Kapitel 2

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Access 2000

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Die erste Datenbank

Bei dem Aufbau einer neuen Datenbank steht Ihnen Access mit Rat und Tat bzw. mit Assistent und Musterdatenbanken zur Seite. Sie wählen aus diesen Datenbanken eine aus, die Ihren Wünschen am ehesten entspricht und ändern sie entsprechend ab. Eines kann Ihnen Access jedoch nicht abnehmen, die Dateneingabe.

Der Datenbank-Assistent

Übung 2.1

¨Öffnen Sie Access und wählen im Startdialog die Option

 

¨Wenn Access schon geöffnet war, wählen Sie aus dem Menu DATEI►NEU, markieren das Symbol ‚Datenbank’ und klicken auf

¨Im nächsten Dialogfenster werden Sie aufgefordert, Ihrer Datenbank einen Namen zu geben. Erstellen Sie die neue Datenbank unter dem Namen
‚CD-Collection’

 

 

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Erstellen’

¨Es öffnet sich das Datenbankfenster. Standardmässig ist das Register aktiviert. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, klicken Sie einmal auf das Register.

¨Markieren Sie wie abgebildet und klicken dann auf

 

¨Das Dialogfenster ‚Tabellen-Assistent’ erscheint auf Ihrem Bildschirm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In diesem Dialogfenster wählen Sie zuerst zwischen den Kategorien ‚Geschäftlich’ und ‚Privat’ aus. Danach suchen Sie sich eine Beispieltabelle, die in etwa Ihren Wünschen entspricht, aus dem Feld aus. Mit der Bildlaufleiste lassen Sie sich alle Beispiele anzeigen.

Wenn Sie eine Beispieltabelle gefunden haben, fügen Sie durch Klick auf die Pfeile die Beispielfelder Ihrer neuen Tabelle hinzu. Sie können einzelne oder auch alle Felder auf einmal hinzufügen und auch wieder entfernen.

¨Feld hinzufügen

¨Alle Felder hinzufügen

¨Feld entfernen

¨Alle Felder entfernen

 

Den einzelnen Feldern können Sie durch Klick auf die Schaltfläche einen neuen Namen zuweisen.

Übung 2.2

¨Wählen Sie Die Kategorie ‚Privat’ und die Beispieltabelle ‚Aufnahmen’

¨Klicken Sie auf die einzelnen Beispielfelder und auf die Schaltfläche um alle Felder wie in der folgenden Abbildung auszuwählen. Achten Sie auch auf die richtige Reihenfolge

¨Markieren Sie das erste Feld, klicken auf die Schaltfläche

¨Geben Sie dem Feld in dem Dialogfenster den neuen Namen ’CD-Nr’

¨Klicken Sie auf

 

 

¨Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Feldnamen die folgenden neuen Namen erhalten haben

¨Klicken Sie anschliessend auf die
Schaltfläche

 

 

 

¨Das folgende Dialogfenster erscheint auf Ihrem Bildschirm

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Geben Sie Ihrer ersten Tabelle den Namen ‚CD-Liste’

Primärschlüssel

Als nächstes sollen Sie einen Primärschlüssel festlegen oder vom Assistenten festlegen lassen. Was ist ein Primär- oder Datenbankschlüssel? Der Schlüssel ermöglicht Access die eindeutige Identifizierung eines Datensatzes in einer Tabelle. Der Wert dieses Schlüssels kommt in der Tabelle nur einmal vor und kann sich aus einem oder mehreren Feldern zusammensetzen.


Übung 2.3

¨Markieren Sie die folgende Option und klicken anschliessend auf

¨Belassen Sie die Einstellungen im folgenden Dialogfenster oder ändern Sie diese entsprechend der Abbildung

 

 

¨Ein Klick auf öffnet das nächste Dialogfenster des Assistenten

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Da eine Tabelle ohne Daten langweilig ist, übernehmen Sie mit dieser Option und klicken auf


¨Ihre erste Tabelle erscheint auf dem Bildschirm in der Datenblattansicht

 

Dateneingabe

In der Tabelle sehen Sie die Felder, die Sie angelegt haben, in Spalten angeordnet. Die erste und momentan einzige Zeile ist noch leer, da Sie noch keinen Datensatz eingegeben haben. Aber das werden Sie jetzt nachholen in dem Sie die folgenden Daten eingeben. Klicken Sie in irgendein Feld, vorzugsweise in das Feld ‚Name’, und geben die Daten ein, mit einer Ausnahme. In das Feld ‚CD-Nr’ können Sie nichts eingeben und auch die Zahl nicht verändern, da dies Ihr Primärschlüssel ist und dieser von Access automatisch vergeben wird. Mit den Pfeil-Tasten oder der Tab-Taste springen Sie in das nächste Feld. Sobald Sie das erste Zeichen eingegeben haben, wird eine neue Zeile für den nächsten Datensatz eingefügt.

Übung 2.4

¨Vor den einzelnen Zeilen sehen Sie den Datensatzmarkierer. Wenn Sie auf diese Fläche klicken, wird die ganze Zeile bzw. der Datensatz markiert. Weiter geben Symbole Auskunft über den momentanen Status

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Sobald Sie das erste Zeichen in eine Zelle eingeben, ändern sich die Symbole.

¨Geben Sie den folgenden Text ein und drücken anschliessend die Tab-Taste

 

 


¨Es erscheint die folgende Fehlermeldung auf Ihrem Bildschirm

 

 

 

 

 

 

¨Klicken Sie auf oder drücken Sie die Enter-Taste. Sie kommen zurück in die Datenblattansicht und die Einfügemarke steht hinter Ihrer Texteingabe. Löschen Sie mit der Rückschritt-Taste den Text und klicken dann auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT►ENTWURFSANSICHT um Ihre Tabelle in der Entwurfsansicht zu öffnen. Es erscheint das folgende Fenster

 

Felddatentyp

In diesem Fenster weisen Sie Ihren einzelnen Feldern einen Datentyp zu. Wenn Sie in ein Feld aus der Spalte ‚Felddatentyp’ klicken, erscheint dort neben dem Text ein kleiner Auswahlpfeil. Ein Klick hierauf öffnet ein Menu, in dem alle Datentypen aufgelistet sind.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hier sehen Sie die Erklärungen für die Datentypen, die Ihnen Access anbietet:

 

ØText Alle alphabetischen und numerischen Daten. Für spätere Berechnungen sollten Sie diesen Datentyp nicht wählen. Sie können maximal 255 Zeichen eingeben.
In Ihrer Tabelle z.B. ‚Name’.

ØMemo Wie Dateityp ‚Text’, Sie können aber bis zu 65.535 Zeichen eingeben.
In Ihrer Tabelle könnten Sie noch ein Feld einfügen, um eine Beschreibung oder Beurteilung der CD hinzuzufügen.

ØZahl Numerische Daten, die in Berechnungen verwendet werden können.
In Ihrer Tabelle z.B. ‚Songs’.

ØDatum/Uhrzeit Datums- oder Zeitangaben.
In Ihrer Tabelle z.B. Erscheinungsdatum.

ØWährung Währungsbeträge oder numerische Daten die nicht mehr als vier Dezimalstellen aufweisen. Diese Daten können in Berechnungen verwendet werden.
In Ihrer Tabelle könnten Sie noch ein Feld mit dem Kaufpreis der CD einfügen.

ØAutoWert Jedem neuen Datensatz wird automatisch eine neue Zahl zugewiesen. Access beginnt mit der Zahl 1 und zählt dann in aufsteigender Reihenfolge weiter.
In Ihrer Tabelle ist das der Primärschlüssel, nämlich die
CD-Nr.

ØJa/Nein Diese Felder beinhalten nur Werte wie ‚Ja/Nein’, ‚Richtig/Falsch’ oder ‚An/Aus’.
In Ihrer Tabelle ist das das Feld ‚Live’.

ØOLE-Objekt Ein Objekt (wie z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle, ein Microsoft Word-Dokument, Grafiken, Klänge oder andere binäre Daten), das mit einer Microsoft Access-Tabelle verknüpft oder darin eingebettet ist.
Sie könnten ein Feld mit dem CD-Cover einfügen.

ØHyperlink Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen, die als Text abgespeichert und als Hyperlinkadresse verwendet werden.
Bei einer bestehenden Internetverbindung werden Sie z.B. direkt auf Homepage des Interpreten weitergeleitet.

ØNachschlage-Ass. Erstellt ein Feld, das Ihnen ermöglicht, einen Wert aus einer anderen Tabelle oder aus einer Liste von Werten mit Hilfe eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds.
Sie könnten in Ihrer Tabelle ein Feld einfügen, dass alle Songtitel der CD auflistet.

Mit diesen Informationen können Sie jetzt die Datentypen für die einzelnen Felder einstellen. Als erstes ändern Sie den Datentyp für Das Feld ‚Name’, da Sie hier eine Fehlermeldung erhalten haben. Die anderen werden Sie danach direkt überprüfen.

Übung 2.5

¨Klicken Sie in den Felddatentyp für das Feld ‚Name’

¨Ein Klick auf den Auswahlpfeil öffnet das Menu. Klicken Sie dort auf ‚Text’

 

 

 

 

 

 


Feldeigenschaften

Den richtigen Datentyp haben Sie ausgewählt, als nächstes beschäftigen Sie sich mit den Feldeigenschaften im unteren Teil des Fensters.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jede Tabelle besitzt eine einheitliche Datenstruktur, unter der die Eigenschaften der Datenfelder verstanden werden. Hier legen Sie z.B. die Grösse des Feldes fest. Das ist besonders bei grossen und umfangreichen Tabellen wichtig, um Speicherplatz zu sparen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit bei Abfragen zu steigern. Bei Datenfeldern mit ähnlichen Namen können Sie Beschreibungen hinzufügen und die Dateneingabe erleichtern, in dem Sie z.B. Standardwerte angeben.

In der Auflistung sehen Sie die wichtigsten Eigenschaften:

ØFeldgrösse Sie können die Eigenschaft Feldgröße verwenden, um die maximale Datenmenge festzulegen, die in einem Feld gespeichert werden kann, das auf den Datentyp Text, Zahl, oder AutoWert eingestellt ist.
Ist die Eigenschaft Felddatentyp auf Text eingestellt, so geben Sie eine Zahl von 0 bis 255 ein. Die Standardeinstellung ist 50.
Ist die Eigenschaft Felddatentypauf AutoWert eingestellt, so werden die Einstellungen der Eigenschaft Feldgröße als Long Integer oder Replications-ID eingestellt.
Ist die Eigenschaft Felddatentyp auf Zahl eingestellt, so werden die Einstellungen der Eigenschaft Feldgröße und deren Werte voreingestellt miteinander verknüpft:
Long Integer
Speichert Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647 (keine Bruchzahlen).

Wenn Sie eine große Einstellung der Eigenschaft Feldgröße in eine kleinere ändern und das zu ändernde Feld bereits Daten enthält, gehen möglicherweise Daten in diesem Feld verloren.

ØFormat Mit der Eigenschaft Format können Sie die Darstellung von Zahlen, Datumsangaben, Zeitangaben und Text auf dem Bildschirm und im Ausdruck anpassen. Wenn Sie z.B. ein Feld mit dem Namen Preis erstellen, können Sie den Datentyp auf Zahl und die Eigenschaft Format auf Währung einstellen. Wenn Sie dann 1234,56 eingeben, wird die Zahl z.B. als 1.234,56 DM angezeigt.
Sie können ein vordefiniertes Format verwenden oder ein benutzerdefiniertes Format mit Hilfe von Formatierungssymbolen erstellen.
Die Eigenschaft Format wirkt sich nur darauf aus, wie die Daten angezeigt werden, aber nicht darauf, wie sie gespeichert werden.

ØDezimalstellen Sie können die Eigenschaft verwenden, um die Anzahl an Dezimalstellen anzugeben, die Microsoft Access zur Darstellung von Zahlen verwenden soll.

ØEingabe erford. Mit der Eigenschaft können Sie angeben, ob ein Wert in einem Feld erforderlich ist oder nicht. Ist diese Eigenschaft auf Ja eingestellt, so müssen Sie bei der Eingabe von Daten in einem Datensatz einen Wert in dem Feld eingeben, wobei der Wert ungleich Null sein muss. Sie möchten z.B. sicherstellen, dass ein Feld Nachname in jedem Datensatz einen Wert enthält.

ØLeere Zeichenf. Mit der Eigenschaft können Sie angeben, ob eine leere Zeichenfolge einen gültigen Eintrag in einem Feld darstellt. Die Eigenschaft gilt nur für Felder vom Typ Text, Memo und Hyperlink in Tabellen.

ØIndiziert Sie können die Eigenschaft verwenden, um einen Einzelfeld-Index einzustellen. Ein Index beschleunigt Abfragen auf den indizierten Feldern sowie Sortier- und Gruppieroperationen. Suchen Sie z.B. nach einem bestimmten Angestelltennamen in einem Feld namens Nachname, so können Sie einen Index für dieses Feld erstellen. Voreingestellt ist Nein.

Dies sind die wichtigsten Eigenschaften. Sollten Sie in einer der nächsten Übungen eine andere Eigenschaft ändern müssen, so wird sie vorher genau beschrieben. Weitere Informationen zu den Feldeigenschaften finden Sie in der Online-Hilfe von Access.


Übung 2.6

¨Die Eigenschaften für das Feld ‚Name’ ändern Sie folgendermassen in dem Sie in das Feld und danach auf den Auswahlpfeil klicken. Wählen Sie aus der Liste ‚Ja’, damit dieses Feld auf jeden Fall einen Wert erhält

¨Ändern Sie die Datentypen der anderen Felder wie abgebildet

 

 

 

 

 

 

¨Klicken Sie als nächstes in den Feldnamen ‚Zeit’ und ändern dort die Eigenschaft ‚Eingabeformat’ wie abgebildet. Durch dieses Format können Sie die Zeit in Stunden und Minuten ohne Doppelpunkt eingeben (6135 ergibt 61:35)

¨Ein Klick in den Feldnamen ‚Erscheinungsdatum’ öffnet dessen Eigenschaften. Nehmen Sie die folgenden Änderungen vor.
Die Feldgrösse können Sie auf den Wert ‚4’ setzen, da die Jahreszahl in jedem Fall maximal vierstellig eingegeben wird.
Mit dem Eingabeformat legen Sie fest, dass Zahlen vierstellig eingegeben werden müssen.
Die Gültigkeitsregel besagt, dass der eingegebene Wert grösser als 1900 und kleiner als 2500 sein muss. Geben Sie Text oder einen ungültigen Wert ein, erscheint eine Fehlermeldung mit dem Text, den Sie unter Gültigkeitsmeldung eingegeben haben

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen den Befehl über das Menu ANSICHT►DATENBLATTANSICHT

¨Es erscheint das folgende Dialogfenster

 

 

 

 

 

 

¨Ein Klick auf lässt wieder Ihre Tabelle auf dem Bildschirm erscheinen

Sie können die Feldeigenschaften in der Tabelle jederzeit ändern. Sie müssen jedoch beachten, dass einige der Eigenschaften Ihre Daten verändern. Überlegen Sie sich deshalb vor der eigentlichen Dateneingabe, wie Sie die einzelnen Eigenschaften setzen möchten. In der Online-Hilfe von Access werden alle Eigenschaften ausführlich beschrieben. Bei manchen Eingaben stehen Ihnen auch Assistenten zur Seite, diese müssen Sie jedoch, je nachdem wie Sie Access installiert haben, noch nachinstallieren. Aber ausser einem Klick auf oder wird Ihnen auch hier die ganze Arbeit abgenommen.

Für den ECDL müssen Sie nicht alles über die Feldeigenschaften wissen. Hier sollte nur einmal gezeigt werden, wie Sie sich die Arbeit mit Access einfacher gestalten können und Falscheingaben von vorneherein vermeiden.

Tabelle mit Daten füllen

Aber nun können Sie nach der ganzen Vorarbeit endlich Daten in Ihre Tabelle eingeben.

Übung 2.7

¨Geben Sie die Daten wie in der folgenden Abbildung ein

¨Das Kästchen im Feld ‚Live’ aktivieren Sie durch Drücken der Leer-Taste


Passen Sie die Breiten der Spalten an deren Inhalt an. Setzen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der Spalte, deren Breite Sie ändern möchten. Es erscheint an dieser Stelle ein kleiner Doppelpfeil mit einer senkrechten Linie. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Spalte grösser oder kleiner. Wenn Sie Access die Breite optimal ausrichten lassen möchten, klicken Sie einfach doppelt, sobald sich der Mauszeiger verwandelt hat. Sie finden den Befehl natürlich auch im Menu FORMAT►SPALTENBREITE

 

 

 

 

¨Die Tabelle ist so übersichtlicher und lässt sich auch besser bearbeiten, da Sie nicht immer mit den Bildlaufleisten scrollen müssen. Sollten Sie Text eingeben, der breiter als die Spalte ist und demnach nicht komplett dargestellt wird, ändern Sie die Breite entsprechend ab

¨Ihre Tabelle sollte nun so aussehen

Datenbankindex

Wenn Sie in einem Buch einen bestimmten Begriff suchen, blättern Sie nicht das gesamte Buch durch, um ihn zu finden. Diese Art der Suche ist zu Zeitraubend. Es ist besser, Sie schlagen hinten im Buch nach, denn dort finden Sie einen Index mit den wichtigen Begriffen. Hinter dem gesuchten Begriff steht eine Seitenzahl, die Sie dann nur noch aufschlagen müssen.

Ein Datenverarbeitungssystem wie Access findet natürlich auch ohne Index bestimmte Daten. Ein von Ihnen erstellter Datenbankindex beschleunigt eine Suche, besonders wenn Sie mehrere tausend Datensätze erfasst haben.

In der nächsten Übung werden Sie den Index ‚Suchen’ für die Felder ‚CD-Nr’, ‚Name’ und ‚Titel’ erstellen.


Übung 2.8

¨Öffnen Sie Ihre Tabelle durch Klick auf das Symbol oder über das Menu ANSICHT►ENTWURFSANSICHT in dieser Ansicht

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu ANSICHT►INDIZES. Es öffnet sich das folgende Fenster

¨Klicken Sie in das erste leere Feld und geben dort als Indexnamen ‚Suchen’ ein. Wählen Sie in der Liste unter Feldname ‚CD-Nr’ aus. Wiederholen Sie den Schritt für den Feldnamen in den nächsten zwei Feldern wie unten abgebildet. Sie brauchen hier keinen Indexnamen mehr eingeben

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Wechseln Sie durch Klick auf das Symbol wieder in die Datenblattansicht

¨Speichern Sie die Tabelle mit Ihrem Index aus mehreren Feldern.

 

Dies ist erst einmal das

Ende von Kapitel 2