Betreffangabe in der Kopfzeile fortführen

Gerade in längeren Briefen ist es praktisch, wenn auf den Folgeseiten in der Kopfzeile die Betreffangaben der ersten Seite erscheinen. Briefe die nicht zusammengeklammert sind, können so leicht erkannt und entsprechend zugeordnet werden. Der Arbeitsaufwand hält sich in Grenzen und der Vorteil dieser Aktion zeigt sich, wenn Sie das Dokument als Vorlage gespeichert haben und die Betreffangabe immer wieder einen anderen Inhalt hat.

Dokument vorbereiten

Öffnen Sie ein Dokument mit einer Betreffangabe. In diesem Beispiel wird die Informationszeile aus dem DIN-Brief verwendet. Geben Sie die Informationen ein und markieren diese anschließend.

Jetzt wählen Sie im Menu den Befehl . Es öffnet sich das folgende Dialogfenster. Geben Sie dort einen Namen für die Textmarke ein und klicken danach auf . Das Fenster wird automatisch geschlossen und Sie haben eine neue Textmarke definiert.

Wenn Sie sich die Textmarken in Ihrem Dokument dauerhaft anzeigen lassen möchten, dann wählen Sie im Menu den Befehl und im Dialogfenster das Register . Dort finden Sie den entsprechenden Eintrag den Sie mit einem Häkchen versehen müssen . Ab sofort sind alle Textmarken in eckige Klammern eingeschlossen. Die Klammern gehören natürlich zu den nicht druckbaren Zeichen, d.h. sie erscheinen später nicht auf dem Papier.

Textmarken in der Kopfzeile

Jetzt müssen Sie die Textmarke noch in die Kopfzeile einfügen. Da der Inhalt ja nur auf den Folgeseiten erscheinen soll, fügen Sie mit Strg+Enter einen manuellen Seitenumbruch in das Dokument ein. Damit können Sie dann das Ergebnis auch sofort überprüfen.

Wechseln Sie nun über das Menu und den Befehl in die entsprechende Ansicht. Klicken Sie in die Kopfzeile, wenn sich die Einfügemarke nicht bereits dort befindet. Im Menu wählen Sie den Befehl . Es öffnet sich das folgende Dialogfenster. Nehmen Sie die Einstellungen wie abgebildet vor und fügen sie ein. Wie Sie sehen, erscheint nun auf jeder Seite der Inhalt Ihrer Infozeile. Da dies bei der ersten Seite allerdings keinen Sinn macht und zudem auch optisch nicht gut aussieht, rufen Sie den Befehl aus dem Menu auf. Im Register wählen Sie . Nun erscheint der Textinhalt erst ab der zweiten Seite.

Inhalt der Textmarke ändern

Da Sie in der Regel den Inhalt der Infozeile oder des Betreff in jedem neuen Dokument anpassen müssen, zeigt sich hier der Vorteil der Aktion. Hätten Sie den Text ‚normal’ eingegeben, müssten Sie auch in der Kopfzeile den Text anpassen. Dies ist zwar über die Kopierfunktion schnell erledigt, kann aber auch vergessen werden.

Ändern Sie den Text den Sie für die Textmarke verwendet haben einmal ab und sehen sich anschliessend die Kopfzeile und deren Inhalt an. Es hat sich nichts verändert.

Klicken Sie jetzt in die Kopfzeile und drücken die F9-Taste. Der Inhalt wird aktualisiert. Auf diese Weise werden in ‚Word’ Felder aktualisiert. Da man auch das noch vergessen kann, öffnen Sie noch einmal über , das Dialogfenster und dort das Register . Aktivieren Sie den Punkt . Jetzt werden alle Felder automatisch vor dem Ausdruck noch einmal aktualisiert und dem Ausdruck steht nichts mehr im Wege.