Kapitel 7

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Internet Explorer 6 / Outlook 2000

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Bearbeiten von E-Mails

Outlook 2000 bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten, als nur das Empfangen und Versenden von Mails. Sie können empfangene Mails direkt beantworten oder an andere Personen weiterleiten. Ausserdem hilft Ihnen das Adressbuch, Ihre Kontakte zu erfassen und zu verwalten, so dass Sie sich nicht alle E-Mail-Adressen merken müssen. Wenn Sie mit mehreren Personen an einem Projekt arbeiten, können Sie diese zu einer Gruppe zusammenfassen und eine Mail direkt an alle Personen dieser Gruppe schicken.

E-Mail weiterleiten

Sie können eine empfangene E-Mail an andere Personen weiterleiten. Markieren Sie die entsprechende Mail durch Klick und wählen den Befehl aus dem Menu AKTIONEN►WEITERLEITEN oder klicken Sie auf das Symbol . Sie können den Vorgang auch ausführen, wenn Sie die Nachricht geöffnet haben. Den Befehl finden Sie auch durch Rechtsklick auf die Nachricht im Kontextmenu. Es wird automatisch das Fenster ‚Neue Nachricht’ geöffnet. Es enthält allerdings in diesem Fall schon eine ausgefüllte Betreff-Zeile und den Originaltext. Sie müssen jetzt nur noch eine Adresse eingeben und können die Mail versenden. Wenn Sie noch Text oder einen Kommentar hinzufügen möchten, geben Sie diesen über dem Originaltext ein. Das Kürzel vor dem Betreff bedeutet, dass es sich um eine weitergeleitete Nachricht handelt. Nach dem Versenden erscheint das Symbol in der Nachrichtenliste.

Möchten Sie lieber englische Begriffe beim Weiterleiten und Antworten in die Kopfzeile des automatisch hinzugefügten Textes nutzen, dann müssen Sie über das Menu EXTRAS die Optionen auf rufen und im Register auf klicken. Im folgenden Dialogfenster können Sie anschliessend die beiden Häkchen setzen . In diesem Kapitel bleiben Sie aber bei der deutschen Schreibweise.

E-Mail beantworten

Wenn Sie eine Mail erhalten, werden Sie diese in der Regel auch beantworten, es sei denn, sie enthielt nur Informationen zur Kenntnisnahme. Da Sie eine Mail an mehrere Personen gleichzeitig versenden können, ist es andersherum natürlich auch möglich, das Sie eine Mail erhalten, die auch andere Personen bekommen haben. Sie haben nun zwei verschiedene Möglichkeiten, diese Mails zu beantworten.

Antwort an Verfasser

Dies ist die Option, die Sie wohl am häufigsten verwenden werden. Markieren Sie die Mail, die Sie beantworten möchten und klicken anschliessend auf das Symbol , wählen den Befehl aus dem Menu AKTIONEN►ANTWORTEN oder aus dem Kontextmenu. Es wird wieder das Fenster zum Verfassen von Mails geöffnet. Die Adresse ist diesmal schon eingetragen da Sie ja dem Absender der Nachricht antworten.

An dem Kürzel in der Betreffzeile erkennen Sie, dass es sich um eine Antwort auf eine Mail handelt. Geben Sie, wenn gewünscht, Ihren Text am Anfang der Nachricht ein und versenden die Nachricht zum Schluss. In der Nachrichtenliste wird dies dann mit dem Symbol gekennzeichnet.

Standardmäßig wird der Originaltext immer am Ende der Nachricht eingefügt. Sie haben auch hier wieder diverse Einstellmöglichkeiten, die Sie im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register nach einem Klick auf finden. Der Text lässt sich einrücken oder, was auch sehr häufig genutzt wird, mit einem vorangestellten Präfix versehen. Dieses Zeichen, können Sie im unteren Bereich dann eingeben. Die kleinen Vorschausymbole zeigen immer sofort das Ergebnis Ihrer Einstellungen an.

Antwort an alle

Wenn Sie allen Personen, die die Mail erhalten haben, antworten möchten, klicken Sie auf das Symbol , wählen den Befehl aus dem Menu AKTIONEN►ALLEN ANTWORTEN oder aus dem Kontextmenu. In der Adresszeile stehen nun alle Personen, die die ursprüngliche E-Mail erhalten haben.

Adressbuch

Damit Sie sich nicht alle E-Mail-Adressen der Personen, zu denen Sie auf elektronischem Wege Kontakt haben, merken müssen, bietet Ihnen Outlook 2000 ein umfangreiches Adressbuch an. Hier können Sie alle Informationen die wichtig, und auch die weniger wichtigen, eintragen. Sie öffnen das Adressbuch über das Menu EXTRAS►ADRESSBUCH oder durch Klick auf das Symbol .

Alle Einträge werden Ihnen im unteren Bereich aufgelistet. Durch Klick auf die Spaltenköpfe können Sie auch hier auf- bzw. absteigend sortieren.

Neuer Kontakt

Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein weiteres Menu, aus dem Sie den gewünschten Befehl durch Klick auswählen. Um eine neue Person (Kontakt) aufzunehmen, klicken Sie auf den entsprechenden Befehl und ein Fenster zur Eingabe der persönlichen Daten wird geöffnet. Die Befehle finden Sie natürlich auch im Menu DATEI.

Es stehen Ihnen insgesamt sieben verschiedene Register zur Verfügung. Hier können Sie allgemeine, geschäftliche und auch persönliche Daten zu einer Person erfassen.

Wenn Sie einen neuen Kontakt erfassen möchten, geben Sie den Vor- und Nachnamen und die E-Mail-Adresse im Register ein. Der Eintrag im Listenfeld ‚Anzeige’ erscheint automatisch. Über den Listenpfeil können Sie noch das Darstellungsformat ändern.

Im Feld ‚Rufname’ geben Sie einen sogenannten Alias ein. Sie müssen dann später in das An: Feld nur diesen Alias eingeben und sparen sich somit die Eingabe der kompletten E-Mail-Adresse. Da E-Mails die mit dem HTML-Format erstellt wurden unter Umständen auch Viren enthalten können, lässt sich hier festlegen, dass an diese Adresse nur Nachrichten im Text-Format gesendet werden können (wenn die Person Sie darauf hinweist, vermeiden Sie Darstellungsfehler beim Empfänger).

Ein Klick auf fügt die E-Mail Adresse dem Kontakt hinzu. Sie können noch andere Adressen eingeben und in den anderen Registern weitere Informationen erfassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf . Der neue Kontakt erscheint im Adressbuch.

Kontakt bearbeiten

Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten, also Informationen hinzufügen oder ändern möchten, markieren Sie ihn und wählen aus dem Kontextmenu oder aus dem Menu DATEI den Befehl EIGENSCHAFTEN. Alternativ können Sie den Kontakt auch Doppelklicken oder Sie nutzen das Symbol . Das Dialogfenster enthält nun ein zusätzliches Register in dem Sie aber keine Änderungen vornehmen können.

Kontakt löschen

Markieren Sie wieder den entsprechenden Kontakt und wählen den Befehl LÖSCHEN aus dem Menu DATEI oder aus dem Kontextmenu. Alternativ können Sie auch die Entf-Taste drücken oder Sie klicken auf das Symbol .

Kontakt automatisch erstellen

Es gibt noch eine schnelle Möglichkeit, einen neuen Kontakt zu erstellen. Wenn Sie eine Mail von einer Person bekommen haben, die sich noch nicht in Ihrem Adressbuch befindet, können Sie diese schnell einfügen. Verschieben Sie in der Nachrichtenliste den Eintrag in den Ordner oder klicken Sie bei geöffneter Nachricht mit der rechten Maustaste in das ‚Von‑Feld’. Aus dem Kontextmenu wählen Sie dann den markierten Befehl.

Sie haben die Möglichkeit, Outlook 2000 so einzustellen, dass alle Empfänger einer beantworteten E-Mail automatisch in das Adressbuch übernommen werden. Gehen Sie hierzu in das Menu EXTRAS►OPTIONEN und klicken im Register auf . Im Fenster setzen Sie dann das Häkchen vor . In allen Fällen sollten Sie sich den neuen Eintrag im Adressbuch anschauen und eventuell vervollständigen.

Haben Sie den Eintrag den Kontakten hinzugefügt, sieht das Fenster etwas anders aus. Da Sie mit Outlook 2000 arbeiten und der Nachrichtenempfang und –versand nur ein Programmteil ist, sind die gebotenen Funktionen sehr umfangreich. Wenn Sie am rechten Rand auf das Symbol klicken, gelangen Sie aber wieder zum gewohnten Adressbuch. Die Einträge finden Sie allerdings immer in beiden Teilen des Programms.

Falls der Eintrag schon besteht, erhalten Sie beim speichern eine Meldung. Sie haben nun die Möglichkeit, mit den Daten einen neuen Kontakt zu erstellen oder den bereits vorhandenen zu aktualisieren.

Einträge sortieren

Zum auf- bzw. absteigenden Sortieren müssen Sie nur auf den entsprechenden Spaltenkopf klicken. Das kleine Dreieck zeigt die Sortiermethode an. Wenn Sie über das Menu ANSICHT►SORTIEREN NACH gehen, erscheint das folgende Untermenu.

Die Punkte zeigen an, auf welche Art momentan sortiert wird.

Empfänger aus Adressbuch einfügen

Öffnen Sie über das Symbol das Fenster ‚Neue Nachricht’. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche oder wählen den Befehl aus dem Menu EXTRAS►ADRESSBUCH. Es erscheint das folgende Dialogfenster.

Wählen Sie die Adresse aus der Liste den Kontakt und klicken anschliessend auf eine der Schaltflächen , oder , je nachdem, wer die Mail auf welche Weise erhalten soll. Die Einträge erscheinen dann in der jeweiligen Liste.

Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder und die Adressen wurden eingefügt.

Adresse schnell eingeben

Geben Sie in das ‚An-Feld’ den Namen oder den Alias ein. Outlook 2000 sucht im Adressbuch automatisch nach einem passenden Eintrag und zeigt Ihnen diesen direkt an.

Kontaktgruppen

Wenn Sie regelmässig mit mehreren Personen per E-Mail in Kontakt stehen und z.B. an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder Informationen austauschen, haben Sie die Möglichkeit, alle Adressen in das ‚An-Feld’ einzutragen. Auf die Dauer bedeutet dies aber eine Menge Tipparbeit. Fassen Sie also alle die Personen zu einer Kontaktgruppe zusammen.

Kontaktgruppe erstellen

Öffnen Sie das Adressbuch durch Klick auf oder über das Menu EXTRAS►ADRESSBUCH und wählen dort aus dem Menu DATEI►NEUE GRUPPE oder Sie klicken auf das Symbol und wählen den Befehl aus dem aufklappenden Menu.

Das Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Gruppe erscheint auf Ihrem Bildschirm.

Geben Sie der Gruppe einen Namen. Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche um die Personen auszuwählen, die zur Gruppe gehören sollen.

Sie können auch einen Namen und die E-Mail-Adresse im unteren bereich manuell erfassen. Dies ist praktisch, wenn Personen nur kurzfristig einer Gruppe angehören und Sie diese Personen nicht im Adressbuch aufnehmen möchten. Über die Schaltflächen können Sie neue Kontakte anlegen und vorhandene bearbeiten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, erscheint das Dialogfenster.

Wählen Sie aus der Liste die Namen aus und klicken auf die Schaltfläche .

Die Personen erscheinen dann als Mitglieder in der Liste.

Im Register können Sie noch weitere allgemeine Informationen zu der Gruppe erfassen.

Ein Klick auf schliesst das Fenster und die Mitglieder der Gruppe erscheinen im unteren Bereich des Fensters. Schliessen Sie auch diese Fenster durch Klick auf und Sie sehen die Gruppe in Ihrem Adressbuch.

Um schnell alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Namen und es wird Ihnen die Liste angezeigt.

Sie können aber im linken Fensterbereich den Ordner erweitern und dort auf klicken. Die Mitglieder der Gruppe werden dann rechts aufgelistet.

E-Mail an Gruppe versenden

Wenn Sie jetzt eine Mail an alle Mitglieder dieser Gruppe versenden möchten, geben Sie in das An-Feld lediglich den Namen der Gruppe ein . Wenn die Mail anschliessend noch im Postausgang liegt, weil Sie sie offline verfasst haben, sehen Sie dort alle Empfänger .

Sie können auch in einer Gruppe noch eine weitere Gruppe erstellen und ebenso kann eine Person auch Mitglied in verschiedenen Gruppen sein.

Mitglied aus einer Gruppe löschen

Wenn eine Person nicht mehr Mitglied der Gruppe ist, können Sie die Adresse aus der Gruppe löschen (die Adresse wird aber nicht in anderen Gruppen oder im Adressbuch gelöscht). Öffnen Sie das Adressbuch und doppelklicken die entsprechende Gruppe.

Es öffnet sich das Dialogfenster, dass Sie schon beim Erstellen der Gruppe gesehen haben. Markieren Sie die Person, die Sie aus der Gruppe löschen möchten und klicken anschliessend auf die Schaltfläche .

Visitenkarte

Sie können an jede E-Mail, die Sie versenden, eine Visitenkarte mit Ihren persönlichen Daten anhängen. Diese Daten könnten z.B. Ihre Berufsbezeichnung, Adresse und Telefonnummer sein.

Visitenkarte erstellen

Öffnen Sie das Adressbuch und legen einen neuen Kontakt mit Informationen zu Ihrer Person an. Rufen Sie in Outlook 2000 den Befehl EXTRAS►OPTIONEN auf und öffnen das Register . Klicken Sie hier auf . Im nächsten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche und danach auf .

Wählen Sie aus der Liste Ihren Namen aus und fügen ihn der Liste hinzu. Klicken Sie dann auf und bestätigen auch die restlichen Dialogfenster.

Wenn Sie jetzt eine Mail erstellen, wird automatisch die Visitenkarte mit den eingetragenen Daten mitgeschickt. Sie erkennen dies an dem Symbol im unteren Bereich des Fensters.

Visitenkarte deaktivieren

Wenn Sie einmal keine Visitenkarte mitschicken möchten, ist das kein Problem. Erstellen Sie die Mail wie gewohnt, öffnen dann das Menu DATEI und klicken einmal auf den Befehl LÖSCHEN. Alternativ können Sie auch auf das Symbol mit der rechten Maustaste klicken und aus dem Kontextmenu den Befehl ENTFERNEN wählen. Das Symbol wird ausgeblendet.

Visitenkarte manuell einfügen

Wenn Sie im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register keine Signatur gewählt haben, wird die Visitenkarte nicht mehr automatisch angehängt. Wenn Sie jedoch eine E-Mail erstellen und eine Visitenkarte einfügen möchten, wählen Sie den Befehl aus dem Menu EINFÜGEN►SIGNATUR oder klicken auf das Symbol .

Visitenkarte speichern

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Visitenkarte erhalten, lassen sich die Daten bequem Ihren Kontakten hinzufügen. Klicken Sie doppelt auf das Visitenkartensymbol oder wählen Sie den Befehl ÖFFNEN aus dem Kontextmenu. Da solche Anhänge Viren enthalten können, werden Sie durch ein Dialogfenster darauf hingewiesen und müssen es bestätigen. Da Sie die Karte öffnen möchten wählen Sie die entsprechende Option. Die Zusammenfassung der Informationen wird geöffnet und die übermittelten Daten sind bereits in den Registern eingetragen. Ein Klick auf übernimmt die Daten in das Adressbuch und Sie sparen sich die Arbeit der manuellen Erfassung.

Regeln für den Nachrichtenempfang

Im Laufe der Zeit werden Sie unter Umständen unerwünschte E-Mails erhalten. Meist sind dies Werbemails (Spam). Da dies Ihre Telefonrechnung belastet, bietet Ihnen Outlook 2000 Regeln an, nach denen Sie entscheiden können, welche Mails Sie erhalten möchten und welche nicht. Aber auch die normalen Nachrichten lassen sich mit diesen Regeln gleich in die gewünschten Ordner verschieben. Das spart Arbeit beim Organisieren der E-Mails.

Markieren Sie in der Nachrichtenliste die Mail, von dessen Absender Sie keine weiteren Mails mehr erhalten möchten. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu AKTIONEN oder aus dem Kontextmenu.Bestätigen Sie das folgendeDialogfenster mit Klick auf .

Klicken Sie also auf das Symbol oder nutzen den Befehl im Menu EXTRAS. Der obere Bereich des Fensters verändert sich. Klicken Sie jetzt auf .

Voreingestellt ist das Einfärben, also farbliche Markieren der von Ihnen gewählten E‑Mails. Sie können diese aber auch direkt in den Ordner verschieben lassen. Ein Klick auf und diese Nachrichten werden zwar vom Server auf Ihren Computer geladen, dann aber direkt in den gewählten Ordner verschoben. Das gleiche lässt sich auch für die nicht jugendfreien Nachrichten einstellen. Haben Sie vor, Änderungen an der Einstellung durchzuführen, schalten Sie die Funktion aus, ändern und schalten anschliessend wieder ein .

Jetzt können Sie den Befehl auswählen.

Blockierte Absender verwalten

Um die Liste der blockierten Absender zu bearbeiten, klicken Sie auf und danach auf . Im folgenden Dialogfenster klicken Sie den markierten Eintrag an. Unten im Fenster sehen Sie die dazugehörige Regel. Ein Klick auf zeigt Ihnen eine Liste der blockierten Absender. Diese können Sie löschen, bearbeiten oder auch neue hinzufügen. Möchten Sie Ausnahmelisten erstellen, markieren Sie die entsprechende Regel in der Liste.

Weitere Regeln

Sie können in Outlook 2000 Regeln erstellen, wie mit einer empfangenen E-Mail umgegangen werden soll. So können Mail von bestimmten Absendern direkt in einen von Ihnen bestimmten Ordner verschoben werden. Starten Sie noch einmal den Regel-Assistenten. Rufen Sie das Dialogfenster über das Menu EXTRAS►REGEL-ASSISTENT auf wenn der Organisationsbereich nicht mehr eingeblendet ist.

Die Einstellungen, die in den folgenden Dialogfenstern vorgenommen werden, bedeuten, dass alle E-Mails des Absenders ‚Torsten Lenneper’ automatisch in den Ordner ‚Meine Mails’ verschoben werden.

Klicken Sie zunächst einmal auf die Schaltfläche um das erste Fenster zu öffnen. Im oberen Bereich legen Sie zunächst einmal die Art der Regel fest. Wählen Sie die hier markierte und klicken auf .

Jetzt müssen Sie die passenden Bedingungen aussuchen. Wie Sie feststellen, lassen sich die Regeln fein gefiltert erstellen. Übernehmen Sie auch hier den markierten Eintrag und klicken auf .

Da Sie noch keine Angaben zur Bedingung gemacht haben, erscheint folgendes Dialogfenster.

Bestätigen Sie also durch Klick auf und klicken dann auf . Das Fenster kennen Sie bereits. Fügen Sie den Eintrag hinzu und bestätigen die Eingabe. Sie sehen nun das Ergebnis .

Nach sehen Sie dieses Fenster. Nehmen Sie die abgebildeten Einstellungen vor und weiter geht es mit.

Wenn Sie möchten, können Sie hier auch noch Ausnahmen der bisher erstellten Regel festlegen. In diesem Beispiel soll aber nichts geändert werden und Sie klicken auf .

Geben Sie der Regel im letzten Fenster noch einen Namen und, wenn Sie möchten, lassen Sie die Regel auch auf bereits vorhandene Nachrichten wirken.

Einmal auf und klicken und die Regel ist aktiv. Wenn Sie Nachrichten im Posteingang hatten, auf die die Regel angewandt wurde, schauen Sie sich einmal den Ordner an. Hier sollten sich dann Nachrichten befinden.

Wenn Sie eine Regel erstellt haben, und diese bis auf eine kleine Änderung übernehmen möchten, markieren Sie die Regel, von der Sie eine Kopie brauchen und klicken auf die gleichnamige Schaltfläche. Diese Regel können Sie jetzt markieren und anschliessend bearbeiten.

Wenn Sie später einmal neue Regeln erstellen oder vorhandene bearbeiten müssen, gehen Sie wieder in das Menu EXTRAS►REGEL-ASSISTENT.

Das sollte für diesen Kurs erst einmal genug an Informationen sein. Im Laufe der Zeit, wenn Sie sich viel mit E-Mails beschäftigen, werden Sie wahrscheinlich noch die eine oder andere Einstellung abändern oder hinzufügen.

Doch jetzt haben Sie erst einmal

Kapitel 7 geschafft