal
GRÖSSE►AN TEXTGRÖSSE

¨Vergrössern Sie das Textfeld mit der Vorgabe ‚Ungebunden’ in der Höhe um den Text komplett darstellen zu können und geben dort den folgenden Text ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste

¨Klicken Sie jetzt auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT►FORMULARANSICHT

¨Ihr Formular sollte nun so aussehen

¨Schliessen und speichern Sie das Formular

Die Grundkenntnisse zum Bearbeiten von Formularen haben Sie nun erarbeitet und gleichzeitig das Ende von

Kapitel 6 erreicht

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