Kapitel 4

Datenbank verändern

Datensatz bearbeiten

Sie können jederzeit den Inhalt der einzelnen Zellen verändern, ausser das Feld
‚CD-Nr’, denn dies wird von Access automatisch ausgefüllt (AutoWert), da es sich hier um den Primärschlüssel handelt.

Wenn Sie sich bei der Eingabe vertippt haben, klicken Sie in die entsprechende Zelle und ändern den Text nach Ihren Wünschen. Mit der Rückschritt-Taste und der Entf-Taste löschen Sie die Zeichen links bzw. rechts der Einfügemarke. Neue Zeichen tippen Sie einfach über die Tastatur ein. Wenn Sie den kompletten Inhalt einer Zelle durch einen neuen ersetzen möchten, klicken Sie ganz links in die Zelle, so dass alle Zeichen markiert sind. Geben Sie jetzt den neuen Text ein.

Datensatz löschen

Sie können jederzeit einen oder mehrere Datensätze Ihrer Datenbank löschen. Da Ihr Feld ‚CD-Nr’ den Eintrag ‚AutoWert’ enthält, werden die durch das Löschen der Datensätze frei gewordenen Zahlen, nicht wieder verwendet. Access stellt sicher, dass alle Datensätze Ihre ursprüngliche Nummer behalten und für einen neuen Datensatz immer eine höhere Zahl als dem letzten Datensatz zugewiesen wird. Es wird also keine Zahl zweimal in einer Datenbank verwendet.

Datenfeld einfügen

Sie müssen nicht unbedingt in die Entwurfsansicht wechseln, wenn Sie ein neues Datenfeld einfügen möchten. Wie Sie bereits wissen, sind die Datenfelder Spaltenweise angeordnet, demnach müssen Sie in der Tabelle lediglich eine Spalte einfügen. Markieren Sie durch Klick auf den Titel die Spalte, vor der eine neue eingefügt werden soll. Wählen Sie im Kontextmenu Spalten einfügen oder gehen Sie über das Menu EINFÜGEN►SPALTE. Das neue Datenfeld erhält den Namen
‚Feld1’ und die Eigenschaft ‚Text’. Den Feldnamen können Sie durch Doppelklick in den Titel ändern, wenn Sie jedoch auch die Eigenschaft ändern möchten, müssen Sie in die Entwurfsansicht gehen.

 

Übung 4.1

¨Öffnen Sie die Tabelle ‚CD-Liste’ in der Datenblattansicht

¨Klicken Sie auf den Titelkopf des Feldes ‚Songs’, so das die Spalte markiert ist

¨Wählen Sie im Menu EINFÜGEN►SPALTEN oder klicken Sie den Befehl über das Kontextmenu an

¨Es wird eine neue Spalte eingefügt

 

 

 

¨Klicken Sie doppelt auf den Titel ‚Feld1’ und benennen ihn in „Kommentar“ um

¨Da Sie als Eigenschaft ‚Memo’ festlegen möchten, um auch lange Kommentare eingeben zu können, müssen Sie durch Klick auf in die Entwurfsansicht wechseln

¨Ändern Sie den Felddatentyp in ‚Memo’ und klicken anschliessend auf das Symbol um in die Datenblattansicht zu gelangen

¨Beantworten Sie die Speicherabfrage mit Ja

Felder neu ordnen

Wenn Sie ein Feld in der Datenblattansicht eingefügt haben und mit der Reihenfolge nicht zufrieden sind, können Sie dieses Feld verschieben.

Übung 4.2

¨Das Feld ‚Kommentar’, dass Sie in der letzten Übung eingefügt haben, soll am Ende neben dem Feld ‚Erscheinungsdatum’ stehen

¨Klicken Sie in den Titelkopf des Feldes, dass Sie verschieben möchten

¨Klicken Sie nochmals und halten die linke Maustaste gedrückt. Der Mauszeiger erhält als Anhang ein kleines Rechteck.

¨Ziehen das Feld bis an die gewünschte Stelle und lassen dort die Maustaste wieder los

Das Feld wurde verschoben

Datenbank auf Diskette speichern

Sie können Ihre Datenbank nicht wie in den anderen Office-Programmen auf Diskette speichern. Wenn Sie den Befehl aus dem Menu DATEI►SPEICHERN UNTER wählen, können Sie lediglich eine Kopie ihrer Tabelle, Berichts oder Formulars speichern, jedoch nicht auf Diskette. Es gibt aber drei Möglichkeiten, um eine Kopie Ihrer Datenbank als Sicherung auf Diskette zu speichern.

1.Kopieren Sie im Explorer die Datenbank ‚CD-Collection.mdb’ auf eine leere Diskette

2.Erstellen Sie eine leere Datenbank auf der Diskette und wählen dann aus dem Menu DATEI►EXTERNE DATEN►IMPORTIEREN. Suchen Sie sich die entsprechende Datenbank, in diesem Fall ‚CD-Collection.mdb’, aus.

3.Erstellen Sie eine leere Datenbank auf der Diskette. Öffnen Sie die Datenbank, die Sie kopieren möchten, in diesem Fall wieder die ‚CD-Collection.mdb’ und anschliessend die Tabelle mit den Daten (CD-Liste). Wählen Sie im Menu DATEI►EXPORTIEREN und anschliessend die leere Datenbank auf der Diskette. Ein Klick auf die Schaltfläche Speichern erstellt eine Kopie.

Sie werden bei allen Office-Programmen beim Beenden gefragt, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, entfällt die Abfrage bei Access. Ihre Änderungen werden aber trotzdem automatisch übernommen.

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit Access Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Access. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN►MICROSOFT ACCESS-HILFE. Wenn Sie den Office-Assistenten nicht aktiviert haben, öffnen Sie die Hilfe auch über das Symbol auf der Standardsymbolleiste oder über die F1-Taste.

Übung 4.3

¨Öffnen Sie die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Im Register Inhalt sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol doppelklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet Access Ihnen eine Demonstration an Ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden.

Das Register Index können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster.

Das Register Antwort-Assistent ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten.

In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Das Symbol druckt das aktuelle Hilfethema wahlweise auch mit Unterkapiteln und über ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen andere Einstellungen vor.

Übung 4.4

¨Schliessen Sie die Online-Hilfe

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie im Menu ?►DIREKTHILFE oder in den einzelnen Dialogboxen.

Übung 4.5

¨Wählen Sie in der Datenbankansicht den Befehl DIREKTHILFE aus dem Menu ?

¨Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen

¨Klicken Sie auf in der Symbolleiste

 

 

¨Ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt:

 

 

 

 

¨Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken.

 

 

Das ist das Ende von

Kapitel 4