Kapitel 9

Arbeiten mit Outlook 2000

Outlook bietet ja nicht nur die Möglichkeit, E-Mail Nachrichten zu verschicken. Dafür müssen Sie kein Programm kaufen sondern können das kostenlos mitgelieferte Outlook Express oder ein Programm eines anderen Herstellers verwenden. Outlook bietet Ihnen noch eine ganze Reihe anderer Komponenten, die in den folgenden Kapiteln behandelt werden sollen.

Der Kalender

Wenn Sie in der Outlook-Leiste auf das Symbol klicken, wird Ihr Kalender geöffnet.

Es wird immer der aktuelle Tag angezeigt. Haben Sie einen anderen Tag ausgewählt und möchten wieder zum Heutigen wechseln, klicken Sie einfach auf . In der Symbolleiste finden Sie die Symbole für die verschiedenen Ansichten. Sie können sich über das Symbol nur einen einzelnen Tag anzeigen lassen. Das ist praktisch, wenn Sie täglich viele Termine verwalten müssen. Eine ganze Woche ohne Samstag und Sonntag zeigt dieses Symbol und für eine Anzeige mit den Wochenenden klicken Sie auf . Die komplette Monatsübersicht verbirgt sich hinter .

Im rechten Teil des Fensters befindet sich eine Monatsübersicht, in der Sie schnell zwei Monate überblicken lassen. Darunter sehen Sie den Bereich mit den erledigten und noch zu erledigenden Aufgaben. Die Ansicht des Aufgabenbereichs lässt sich über das Menu noch anpassen.

Termine

Mit dem Kalender verwalten Sie Ihre Termine. Er ist im Grunde genommen nichts anderes als ein Taschenkalender, in den Sie die Termine eingeben. Im elektronischen Kalender lassen sich aber gleich ganze Terminserien eingeben, Termine können automatisch wiederholt werden und nicht zu vergessen, Outlook erinnert Sie an einen Termin, so dass Sie diesen nicht verpassen (Ihr Computer sollte dazu allerdings eingeschaltet sein).

Neuer Termin

Um einen neuen Termin zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Klicken Sie auf das Symbol und es öffnet sich dieses neue Fenster.

Alternativ können Sie auch einen Tag im Kalender doppelt anklicken oder den Befehl im Kontextmenu bzw. im Menu . Wenn Sie sich nicht in der Tagesansicht befinden, wird durch den Doppelklick kein Termin sondern ein neues Ereignis erstellt. Der Unterschied besteht darin, das ein Ereignis ganztägig und ein Termin nur eine bestimmte Zeit andauert. Ein Ereignis lässt sich aber schnell im Fenster durch entfernen des Häkchens in einen Termin umwandeln.

Übung 9.1

Öffnen Sie das Fenster für einen neuen Termin

Geben Sie einen Betreff ein

Geben Sie einen Ort ein

Legen Sie einen Zeitraum fest ,

Lassen Sie sich einen Tag vorher erinnern

Wenn Sie möchten, können Sie sich zusätzlich auch durch einen Sound erinnern lassen. Ein Klick auf öffnet das entsprechende Dialogfenster

Die Zeitspanne soll so angezeigt werden

Zusätzliche Informationen können Sie im unteren Feld noch eingeben

Klicken Sie auf

Im rechten Bereich wird in der Monatsübersicht der Tag mit dem Termin fett dargestellt und wenn Sie den Tag anklicken, erscheint der Termin in Ihrem Kalender. Die Art der Zeitspanne wird farbig dargestellt. Wenn Sie einen Termin rechts anklicken, lässt sich das einfach über das Kontextmenu wieder ändern.

Wenn Sie versuchen, einen weiteren Termin einzugeben, der sich mit einem vorhanden überschneidet, werden Sie von Outlook darauf aufmerksam gemacht . Das ist sinnvoll und passiert ja auch nicht in Ihrem Taschenkalender.

Übung 9.2

Erstellen Sie jetzt einen ganztägigen Termin (Ereignis) in der gleichen Woche

Beachten Sie, dass sich keine Uhrzeit mehr einstellen lässt

Da Sie nicht genau wissen, ob Sie an dem Termin teilnehmen müssen, wählen Sie

Speichern Sie den Termin

Dieser Termin erscheint ohne Zeitangabe, da Sie ja ganztägig gewählt haben.

Termin ändern

Mit einem Doppelklick öffnen Sie einen Termin wieder und können noch Änderungen vornehmen. Sollten Sie sich nur im Datum geirrt haben, lässt sich der Termin schnell mit der Maus per Drag + Drop verschieben oder mit Hilfe der Strg-Taste auch kopieren.

Termin weiterleiten

Über das Kontextmenu oder über das Menu können Sie einen Termin an andere Personen . Diese erhalten dann eine E-Mail mit dem Termin in der Anlage.

Teilnehmer einladen

Wenn Sie möchten, dass andere Personen ebenfalls an dem Termin teilnehmen sollen, müssen Sie diese einladen. Dadurch lässt sich beim Empfänger der Termin auch sofort in den Kalender übernehmen. Die eingeladenen Teilnehmer sagen den Termin dann entweder ab oder zu. In jedem Fall bekommen Sie eine Rückmeldung, um den Termin eventuell zu verschieben. Ein Termin wird dann eine Besprechung.

Übung 9.3

Geben Sie in der Woche der anderen Termine einen neuen ein

Klicken Sie auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu

Es erscheint die Zeile, in der Sie die Kontakte auswählen können. Die gelbe Informationszeile sollten Sie auch immer beachten. Klicken Sie also auf und wählen die entsprechenden Teilnehmer aus

Jetzt klicken Sie auf um die Mail zu übermitteln. Sollten Sie die Einladung doch nicht verschicken wollen, dann klicken Sie einfach auf

Das Sie zu diesem Termin eingeladen haben, erkennen Sie im Kalender am Symbol und wenn Sie den Termin öffnen an der gelben Leiste . Im Ordner erscheint die Mail ebenfalls

Nun liegt es an den anderen Teilnehmern, was sich weiter tut. Dort kommt die Nachricht an und wird per Doppelklick geöffnet.

In der gelben Leiste sehen Sie wieder die anforderten Informationen. Ein Klick auf öffnet den Kalender mit dem eingetragenen Termin. Dieser ist farblich noch als ‚unter Vorbehalt’ eingetragen. Um den Termin zuzusagen, klickt man ihn mit der rechten Maustaste an und wählt den entsprechenden Befehl. Das folgende Dialogfenster kann man so bestätigen oder man kann auch noch Bemerkungen hinzufügen.

Die Farbe des Termin ändert sich auf gebucht und die gelbe Leiste in der Nachricht erhält einen neuen Text .

Der eingeladene Teilnehmer kann den Termin natürlich auch absagen. Dazu muss er lediglich in der geöffneten Nachricht auf das entsprechende Symbol klicken.

Übung 9.4

Öffnen Sie den Termin zu dem Sie eingeladen haben

Je nachdem, wie Outlook eingestellt ist, müssen Sie die Mails noch erst abholen und öffnen, bevor die Antworten im Termin erscheinen

Die gelbe Leiste informiert Sie wieder

Teilnehmerverfügbarkeit

Wenn Sie viele Teilnehmer zu einem Meeting eingeladen haben, sehen Sie diese ja nur in der Zeile . Das ist nicht gerade übersichtlich und ausserdem ist nicht ersichtlich, welche der Teilnehmer zu- oder abgesagt bzw. unter Vorbehalt geantwortet hat. Wenn Sie das Register anklicken, ändert sich der Inhalt des Fensters.

Hier werden alle Teilnehmer mit ihrem Status angezeigt. Wenn zu viele abgesagt haben, können Sie noch weitere einladen. Ändern Sie die Ansicht einmal in .

Hier sehen Sie die Startzeit und ebenfalls die Verfügbarkeiten der anderen Teilnehmer. So könnten Sie den Termin auch ohne weiteresverschieben. Mit können Sie die Darstellung anpassen und mit zum vorherigen und mit zum nächstmöglichen freien Termin wechseln.

Übung 9.5

Verschieben Sie den erstellten Termin zwei Stunden nach hinten. Das lässt über die Listen, die Symbole oder das Verschieben der Start- und Endlinie erledigen

Sie den Termin wieder

Senden Sie den neuen Termin an die anderen Teilnehmer

Die anderen Teilnehmer erhalten nun einen aktualisierten Termin der dann hoffentlich deren Zustimmung findet. Das können Sie ja dann wieder per Mail in Ihrem Termin feststellen .

Möchten Sie einem Teilnehmer nur über einen Termin informieren und nicht direkt einladen, dann klicken Sie im Menu auf . Es öffnet sich das Fenster für eine neue Nachricht und Sie verschicken den Termin per Mail. Der Empfänger kann den Termin öffnen und durch Speichern in seinen Kalender übernehmen.

Termin absagen

Wenn der von Ihnen erstellte Termin bzw. die Besprechung ausfällt, löschen Sie den Termin nicht nur sondern müssen auch den anderen Teilnehmern Bescheid geben. Den Befehl finden Sie im Menu .

Übung 9.6

Öffnen Sie den Termin zu dem Sie die anderen Teilnehmer eingeladen haben

Sagen Sie die Besprechung ab

Sie sollten die Teilnehmer natürlich mit Hilfe des Dialogfensters auch benachrichtigen

Die gelbe Leiste gibt wieder die Informationen aus

Klicken Sie also noch auf

Der Termin wird in Ihrem Kalender gelöscht und die anderen Teilnehmer erhalten eine Nachricht. Wird diese geöffnet, sieht man und der Teilnehmer kann durch Klick auf die Besprechung aus seinem Kalender entfernen.

Terminserie

Wenn Sie z.B. jeden Morgen eine Besprechung zum Betriebsablauf abhalten, müssen Sie den Termin nicht jedes Mal neu eingeben sondern erstellen einen Termin, der sich automatisch wiederholt.

Übung 9.7

Erstellen Sie einen neuen Termin

Klicken Sie auf oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu

Das Dialogfenster ist eigentlich selbsterklärend und ändert sich, je nachdem welche Option Sie ausgewählt haben

Nachdem Sie die Einstellungen bestätigt haben, können Sie noch die restlichen beschreibenden Informationen hinzufügen. Das es sich um eine Serie handelt, wird Ihnen hier ebenfalls angezeigt.

Dann noch den Termin

Terminserie bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten zum Bearbeiten einer Serie. Sie können die gesamte Serie bearbeiten (wenn z.B. die Besprechung zu einer anderen Zeit stattfinden soll) oder aber Sie ändern nur einen Termin aus der Serie (wenn sich einmalig die Zeit ändert).

Per Rechtsklick auf irgendeinen der Termine und Klick auf öffnen Sie automatisch die Serie. Doppelklicken Sie den Termin, den Sie verändern möchten und es öffnet sich ein Dialogfenster. Wenn man mit der Standardeinstellung bestätigt, wird nur der markierte Termin aus der Serie zum Bearbeiten geöffnet. Hier lässt sich nun die Zeit ändern.

 

 

Kategorien

Sie haben die Möglichkeit, die Termine und Besprechungen in Kategorien einzuordnen. Später können Sie dann mit Hilfe dieser Kategorien Daten suchen, sortieren und ausdrucken.

Übung 9.8

Öffnen Sie den Serientermin als Serie

Weisen Sie ihm durch Klick auf die markierte Kategorie zu

Sie den Termin und öffnen einen anderen (nicht aus der Serie)

Sie können einem Termin auch mehrere Kategorien zuweisen und anschliessend

Wenn Sie im Terminfenster das Häkchen setzen, gilt dieser Termin als privat und wird bei anderen Personen, die die entsprechenden Zugriffsrechte haben, ausgeblendet. Wenn Ihnen die vorgegebenen Kategorien nicht ausreichen oder es ist nicht die passende dabei, dann erstellen Sie sich Ihre eigenen.

Übung 9.9

Klicken Sie auf und im Dialogfenster auf

Geben Sie oben im Feld den Namen der Kategorie ein und klicken auf

Bestätigen Sie das Dialogfenster und nun kann die neue Kategorie gewählt werden

Allgemeine Einstellungen

Das Verhalten des Kalenders sowie einige Grundeinstellungen können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Im Menu finden Sie den Befehl . Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie im Bereich den Standardwert für die Erinnerungsfunktion anpassen können.

Wenn Sie auf klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn Sie im Einzelhandel arbeiten, können Sie den Samstag mit zur Arbeitswoche hinzufügen, den ersten Wochentag festlegen und Einstellungen zur ersten Woche des Jahres vornehmen. Weiterhin lässt sich die tägliche Arbeitszeit festlegen, damit Sie bei der Terminplanung auch die richtigen Zeiten angezeigt bekommen.

Wenn Sie mit Kalenderwochen arbeiten, ist es sinnvoll, das Häkchen zu setzen. Möchten Sie die Besprechungsanfragen mit iCalender versenden, finden Sie hier die Einstellung. Des weiteren lässt sich die Hintergrundfarbe für die Tages- und Wochenanzeige anpassen. Wenn Sie die Termine für andere Personen mit verwalten, kann ein Server angegeben werden, an den die freien und gebuchten Zeiten übermittelt werden. Diese Zeiten stehen dann zur Verfügung und Überschneidungen können vermieden werden. Das Thema wird weiter unten noch behandelt.

Arbeiten Sie mit Kollegen im Ausland mit einer anderen Zeitzone und anderen Feiertagen, finden Sie hinter den Schaltflächen die entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten.

Das Erscheinungsbild des Kalenders lässt sich mit Hilfe des Kontextmenus anpassen. Klickt man mit der rechten Maustaste in den Kalender (nicht auf einen Termin), dann lässt sich der Befehl wählen. In diesem Dialogfenster können Sie den verschiedenen Elementen des Kalender eine andere Schriftart und –grad zuweisen. Auch die Skalierung der Zeitachse können Sie nach Ihren Wünschen anpassen. Die einzelnen Punkte sind eigentlich selbsterklärend. Probieren Sie die Einstellungen einfach einmal aus – obwohl die Standardeinstellungen so in Ordnung sind. Die Zeitskala lässt sich übrigens schneller per Rechtsklick auf die Zeitachse anpassen. Wenn ein Termin ausserhalb des sichtbaren Bereichs liegt, zeigen Ihnen die Symbole und am rechten Rand der Zeitskala an, dass noch ein Termin vorhanden ist.

Verschiedene Ansichten

Im Menu können Sie die Liste öffnen, um die Anzeige gefiltert auszugeben. Um z: B. alle Elemente nach Kategorien gefiltert anzuzeigen, wählen Sie einfach den entsprechenden Befehl aus der Liste.

Durch einen Klick auf können Sie die einzelnen Punkte auch erweitern. Mit so einer Aufstellung erhalten Sie einen viel besseren Überblick über Ihre Termine.

Wenn Sie die aktuelle Ansicht noch anpassen möchten, wählen Sie den Befehl und Sie erhalten das folgendeDialogfenster. Es lassen sich hier die Spalten und deren Reihenfolge auswählen. Sie haben die Möglichkeit festzulegen, wie die Elemente gruppiert, also zusammengefasst werden sollen. Innerhalb einer Gruppierung können Sie noch weitere Untergruppierungen und deren Sortierung festlegen. Für einen besseren Überblick sorgt die Sortierung der Elemente. So lassen sich neue oder alte Elemente z. B. gleich oben auflisten. Und wenn die Liste sehr umfangreich ist, filtern Sie die Daten, die Sie benötigen, in diesem Dialogfenster aus.

Die einzelnen Punkte in diesem Fenster sind selbsterklärend – probieren Sie einfach mal einige der Filter aus.

Verpasster Termin

Outlook erinnert Sie natürlich nicht nur an Termine die Sie eingetragen oder zugesagt haben, sondern Sie erhalten auch eine Mitteilung, wenn Sie einen Termin verpasst haben. Das kann
z. B. durch Krankheit passiert sein oder, wenn Sie einen jährlichen Termin für einen Geburtstag angelegt haben und dieser auf einen nicht Arbeitstag fällt.

Frei / Gebucht

Wenn Sie eine Besprechung planen, wäre es natürlich praktisch, wenn Sie sofort in der ersehen können, ob die eingeladenen Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt auch verfügbar sind. Wenn jeder Teilnehmer seine Zeiten im Netzwerk zur Verfügung stellt, lässt sich dies immer leicht überprüfen. Dazu müssen Sie allerdings einige Vorbereitungen treffen – aber keine Angst, Sie führen diese Schritte nur einmal durch und benötigen auch keine weitere Software, außer dem WebPublishing Assistenten von Microsoft, sofern Sie dies nur im internen Netzwerk realisieren möchten. Den Assistenten können Sie sich kostenlos aus dem Internet per Download übertragen. Suchen Sie nach der 445Kb großen Datei . Das Programm muss nur installiert werden, weitere Einstellungen sind nicht nötig.

Freigabe einrichten

Zuerst einmal müssen Sie einen Ordner erstellen und diesen für alle mit Schreib- und Leserechten freigeben (fragen Sie gegebenenfalls Ihren Administrator, meist kann auch nur dieser das erledigen). Der Ordner muss nicht zwingend auf einem Server liegen, es muss aber sichergestellt sein, das der Computer entweder immer eingeschaltet ist oder aber als erster gestartet und als letzter heruntergefahren wird.

Richtet man den Ordner zusätzlich noch versteckt ein, verhindert man somit ein versehentliches löschen durch einen Benutzer und damit den Verlust dieser Daten. Auch sollte dieser Ordner mit in das Backup einbezogen werden (auch das sind wieder Aufgaben für den Administrator). Der Pfad zum Ordner könnte dann so aussehen: \\server2003\transfer\time.

Outlook einrichten

Öffnen Sie unter Outlook über das Menu das Dialogfenster und klicken dort auf und . Geben Sie die Daten für die URL wie abgebildet ein (Sie müssen natürlich den Pfad zu Ihrem Ordner anpassen und auch den Namen der Datei können Sie frei wählen). Wichtig ist nur die Dateiendung .vfb, diese dürfen Sie nicht vergessen. Bestätigen Sie die einzelnen Fenster und führen diese Aktion auf jedem Rechner durch (natürlich immer mit anderen Dateinamen aber immer mit der gleichen Endung).

Kontakte einrichten

Sie werden ja bereits für jeden Teilnehmer im Netzwerk einen Kontakt angelegt haben. Öffnen Sie den ersten Kontakt, denn Sie müssen nun noch zusätzliche Informationen eingeben. Im Register müssen Sie hier das Häkchen setzen. Wechseln Sie jetzt in das Register und geben den Pfad zur Datei ein .

Wiederholen Sie die Schritte für alle Teilnehmer in Ihrem Adressbuch. Da Sie diese Schritte auf jedem einzelnen Computer durchführen müssen, legen Sie die Kontakte am besten erst auf einem Rechner an und verschicken die Daten dann als vCard an die anderen Teilnehmer im Netzwerk.

VCard weiterleiten

Klicken Sie einen Kontakt mit der rechten Maustaste an und wählen den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenu. Schicken Sie die Nachricht an alle Teilnehmer und wiederholen die Schritte für alle anderen Kontakte. Die Empfänger können die Datei an ihrem Rechner öffnen und in den Kontakten abspeichern. Achten Sie darauf, dass und die Pfade richtig eingetragen sind. Wurden die Einstellungen nicht mit übernommen, müssen Sie sie von Hand noch nachtragen.

Frei / Gebucht Zeiten senden

Öffnen Sie den und klicken im Menu auf und . Das Dialogfenster bestätigen Sie und wenn Sie nun den frei gegebenen Ordner öffnen, sollte die entsprechende Datei dort erscheinen. Haben Sie eine Meldung erhalten, dass der Ordner nicht gefunden wurde oder Sie nicht im Besitz der entsprechenden Rechte sind, überprüfen Sie noch einmal Ihre Einstellungen bzw. sprechen mit Ihrem Systemadministrator.

Teilnehmerverfügbarkeit testen

Wenn Sie jetzt einen neuen Besprechungstermin erstellen, können Sie, bevor Sie die Teilnehmer einladen, deren Verfügbarkeit überprüfen und den Termin gegebenenfalls verschieben, falls benötigte Teilnehmer keine Zeit haben.

Übung 9.10

Erstellen Sie einen 2 Stunden Termin (oder lassen ihn erstellen) an einem Rechner eines anderen Teilnehmers

Senden Sie die

Erstellen Sie jetzt eine Besprechung an Ihrem Rechner, der eine halbe Stunde nach dem gerade auf dem anderen Rechner erstellten beginnt. Tragen Sie in das Feld den Namen des Teilnehmers für den oben erstellten Termin ein

Öffnen Sie das Register und Sie sehen sofort, dass der benötigte Teilnehmer keine Zeit für den Termin hat

Klicken Sie auf um den nächsten freien Zeitblock anzuzeigen, an dem dann alle Teilnehmer erscheinen könnten

Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, Sie die Anfrage und warten auf die Antwort des Teilnehmers

Sie sehen, der elektronische Terminplaner hat schon Vorteile gegenüber dem Papierkalender. Ausspielen können Sie die Vorteile nach diesen Übungen allemal.

Sie wissen nun, wie Sie Termine erstellen und verwalten können. Etwas gewöhnungsbedürftig sind die Bezeichnungen, die Outlook verwendet. Sie erstellen immer Termine und machen durch Einladungen daraus eine Besprechung. Ein ganztägiger Termin ist ein Ereignis und wenn sich eines dieser Elemente automatisch wiederholt, handelt es sich um eine Serie.

 

Bei der Terminverwaltung wünscht Ihnen

Kapitel 9 viel Spass