Kapitel 5

E-Mail mit Outlook 2000

Über ein Netzwerk können Sie Nachrichten mit anderen Benutzern austauschen. Diese elektronischen Briefe (E-Mail) erleichtern die Kommunikation und vielen Fällen, sind schnell und billiger als z.B. Telefonate. Um Nachrichten mit einer anderen Person auszutauschen, müssen Sie und auch der Empfänger direkt (Firmennetzwerk) oder indirekt (Internet) mit dem Netzwerk verbunden sein. Ausser einer Netzwerkkomponente benötigen Sie (und natürlich auch der Empfänger) eine eindeutige E-Mail-Adresse und einen sogenannten Internet-Serviceprovider (ISP). Die E-Mail-Adresse besteht normalerweise aus Ihrem Namen, der Domäne des ISP und der Länderkennung. Ihr Name wird vom Rest der Adresse durch das @-Zeichen getrennt (AltGr-Taste + Q drücken).

Ein Beispiel: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Des weiteren benötigen Sie eine Software, mit der Sie E-Mails verfassen und senden bzw. empfangen und lesen können. Die heutigen Programme bieten Ihnen viele Möglichkeiten, die Sie auch aus den Textverarbeitungsprogrammen kennen.

Der ISP ist immer mit dem Internet verbunden. Sie können also jederzeit E-Mails verschicken und empfangen. Sollte der Computer des Empfängers nicht eingeschaltet sein, werden die E-Mails nicht gelöscht sondern solange gespeichert, bis Sie abgerufen werden. Je nachdem, welchen Provider Sie nutzen, können Sie Ihre E‑Mails von jedem Computer mit den oben genannten Voraussetzungen abrufen. In der Regel müssen Sie sich aber vorher mit einem von Ihnen gewählten Passwort anmelden um ein unbefugtes Abrufen zu verhindern.

Mit einem Telefax-Gerät können Sie Dokumente und Bilder über die Telefonleitung verschicken. Das übersandte Dokument kann aber nur mit einigem Aufwand z.B. in Word weiter verarbeitet werden. Einfacher geht es auch hier mit der E-Mail. Hängen Sie die Dokumente als Datei an Ihre E-Mail an und der Empfänger kann die Datei dann z.B. in Word öffnen und bearbeiten.

Outlook 2000 installieren

Bevor Sie das Programm nutzen können, müssen Sie es, falls nicht bereits geschehen, installieren. Legen Sie hierzu die Installations-CD für Office 2000 in Ihr CD-Laufwerk. Sollte das Installationsprogramm nicht automatisch starten, klicken Sie auf und anschliessend auf . Es öffnet sich ein Dialogfenster. Wechseln Sie zu Ihrem CD-Laufwerk und öffnen die folgende Datei.

Die Überprüfung wird gestartet und es erscheint folgendes Fenster. Da Sie einen Programmteil hinzufügen möchten, klicken Sie auf das entsprechende Symbol.

Jetzt können Sie auswählen, was Sie installieren möchten. Markieren Sie den abgebildeten Eintrag. Sie haben die Wahl, ob Sie nur die Standardprogrammteile oder aber alles installieren möchten.

Treffen Sie Ihre Wahl und klicken auf um die Installation zu starten.

Das Programm überprüft zunächst die bereits installierten Komponenten und die zu installierenden Programmteile. Nach dieser Überprüfung beginnt der eigentliche Installationsvorgang. Beides wird Ihnen durch kleine Dialogfenster angezeigt und so haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit, den Vorgang wieder abzubrechen.

Nachdem die Installation abgeschlossen wurde, erscheint noch einmal ein Fenster, welches Sie nur bestätigen müssen. Danach sollte sich ein neuer Eintrag in Ihrem Startmenu und ein Symbol auf dem Desktop befinden.

 

Outlook 2000 einrichten

Klicken Sie doppelt auf das Symbol oder gehen Sie über das Startmenu und wählen den Eintrag . Wenn Sie bereits online sind, also eine Verbindung zum Internet besteht, wird sofort eine Verbindung zum Mail-Server hergestellt und geprüft, ob neue E-Mails vorliegen.

Wenn Sie das Programm jedoch gerade erst installiert haben, müssen Sie vorher noch einige Einstellungen vornehmen um das Programm nutzen zu können. Dies wird hier beschrieben. Nach dem Start erscheint das erste Fenster eines Assistenten, der Ihnen bei den Einstellungen zur Seite steht.

Klicken Sie auf um zum nächsten Schritt zu gelangen. Wenn Sie bereits mit Outlook 2000 gearbeitet haben, lassen sich an dieser Stelle die Einstellungen übernehmen und Sie können sich Arbeit ersparen. Ansonsten wählen Sie den zweiten Punkt und klicken auf .

Im nächsten Fenster wählen Sie am besten die erste Option. Wenn Sie allerdings in einem Netzwerk arbeiten und die beschriebenen zusätzlichen Funktionen nutzen möchten, ist die zweite Option die Richtige. Nur wenn Sie das Programm lediglich für die Terminverwaltung und Kalenderfunktionen nutzen und ein anderes E-Mail Programm benutzen, wählen Sie die dritte Option.

Sie können aber ohne weiteres auch die bereits markierte zweite Option unverändert lassen, da die Funktion für den E-Mail Versand über das Internet ja auf jeden Fall ebenfalls unterstützt wird. Ein Klick auf zeigt das nächste Fenster.

Nach diesem Fenster erscheint noch einmal das Dialogfenster der Installation. Die Komponenten und Ihre Einstellungen werden nun endgültig konfiguriert und anschliessend wird ein weiterer Assistent gestartet.

Treffen Sie in dem Fenster Ihre Wahl und bestätigen diese durch Klick auf .

Jetzt werden Sie aufgefordert, ein Konto einzurichten. Dies benötigen Sie natürlich, um später Nachrichten zu verschicken und zu empfangen. Klicken Sie also auf .

 

Geben Sie im Register Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse ein.

Wechseln Sie jetzt in das Register . Dort müssen Sie in jedem Fall die Textfelder ausfüllen. Die Informationen für den Postein- und Ausgang erhalten Sie von Ihrem Provider. Meist stehen diese Informationen aber auch auf den Hilfeseiten oder Sie suchen mit Hilfe einer Suchmaschine danach. Der Kontoname ist bei den meisten Providern die E-Mail Adresse und das Kennwort haben Sie bereits selbst beim Erstellen der Adresse gewählt. Wenn Sie das Kennwort nicht immer eingeben möchten, können Sie es speichern. Beachten Sie aber, dass es dann auf der Festplatte gespeichert wird und von bösartigen Virenprogrammen ausgelesen werden kann. Ob eine gesicherte Verbindung erforderlich ist, erfahren Sie ebenfalls von Ihrem Provider. Oftmals muss man erst seine Mails abholen bevor man selbst versenden kann.

Im Register werden Sie den zweiten Punkt wählen, wenn Sie per DFÜ-Verbindung einen Zugang zum Internet haben. Haben Sie mehrere dieser Verbindungen erstellt, können Sie aus der Liste im unteren Teil auch noch die passende auswählen.

Im Register müssen Sie normalerweise keine Änderungen vornehmen. Belassen Sie es also bei den Standardwerten und klicken auf um das Konto anzulegen. Nun müssen Sie auf klicken um mit dem Assistenten fortzufahren.

 

Hier wird der Ordner angegeben, in dem Ihre persönlichen Daten und Mails abgelegt werden. In der Regel können Sie es bei der Vorgabe belassen, es sei denn, Sie haben Ihre Daten auf einer speziellen Festplatte oder Partition abgelegt. Klicken Sie auf .

Jetzt wird Ihnen noch eine Zusammenfassung gezeigt. Die aufgelisteten Dienste können Sie nun nutzen. Klicken Sie also auf um den Assistenten zu beenden.

Das Programm wird nun gestartet. Wenn Sie Outlook als Standardprogramm für den E-Mail Verkehr nutzen möchten, klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche .

 

Nun erscheint endlich das Programmfenster auf Ihrem Bildschirm.

Das Anwendungsfenster

Sie können Outlook 2000 vom Aussehen an Ihre Bedürfnisse anpassen (Klicken Sie vorher auf den Posteingang). Funktionen, die Sie oft benötigen werden eingeblendet und Funktionen, die Sie nicht so häufig benötigen, blenden Sie einfach aus. So kann es vorkommen, dass zwei Personen, die mit dem Programm arbeiten, völlig unterschiedliche Bildschirmanzeigen erhalten. Für die folgenden Kapitel richten Sie Outlook 2000 etwas anders ein. Auf der linken Seite sehen Sie die Outlookleiste. Da Sie vorerst aber nur die Mailfunktion von Outlook 2000 nutzen werden, benötigen Sie die dort angezeigten Informationen nicht. Über das Menu ANSICHT►OUTLOOKLEISTE können Sie diese ausblenden. Das funktioniert auch mit dem Kontextmenu in diesem Bereich. Als nächstes blenden Sie über das selbe Menu die Ordnerliste ein. Diese erscheint dann am linken Rand. Ihr Fenster sollte nun folgendes Aussehen haben.

Das Fenster ist in vier Teile untergliedert: Menu- und Symbolleiste, Nachrichtenliste, Ordnerliste und Vorschaufenster.

Ordnerliste

Die Ordnerliste enthält standardmässig die folgenden zehn Ordner:

Aufgaben	Hier können Sie sich eine Aufgabenliste erstellen. Wann diese erledigt sein müssen und ob sie erledigt sind, lässt sich dann an dieser Stelle bequem überprüfen
Entwürfe	Wenn Sie eine Mail noch nicht fertiggestellt haben und erst später versenden möchten, speichern Sie diese in diesem Ordner
Gelöschte Objekte	In diesem Ordner legen Sie die nicht mehr benötigten Mails aus den Ordnern ‚Posteingang’ und ‚Gesendete Objekte’ ab
Gesendete Objekte	Hier werden Kopien der Mails, die Sie verschickt haben, abgelegt
Journal	Hier werden die laufenden Aktivitäten protokolliert
Kalender	Ein Terminplaner mit Aufgaben- und Erinnerungsfunktionen
Kontakte	Das Adressbuch in Outlook 2000
Postausgang	In diesem Ordner werden die Mails, die Sie verfasst, also geschrieben haben, gespeichert, bis Sie diese versenden
Posteingang	Alle E-Mails, die an Sie gesendet wurden, werden in diesem Ordner abgelegt. Wird der Ordner in fetter Schrift dargestellt, besagt dies, das sich noch ungelesene Mails (in Klammern steht die Anzahl) im Ordner befinden

>Ordner erstellen

Damit nicht alle E-Mails in einem „Briefkasten“ landen, können Sie sich auch weitere Ordner selbst erstellen. Wählen Sie den Befehl aus dem Menu DATEI►NEU►ORDNER, drücken das Tastaturkürzel Strg+Umschalten+E oder führen einen Rechtsklick in die Ordnerliste aus und wählen den Befehl aus dem erscheinenden Kontextmenu.

Wenn Sie einen der vorhandenen Ordner markiert haben, bewirkt der Befehl, dass Sie einen Unterordner in dem markierten Ordner erstellen. Legen Sie im Ordner ‚Posteingang’ einen Unterordner mit dem abgebildeten Namen an. Achten Sie darauf, dass Sie den richtigen Typ aus der Liste wählen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit .

Legen Sie noch einen weiteren Unterordner mit dem Namen „Geschäftlich“ an.

Ordner löschen

Wenn Sie einen Ordner nicht mehr benötigen, können Sie diesen löschen. Beachten Sie aber, dass alle in dem Ordner vorhandenen E-Mails ebenfalls gelöscht werden. Markieren Sie den Ordner, den Sie löschen möchten und wählen aus dem Menu DATEI►ORDNER►LÖSCHEN oder wählen Sie den Befehl aus dem Kontextmenu. Sie können ebenfalls die Entf-Taste drücken oder auf das Symbol klicken. Löschen Sie jetzt den Unterordner ‚Geschäftlich’, den Sie gerade erstellt haben. Es erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, die Sie durch Klick auf bestätigen.

Ordner umbenennen

Wenn Sie mit dem vergebenen Namen nicht zufrieden sind, benennen Sie den entsprechenden Ordner einfach um. Markieren Sie den Ordner und wählen den Befehl aus dem Menu DATEI►ORDNER►UMBENENNEN oder aus dem Kontextmenu. Sie können den Ordner auch zweimal anklicken (kein Doppelklick) und dann den neuen Namen eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. Benennen Sie den Ordner ‚Privat’ in „Meine Mails“ um.

Sie können nur die von Ihnen erstellten Ordner löschen oder umbenennen. Die Standardordner können nicht geändert oder gelöscht werden.

Die Nachrichtenliste

Öffnen Sie den Ordner ‚Posteingang’, in dem Sie in der Ordnerliste einmal auf den Ordner klicken. Am oberen Rand der Nachrichtenliste sehen Sie eine Leiste, die Ihnen Details zu den E-Mails anzeigt.

Das Symbol signalisiert eine ungelesene und eine gelesene Mail. Zusätzlich werden neue, dass heisst ungelesene Mails fett dargestellt.

Spaltenbreite verändern

Sie können die Spaltenbreite der einzelnen Spaltenköpfe in der Breite verändern. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der Spalte, die Sie vergrössern oder verkleinern möchten. Sobald sich der Mauszeiger in einen waagerechten Doppelpfeil mit einer senkrechten Linie verwandelt, drücken Sie die Maustaste, halten diese gedrückt und ändern die Breite. Wenn die Breite Ihren Wünschen entspricht, lassen Sie die Maustaste wieder los.

Spalten anpassen

Sie können die Spalten der Nachrichtenliste für jeden Ordner einzeln anpassen. Standardmässig sind die wichtigsten Spalten bereits eingefügt. Wenn Sie zusätzliche einfügen möchten, gehen Sie in das Menu ANSICHT►AKTUELLE ANSICHT►AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN oder führen einen Rechtsklick auf den Spaltenkopf aus und wählen den Befehl aus dem Kontextmenu. In dem sich öffnenden Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche um ein weiteres Fenster zu öffnen.

Auf der rechten Seite der Liste sehen Sie die momentan eingeblendeten Spalten. Links werden die noch verfügbaren angezeigt.

Wenn Sie eine Spalte nicht mehr anzeigen möchten, markieren Sie diese rechts und klicken die entsprechende Schaltfläche an. Das Hinzufügen erfolgt analog dazu. Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie zweimal auf um beide Fenster wieder zu schliessen.

Spalten verschieben

Wenn Sie die Reihenfolge der Spalten ändern möchten, markieren Sie die Spalte im Dialogfenster und klicken auf oder auf bis Sie die richtige Reihenfolge eingestellt haben. Die Spalten auf der rechten Seite von oben nach unten gesehen werden im Anwendungsfenster von links nach rechts angezeigt.

Wenn Sie lieber mit der Maus arbeiten, ziehen Sie die Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die Stelle, wo Sie erscheinen soll und lassen dort die Maustaste wieder los. Um wieder die Standardeinstellungen herzustellen, wählen Sie im Dialogfenster aus der Liste . Fügen Sie jetzt die Spalte ‚Grösse’ ein und passen die Spalten gemäss der Abbildung an.

Sortieren

Wenn sich in der Nachrichtenliste viele E-Mails befinden, können Sie diese sortieren, und zwar auf- oder absteigend. Klicken Sie auf den Spaltenkopf, nach dem Sie sortieren möchten. Rechts neben der Bezeichnung erscheint ein kleiner Pfeil. bedeutet absteigende und aufsteigende Sortierung. Die Befehle finden Sie ebenfalls im Menu ANSICHT►AKTUELLE ANSICHT und im Kontextmenu (Rechtsklick auf den Spaltenkopf). Auch über das Dialogfenster können Sie über die Schaltfläche dieses Dialogfenster aufrufen und eine Sortierung einstellen. Auf diese Weise lassen sich auch mehrstufige Sortierungen vornehmen.

Das Vorschaufenster

Klicken Sie eine Nachricht in der Nachrichtenliste an, so wird sie im Vorschaufenster angezeigt. Möchten Sie sich eine andere E-Mail ansehen, so markieren (anklicken) Sie diese einfach. Zwischen der Nachrichtenliste und dem Vorschaufenster befindet sich eine Leiste mit zusätzlichen Informationen zur geöffneten E-Mail .

Sie können hier erkennen, von wem die Mail gekommen ist und an wen sie gerichtet ist. Ausserdem erscheint der ‚Betreff’, also in kurzen Worten worum es in der Mail geht und ein Symbol, wenn die Mail einen Dateianhang erhält.

Wenn Ihnen der Bereich des Vorschaufensters zu klein ist, können Sie diesen einfach mit der Maus vergrössern. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die waagerechte Trennlinie bis er sich in einen Doppelpfeil verwandelt . Ziehen Sie das Fenster dann mit gedrückter linker Maustaste nach oben oder unten, bis Sie die gewünschte Grösse eingestellt haben und lassen dann die Taste wieder los. Sie ändern hiermit natürlich auch gleichzeitig die Grösse der Nachrichtenliste.

Wenn Sie eine umfangreiche E-Mail erhalten haben, können Sie diese auch in einem separaten Fenster öffnen. Klicken Sie einfach doppelt auf die entsprechende Mail in der Nachrichtenliste und ein neues Fenster wird geöffnet. Dieses Fenster können Sie als Vollbild darstellen (maximieren), als Symbol in der Taskleiste ablegen (minimieren) oder auch wieder schliessen (Outlook 2000 bleibt jedoch weiter geöffnet). Benutzen Sie für diese Aktionen die Symbole oben rechts im Fenster.

Sie brauchen Hilfe

Wenn Sie bei der Arbeit mit Outlook 2000 Hilfe benötigen, können Sie in der Online-Hilfe nachlesen. Online deshalb, weil die Hilfe nicht auf Papier, sondern nur auf dem Bildschirm verfügbar ist. Hier finden Sie Informationen und Schritt-für-Schritt Anleitungen zu allen Bereichen von Outlook 2000. Die Hilfe öffnen Sie über das Menu FRAGEZEICHEN►MICROSOFT OUTLOOK-HILFE oder über die F1‑Taste.

Öffnen Sie einmal die Online-Hilfe. Es werden Ihnen 3 Register angeboten.

Im Register ‚Inhalt’ sind alle vorhandenen Kapitel aufgeführt. Die Kapitel, denen ein geschlossenes Buchsymbol vorsteht, enthalten Unterkapitel zu diesem Thema. Auch in den Unterkapiteln können weitere Unterkapitel enthalten sein. Sobald Sie das Symbol doppelklicken, öffnet sich das eigentliche Hilfefenster und zeigt die Informationen zu dem angeforderten Thema an. In diesem Fenster finden Sie Überschriften, die unterstrichen sind. Wenn Sie den Mauszeiger auf einen unterstrichenen Textteil führen, verwandelt sich dieser in eine Hand und nach einem Klick öffnet sich ein weiteres Fenster. In einigen Themen, wo es um die Bearbeitung oder um Einstellungen geht, bietet Outlook 2000 Ihnen eine Demonstration an .Ein Klick und es läuft eine Art Film ab, der Ihnen hilft ein Thema besser zu verstehen. Eine weitere Besonderheit ist die Schritt-für-Schritt Anleitung. Das Symbol führt Sie durch das Thema und Sie erledigen Ihre Arbeit sofort, obwohl Sie sich in der Online-Hilfe befinden.

Das Register ‚Index’ können Sie sich wie den Index am Ende eines Buches vorstellen. Dort können Sie einen Begriff (Schlüsselwort) nachschlagen und die Seite ablesen, auf welcher dieser beschrieben wird. Die Online-Hilfe listet Ihnen, nachdem Sie ein Schlüsselwort eingegeben haben, alle Themen, in denen dieses vorkommt, im unteren Fenster auf. Ein Doppelklick auf ein Thema öffnet dann wiederum das eigentliche Hilfefenster.

Das Register ‚Suchen’ ist die gründlichste der drei Sucharten. Sie geben ein Schlüsselwort oder einen Satz ein und die Online-Hilfe wird komplett auf das Vorkommen dieses Wortes oder der Wörter durchsucht. Hier wird sogar ein Unterschied zwischen Gross- und Kleinschreibung vorgenommen. Suchen Sie hier, wenn Sie über die anderen Register nicht zu einem Ergebnis kommen, da die Suchergebnisse in diesem Fall natürlich viel grösser sind als bei den anderen Sucharten.

In der Symbolleiste können Sie mit den linken Fensterinhalt aus- bzw. einblenden. Die Symbole und bringen Sie in den bereits besuchten Hilfeseiten zurück und vor. Über ändern Sie die Ansicht, drucken und nehmen andere Einstellungen vor.

Direkthilfe

Eine schnelle Art an Informationen zu einem Thema zu gelangen ist die Direkthilfe. Sie finden sie als kleines Fragezeichen am rechten Rand der Titelleiste in den einzelnen Dialogboxen oder aber auch im Menu Fragezeichen.

Wenn Sie z.B. in das Menu DATEI►ARCHIVIEREN gehen und in dem sich öffnenden Dialogfenster auf das Fragezeichen rechts oben in der Titelleiste klicken, aktivieren Sie die Direkthilfe. Wie Sie sehen, hängt an dem Mauszeiger nun ein Fragezeichen. Klicken Sie an die abgebildete Stelle und ein Feld mit Informationen zu diesem Thema wird angezeigt.

Klicken Sie in dieses Feld und es wird wieder geschlossen. Auch das Fragezeichen ist verschwunden. Um eine neue Hilfe anzufordern, müssen Sie wieder auf das Fragezeichen klicken.

Die Arbeit beenden

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, können Sie Outlook 2000 schliessen. Dies funktioniert mit dem Schliessenfeld oben rechts auf Ihrem Bildschirm oder über das Menu DATEI►BEENDEN.

Sie haben nun alle Bereiche des Anwendungsfensters kennen gelernt. In den nächsten Kapiteln werden Sie sich mit dem Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails beschäftigen. Dabei werden dann auch die Symbole der verschiedenen Symbolleisten erklärt.

Das ist das Ende von

Kapitel 5