Kapitel 6

Seriendruck und Dokumentenvorlagen

Hin und wieder kommt es vielleicht vor, das Sie einen Brief an mehrere Empfänger verschicken müssen. Der Text ist in jedem der Briefe immer gleich, diesen müssen Sie nur einmal schreiben. Die Adressen müssen aber für jeden einzelnen Brief separat eingegeben und jedes Dokument dann einzeln ausgedruckt werden. Diese Arbeit erspart Ihnen die Seriendruck-Funktion. Sie erstellen einfach ein Dokument, in das dann automatisch die Adressen eingesetzt werden. Die Einstellungen zum Drucken müssen natürlich auch nur einmal vorgenommen werden. Und wenn Sie einmal Adressetiketten benötigen, können Sie diese ebenfalls schnell erstellen.

Weiterhin lernen Sie in diesem Kapitel noch die Dokumenten- und Formatvorlagen kennen. Diese helfen Ihnen schnell zu neuen Dokumenten mit bereits vorgefertigtem Text, Grafiken oder auch Seitenrandeinstellungen.

Der Seriendruck

Der Seriendruck besteht aus zwei Komponenten, dem Hauptdokument und der Datenquelle. Das Hauptdokument enthält den Text, der normalerweise in allen Briefen des Seriendrucks gleich ist. Des weiteren benötigen Sie noch die Datenquelle, in der die einzelnen Adressen eingetragen sind. Die Verbindung zwischen dem Hauptdokument und der Datenquelle stellen die Datenfelder her. Sie rufen den Seriendruck-Manager über das Menu EXTRAS►SERIENDRUCK auf. Der Seriendruck läuft in drei Schritten ab.

Hauptdokument erstellen

Das Hauptdokument kann ein bereits erstelltes Dokument sein oder Sie erstellen ein neues Dokument. In dieser Übung verwenden Sie den bereits erstellten Brief aus den vorherigen Kapiteln. Da der Seriendruck in mehreren Schritten abläuft und das Hauptdokument der erste Schritt ist, lassen sich die anderen Punkte noch nicht auswählen.

Übung 6.1

¨Öffnen Sie die Datei ‚Brief.doc’ wenn sie nicht bereits geöffnet ist

¨Entfernen Sie die AutoFormen und Textfelder, die Sie am Ende des Dokuments eingefügt haben, in dem Sie diese markieren und anschliessend die Entf-Taste drücken

¨Speichern Sie das Dokument über das Menu DATEI►SPEICHERN UNTER unter dem neuen Namen ‚Seriendruck.doc’

¨Rufen Sie den Seriendruck-Manager über das Menu EXTRAS►SERIENDRUCK auf

¨Klicken Sie in dem Dialogfenster auf

¨Wählen Sie aus dem aufklappenden Menu

¨Im nächsten Dialogfenster können Sie auswählen, ob Sie ein neues Dokument erstellen oder das aktive verwenden möchten

¨Klicken Sie auf da Sie das bereits erstellte Dokument ‚Seriendruck.doc’ verwenden werden

¨Den ersten Schritt zu Ihrem Serienbrief haben Sie nun getan und das verwendete Dokument wird Ihnen angezeigt

Datenquelle erstellen

Die Datenquelle enthält die Adressdaten, die Sie für Ihren Serienbrief benötigen. Die Datenquelle müssen Sie in ‚Word’ nur einmal erstellen. Für weitere Serienbriefe können diese Daten oder auch nur ein Teil der Daten immer wieder verwendet werden. Wenn Sie bereits mit einem anderen Programm eine sogenannte Datenbank erstellt haben, können Sie diese Daten ebenfalls verwenden und sich die doppelte Arbeit der Datenerfassung sparen. In der Übung werden Sie, da Sie noch keine Adressdatenbank erstellt haben, eine neue in ‚Word’ erstellen.

¨Klicken Sie auf

¨Wählen Sie durch Klick auf den Befehl zum Erstellen einer neuen Datenquelle

¨Es erscheint ein neues Dialogfenster, in dem bereits eine Reihe von Feldern für die Datenquelle vorgegeben sind

¨Entfernen Sie alle Felder, die in dieser Liste nicht mehr vorkommen, in dem Sie den entsprechenden Feldnamen durch Klick markieren und anschliessend auf klicken. Sie können natürlich auch selbst noch Feldnamen definieren und hinzufügen

¨Schliessen Sie das Dialogfenster durch Klick auf

¨Sie werden nun aufgefordert, die Datenquelle zu speichern

¨Geben Sie der Datenquelle den Namen und klicken dann auf

¨Das nächste Dialogfenster fragt Sie, ob Sie Daten in die Datenquelle eingeben möchten oder ob zuerst das Hauptdokument bearbeitet werden soll

¨Klicken Sie auf , um zuerst die Seriendruckfelder in das Hauptdokument einzufügen

Seriendruckfelder einfügen

Mit Hilfe der Seriendruckfelder teilen Sie ‚Word’ mit, welche Details aus der Datenquelle in das Hauptdokument übernommen und wo diese positioniert werden sollen. Diese Felder haben die Bezeichnungen, wie Sie sie bei der Erstellung der Datenquelle angegeben haben. Wenn Sie im letzten Schritt den Druck starten, werden die Seriendruckfelder durch den entsprechenden Inhalt in der Datenquelle ersetzt.

Auf Ihrem Bildschirm sehen Sie nun noch eine weitere Symbolleiste, und zwar die zur Bearbeitung des Seriendrucks.

Als erstes müssen Sie oberhalb des Textes einige leere Zeilen einfügen, in denen Sie dann die Seriendruckfelder einfügen können.

¨Setzen Sie die Einfügemarke vor

¨Drücken Sie zehn Mal die Enter-Taste

¨Markieren Sie jetzt die zehn Zeilen und richten diese durch Klick auf das Symbol linksbündig aus

¨Die Einfügemarke sollte sich in der ersten der neu eingefügten Zeilen befinden. Klicken Sie auf und im aufklappenden Menu wählen Sie

¨ Das Seriendruckfeld wird in doppelten spitzen Klammern eingefügt

¨Wiederholen Sie den Schritt für die restlichen Felder wie unten abgebildet. Achten Sie aber darauf, zwischen zwei aufeinanderfolgenden Felder ein Leerzeichen einzufügen

¨Speichern Sie das Dokument

Sie haben nun die Verbindung zwischen dem Hauptdokument und der Datenquelle hergestellt. Jetzt müssen Sie nur noch Daten in Datenquelle eingeben.

Datenquelle bearbeiten

¨Rufen Sie das Dialogfenster ‚Seriendruck-Manager’ über das Menu EXTRAS►SERIENDRUCK oder durch Klick auf das Symbol auf

¨ Klicken Sie auf und wählen Sie Ihre Datenquelle

¨ Da Sie die Datenquelle, wenn auch ohne Daten, ja bereits erstellt hatten, können Sie auch das Symbol in der Symbolleiste ‚Seriendruck’ anklicken. In beiden Fällen erscheint das folgende Dialogfenster

Hier können Sie neue Datensätze hinzufügen, markierte löschen, Änderungen an einem Datensatz wieder rückgängig machen, Datensätze suchen oder die Datenquelle in Tabellenform anzeigen lassen. Mit den Symbolen am unteren Rand können Sie durch die einzelnen Datensätze vor und zurückblättern.

¨Erfassen Sie die drei Datensätze wie unten abgebildet

Sie gelangen von einem Eingabefeld ins nächste, in dem Sie die Tab-Taste drücken. Haben Sie einen Datensatz erfasst, klicken Sie auf . Wenn Sie alle drei Datensätze eingegeben haben, klicken Sie auf .

Seriendruck-Vorschau

Bevor Sie den Seriendruck mit vielleicht Hunderten von Adressen starten, sollten Sie sich den Druck, insbesondere natürlich Ihre eingefügten Adressen, in einer Vorschau ansehen. Ein Klick auf das Symbol ersetzt die Felder, die Sie als Verbindung zwischen dem Hauptdokument und der Datenquelle eingefügt haben, durch die Daten der einzelnen Empfänger. Um die einzelnen Datensätze durchzusehen, benutzen Sie die Symbole zur Navigation innerhalb von Datensätzen.

Seriendruck ausführen

Wenn Sie mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, kommt nun der letzte Schritt, der Ausdruck Ihres Serienbriefs.

¨Rufen Sie nochmals den Seriendruck-Manager über das Menu EXTRAS►SERIENDRUCK oder durch Anklicken des Symbols auf

¨Wenn Sie auf klicken, können Sie Ihre Datenquelle noch filtern und die Daten anschliessend sortieren. Die ist aber bei der kleinen Datenmenge nicht nötig

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Dialogfenster ‚Seriendruck’ zu öffnen. Alternativ hätten Sie das Fenster auch ohne den Weg über den Manager durch Klick auf die Schaltfläche aufrufen können

In der Liste können Sie auswählen, ob Sie den Druck in eine neue Datei umleiten möchten oder per E-Mail verschicken. Die dritte Möglichkeit ist die, die Sie in der Regel wohl verwenden werden, nämlich der Ausdruck auf einem Drucker.

Weiterhin geben Sie an, ob alle Datensätze mit dem Hauptdokument verbunden werden sollen, oder aber nur ein von Ihnen genannter Bereich. Sollten Sie in der Datenquelle ein Feld einmal nicht ausgefüllt haben, z.B. weil Sie den Vornamen der Person nicht wissen, wird dieses Feld standardmässig nicht mitgedruckt. Es entsteht also kein leerer Zwischenraum oder eine leere Zeile.

Sie haben auch hier nochmals die Möglichkeit, mit Hilfe von Abfrageoptionen die Datensätze zu filtern und zu sortieren.

Durch Klick auf die Schaltfläche legen Sie die Optionen fest, wie ‚Word’ sich verhält, wenn es beim Zusammenführen der Daten Fehler findet.

Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet das Dialogfenster ‚Drucken’, von dem aus Sie den Druck starten können.

Bedingungsfeld verwenden

Sie haben nun jedem Dokument einen eigenen Empfänger zugewiesen und können es ausdrucken. Was aber geschieht mit der Anrede . Diese Anrede passt jetzt natürlich nicht mehr zu den einzeln angepassten Ausdrucken. Zum einen haben Sie die Möglichkeit, die Anrede allgemein zu gestalten (Sehr geehrte Damen und Herren,). Wenn Sie aber schon eine Datenquelle erstellt haben und daraus einen Serienbrief drucken, sollten Sie auch die Anrede persönlicher gestalten.

Sie haben in Ihrer Datenquelle ja den Feldnamen ‚Namen’ erfasst. Diesen Feldnamen können Sie in der Anrede verwenden. Da Sie aber männliche und weibliche Ansprechpartner haben, muss ‚Word’ automatisch erkennen, wann ‚Sehr geehrte Frau...’ und wann ‚Sehr geehrter Herr...’ eingesetzt werden soll. Dies können Sie ganz einfach mit einem Bedingungsfeld erledigen. In diesem Fall benötigen Sie die Wenn-Dann-Sonst-Bedingung:

Wenn der Feldname den Inhalt ‚Frau’ hat, dann setze ‚Sehr geehrte Frau’ ein, sonst ‚Sehr geehrter Herr’

¨Entfernen Sie die Zeichen bis auf die Absatzmarke

¨ Wählen Sie aus der Symbolleiste ‚Seriendruck’ das folgende Bedingungsfeld durch Klick aus

¨Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie den folgenden Text eingeben. Wählen Sie den Feldnamen und den Vergleich aus der Liste

¨ Klicken Sie anschliessend auf

¨Die Anrede wurde in Ihr Dokument eingefügt

¨Drücken Sie am Ende der Zeile einmal die Leertaste

¨Fügen Sie das Seriendruckfeld ‚Name’ gefolgt von einem Komma hinter dem Leerzeichen ein

¨Sehen Sie noch einmal die Vorschau für den Seriendruck an, in dem Sie auf das Symbol klicken. Blättern Sie durch die drei Datensätze und achten Sie darauf, ob sich die Anrede verändert

¨Speichern Sie das Dokument

Mit diesem Wissen können Sie jetzt ohne weiteres eine Massenpost verschicken, die immer noch einen persönlichen Charakter durch die Anrede behält.

Adressetiketten drucken

Wenn Sie z.B. eine Einladung an verschiedene Personen verschicken möchten, schreiben Sie die Adresse in der Regel nicht direkt in die Einladung. Mit Hilfe des Seriendrucks können Sie aber auch Etiketten mit den Empfängerdaten erstellen.

¨Öffnen Sie ein neues leeres Dokument

¨ Öffnen Sie jetzt den Seriendruck-Manager über das Menu EXTRAS►SERIENDRUCK

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche und im aufklappenden Menu auf

¨ Bestätigen Sie das folgende Dialogfenster durch Klick auf ‚Aktives Fenster’

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen dann durch Klick

¨Markieren und öffnen Sie im nächsten Dialogfenster die Datenquelle ‚Adressdatenbank.doc’ aus der letzten Übung

¨Als nächstes müssen Sie das Hauptdokument einrichten. Klicken Sie deshalb auf

¨ Wählen Sie hier das passende Etikett aus der Liste. Sollte kein Etikett mit den richtigen Massen vorhanden sein, können Sie es auch selbst anlegen

¨Ein Klick auf schliesst diese Fenster und öffnet ein neues

¨ Fügen Sie im Bereich des Musteretiketts die notwendigen Seriendruckfelder ein. Die Felder finden Sie im Menu der Schaltfläche

¨Achten Sie beim Einfügen der Felder auf die Leerzeichen. Um in eine neue Zeile zu gelangen, drücken Sie die Enter-Taste

¨ Ein Klick auf schliesst das Dialogfenster wieder

¨Klicken Sie auf

¨Im nächsten Fenster wählen Sie aus der Liste und klicken danach auf

Es wurde ein neues Dokument erzeugt, in dem die Adressen gemäss Ihren Angaben aufgelistet sind. Sie könnten den Druck jetzt über das Menu DATEI►DRUCKEN auf das entsprechende Etikettenpapier starten.

Dokumentenvorlagen

Jedes Mal, wenn Sie ‚Word’ starten, wird automatisch ein neues leeres Dokument geöffnet. Dieses, und auch alle anderen Dokumente basieren auf einer Dokumentenvorlage. Die Dokumentenvorlage enthält Voreinstellungen für Absatz-, Zeichen- (Absatzformatvorlagen, Zeichenformatvorlagen) und Seitenformate sowie AutoTexte, Makros und Tastaturkürzel. Sie kann Grafiken und vorgefertigte Logos enthalten und Sie können auch eine von Ihnen angepasste Symbol- und Menuleiste mit einer Dokumentenvorlage abspeichern. Sie erhält beim Speichern die Dateinamenserweiterung ‚.dot’.

Die Dokumentenvorlage ist also die Grundlage eines jeden Dokuments. Sie ist eine Word-Datei und trägt die Dateinamenserweiterung ‚dot’. Ein Dokument kann nur auf einer Dokumentenvorlage basieren. Umgekehrt kann eine Dokumentenvorlage die Basis für viele Dokumente bilden.

Wenn Sie ein neues Dokument in ‚Word’ erstellen und nicht ausdrücklich eine andere Dokumentenvorlage wählen, basiert dieses Dokument auf der globalen Vorlage ‚Normal.dot’. Diese Vorlage sollten Sie nach Möglichkeit nicht verändern, oder, wenn Sie andere Einstellungen benötigen, als neue Vorlage abspeichern. Zusätzlich zu dieser Allzweckvorlage bietet Ihnen ‚Word’ noch andere Vorlagen für Briefe, Memos, Faxe usw. an. Sie können diese über das Menu DATEI►NEU aus dem Dialogfenster auswählen.

Die einzelnen Vorlagen sind in verschieden Rubriken unterteilt. Öffnen Sie die einzelnen Register durch anklicken. Wenn Sie anschliessend auf eines der Symbole im unteren Bereich des Fensters klicken, sehen Sie auf der rechten Seite eine Vorschau.

Dieses Dialogfenster erscheint nicht, wenn Sie in der Standardsymbolleiste auf das Symbol klicken. In diesem Fall wird sofort ein neues Dokument geöffnet, dass auf der ‚Normal.dot’ basiert.

Formatvorlagen

Wenn Sie ein neues Dokument auf Basis der ‚Normal.dot’ erstellen, sehen Sie in der Formatsymbolleiste die zur Verfügung stehenden Formatvorlagen.

Aus der Liste können Sie eine der Vorlagen auswählen und einem vorher markierten Text zuweisen.

Übung 6.2

¨Öffnen Sie durch Klick auf ein neues Dokument

¨Geben Sie den folgenden Text ein

¨Markieren Sie jetzt den Text auf der rechten Seite in der ersten Zeile und wählen dann durch Klick die gleichnamige Formatvorlage aus der Liste

¨Wiederholen Sie die Aktion für den restlichen Text, benutzen Sie aber immer die passende, gleichnamige Formatvorlage

¨Das Ergebnis sollte so aussehen

¨Speichern Sie das Dokument unter dem Namen ‚Dokumentenvorlage.doc’

Wenn Sie Text in ein neues Dokument eingeben, wird automatisch die Formatvorlage ‚Standard’ benutzt. Deshalb ändert sich bei der Formatierung der ersten beiden Zeilen auch nichts. Die letzten drei Zeilen werden entsprechend der Einstellungen der Vorlagen neu formatiert.

Formatvorlagen haben den Vorteil, dass Sie einem markierten Text schnell ein ganzes Paket von Formatierungen (z.B. alle Möglichkeiten die Ihnen die Dialogfenster ‚Drucken’ und ‚Absatz’ bieten) zuweisen können. Die Formatvorlage ‚Überschrift 1’ besteht aus folgenden Formatierungen:

Haben Sie nun allen Überschriften in Ihrem Dokument diese Formatvorlage zugewiesen und Sie überlegen sich später, dass die Überschrift besser ‚kursiv’ als ‚fett’ formatiert werden sollte, so müssen Sie nur einmal die Formatvorlage anpassen. Alle Texte auf Basis dieser Vorlage können anschliessend automatisch geändert werden.

Formatvorlage erstellen

Sie können sich jederzeit weitere Formatvorlagen erstellen. Gehen Sie hierzu in das Menu FORMAT►FORMATVORLAGE.

¨Öffnen Sie die Datei ‚Brief.doc’

¨ Markieren Sie die ersten drei Absätze und kopieren diese über das Menu BEARBEITEN► KOPIEREN in die Zwischenablage

¨Wechseln Sie jetzt wieder in Ihr Dokument ‚Dokumentenvorlage.doc’

¨Setzen Sie die Einfügemarke ans Ende des Dokuments und drücken zweimal die Enter-Taste

¨Fügen Sie den Text aus der Zwischenablage über das Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN, durch Klick auf das Symbol oder mit Hilfe des Kontextmenu ein

Der Begriff ‚Computer’ wird im Text durch den Schriftschnitt ‚Fett’ hervorgehoben. Wenn Sie nun des öfteren eine Hervorhebung in Ihrem Text benötigen, können Sie sich hiefür eine Formatvorlage erstellen und diese auf die entsprechenden Begriffe anwenden. Formatieren Sie einen dieser Begriffe so, wie Sie es wünschen, und erstellen auf dieser Basis eine Formatvorlage.

¨ Markieren Sie durch Doppelklick den Begriff ‚Computer’ in dem gerade eingefügten Text

¨Rufen Sie das Menu FORMAT►ZEICHEN auf

¨Nehmen Sie im Dialogfenster die folgenden Einstellungen vor

¨Klicken Sie anschliessend auf

¨Der Begriff sollte noch markiert sein, ansonsten markieren Sie ihn jetzt

¨Wählen Sie aus dem Menu FORMAT►FORMATVORLAGE

¨ Sie haben zwar die Zeichen neu formatiert, sie basieren aber trotzdem noch auf der Formatvorlage mit den hier beschriebenen Formatierungen

¨ Klicken Sie auf , um eine neue Formatvorlage, basierend auf Ihren Formatierungen, zu erstellen

¨Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen

¨Wählen Sie aus der Liste den Formatvorlagentyp

¨Wenn Sie möchten, das die Formatvorlage der Dokumentenvorlage, auf der Ihr Dokument basiert (Normal.dot), hinzugefügt wird, dann klicken Sie in dieses Kästchen. Führen Sie diesen Schritt aber nicht aus, da die Formatvorlage nur in diesem Dokument vorhanden sein soll

¨ Ein Klick auf die Schaltfläche schliesst das Dialogfenster wieder

¨Sie sehen in der Liste nun Ihre gerade erstellte Formatvorlage

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche

¨Dem markierten Wort wird die Formatvorlage zugewiesen, wie Sie links in der Formatsymbolleiste ablesen können

Formatvorlage zuweisen

Um jetzt allen Begriffen ‚Computer’ die Formatvorlage ‚Hervorheben’ zuzuweisen, müssen Sie jeden Begriff markieren und die Vorlage aus der Liste in der Formatsymbolleiste auswählen. Dies geht aber schneller, wenn Sie die Funktion ‚Ersetzen’ benutzen.

¨Rufen Sie den Befehl ERSETZEN über das Menu BEARBEITEN auf

¨Geben Sie den Text wie abgebildet ein

¨Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche

¨Klicken Sie auf und wählen aus dem aufklappenden Menu den Befehl. Klicken Sie vorher noch einmal in das Feld ‚Ersetzen durch’, damit sich die ausgewählte Formatvorlage auf dieses Feld bezieht (wird nach der Auswahl unterhalb des Feldes angezeigt)

¨Im nächsten Dialogfenster suchen Sie Ihre Formatvorlage aus der Liste und markieren diese durch Klick

¨Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder

¨Klicken Sie nun auf die Schaltfläche

¨Der Text wird auf den Begriff hin untersucht, den Sie in das Feld ‚Suchen nach’ eingegeben haben und durch den Begriff im Feld ‚Ersetzen durch’ mit der angegebenen Formatvorlage ersetzt

¨Bestätigen Sie die folgende Meldung durch Klick auf

¨Ein Klick auf blendet das Fenster aus und Sie können das Ergebnis begutachten

Formatvorlage ändern

Wenn Sie die Formatvorlage ‚Hervorheben’ ändern möchten, ist das kein Problem. Sie können ‚Word’ anschliessend veranlassen, alle Zeichen die mit dieser Vorlage formatiert wurden, ebenfalls anzupassen.

¨Markieren Sie das Wort ‚Computer’. In der Formatsymbolleiste wird Ihnen die angewandte Formatvorlage angezeigt

¨Formatieren Sie das Wort wie abgebildet

¨Das Wort sollte noch markiert sein. Weisen Sie ihm nun die Formatvorlage durch Klick zu

¨Es erscheint das folgende Dialogfenster

¨Mit dieser Einstellung definieren Sie die Formatvorlage neu und alle anderen Zeichen, die auf dieser Vorlage basieren, werden ebenfalls geändert

¨Klicken Sie auf

Dokument mit einer Dokumentenvorlage erstellen

Wenn Sie über das Menu DATEI►NEU ein neues Dokument auf Basis einer der aufgelisteten Dokumentenvorlagen öffnen, wird der Beispieltext automatisch mit in die Vorlage kopiert. Dieser zeigt Ihnen den Aufbau und die verschiedenen Formatierungen über die Formatvorlagen an. Sie können den Text löschen und durch Ihren eigenen ersetzen.

Zusätzlich zu den speziellen Formatvorlagen stehen Ihnen auch die der globalen Vorlage ‚Normal.dot’ zur Verfügung, genauso wie z.B. die AutoTexte oder auch Tatstaturbelegungen. Sollten Vorlagen doppelt vorkommen, haben die dem Dokument zugewiesenen Vorlagen Priorität vor denen der globalen Vorlage ‚Normal’.

Übung 6.3

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Neu’ über das Menu DATEI►NEU

¨Öffnen Sie das Register undführeneinen Doppelklick auf das Symbol aus

¨Ein neues Dokument mit Beispieltext wird erstellt. Klicken Sie wie angegeben in die Felder und geben dort die erforderlichen Daten ein

¨Wenn Sie doppelt in eines der Kästchen klicken, erscheint dort ein Häkchen

¨ Markieren Sie bis auf das Wort ‚Bemerkung’ den gesamten Text

¨Kopieren Sie jetzt einen Absatz aus dem Dokument ‚Dokumentenvorlagen.doc’ und fügen diesen in dem neuen Dokument z.B. mit dem Tastaturkürzel Strg+v wieder ein. Der markierte Text wird automatisch ersetzt

¨Weisen Sie dem Text jetzt noch wieder die Formatvorlage ‚Textkörper’ zu

¨Das Fax sollte nun so aussehen

¨Schliessen Sie das Dokument ohne zu speichern

Eine Dokumentvorlage erstellen

¨Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Neu’ über das Menu DATEI►NEU

¨Öffnen Sie durch Klick das Register und markieren anschliessend und

¨Ein Klick auf schliesst das Fenster und Sie haben eine neue leere Vorlage erstellt

Sie können nun die Einstellungen vornehmen, die für diese Vorlage gelten sollen. Dies kann ein Beispieltext oder auch Text sein, der immer wieder verwendet werden soll. Sie könnten z.B. eine Tabelle einfügen, um mit dieser Vorlage Rechnungen zu erstellen. Des weiteren sollten Sie in jedem Fall die Seiteneinstellungen anpassen.

¨Wenn Sie nun den Befehl SPEICHERN oder SPEICHERN UNTER aus dem Menu DATEI wählen oder auf das Symbol klicken, erscheint das folgende Dialogfenster

¨ Das Dokument wird als Vorlage unter dem Namen, den Sie vergeben, im voreingestellten Ordner für die Vorlagen gespeichert. Diese Vorlage steht Ihnen dann beim nächsten Aufruf über das Menu DATEI►NEU automatisch mit zur Verfügung

Eine Dokumentvorlage aus einem Dokument erstellen

Sie können natürlich auch aus einem bereits vorhandenen Dokument eine Dokumentvorlage erstellen.

¨Öffnen Sie die Datei ‚Brief.doc’

¨Wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER aus dem Menu DATEI

¨Wählen sie aus der Liste den Dateityp

¨Es ändert sich automatisch die Dateiendung des Dateinamens und auch der Ordner wird automatisch angezeigt

¨Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder und auch diese Vorlage steht Ihnen demnächst zur Verfügung

Dokumentvorlage direkt bearbeiten

Sie können eine Dokumentenvorlage auch direkt öffnen und anschliessend bearbeiten. Diese Vorlagen befinden sich in der Regel im Ordner ‚C:\WINDOWS\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\VORLAGEN’. Wenn Sie eine dieser Vorlagen öffnen möchten, achten Sie darauf, das Sie den Dateityp ‚Dokumentvorlage’ auswählen. Nachdem die Vorlage geöffnet wurde, können Sie sie wie jedes andere Dokument weiterbearbeiten und am Ende auch wieder als Vorlage unter demselben oder einem anderen Namen speichern.

Dokumentvorlagen organisieren

Wenn Sie einzelne Elemente einer Dokumentenvorlage in andere Vorlagen übernehmen oder bestimmte Elemente löschen oder umbenennen möchten, rufen Sie das Dialogfenster ‚Organisieren’ über das Menu EXTRAS►VORLAGEN UND ADDINS oder über das Menu FORMAT►FORMATVORLAGEN auf. In den dort erscheinenden Dialogfenstern klicken Sie auf die Schaltfläche . Im nächsten Dialogfenster können Sie aus den einzelnen Register die Elemente Ihrer Vorlage auswählen und entsprechend organisieren.

Die Gliederungsansicht

Mit Hilfe der Formatvorlagen können Sie ein Dokument strukturieren. Diese strukturierte Darstellung wird Gliederungsansicht genannt. Einzelnen Textteilen werden verschiedene Ebenen zugewiesen, die dann in der Gliederungsansicht ein- bzw. auch ausgeblendet werden können. So können Sie sich, gerade bei mehrseitigen Dokumenten, mit Hilfe der Gliederungsebenen schnell einen Überblick über die behandelten Themen verschaffen.

Übung 6.4

¨Öffnen Sie ein neues leeres Dokument durch Klick auf das Symbol

¨ Geben Sie den folgenden Text ein

¨Weisen Sie der ersten Zeile die Formatvorlage ‚Überschrift 1’ aus der Liste in der Formatsymbolleiste zu

¨Die Zeilen 3 und 7 erhalten die Formatvorlage ‚Überschrift 2’

¨Die Zeilen 9 und 13 erhalten die Formatvorlage ‚Überschrift 3’

¨ Ihr Text sollte nun so aussehen

¨Wechseln Sie nun über das Menu ANSICHT in die Gliederungsansicht oder klicken Sie einmal auf das entsprechende Symbol in der Ansichtssteuerung

¨Sie finden die Ansichtssteuerung am unteren linken Rand Ihres Programmfensters

¨Ihr strukturierter Text wird nun so dargestellt und kann auch in dieser Form ausgedruckt werden

¨ Speichern Sie das Dokument unter dem Namen ‚Gliederung’

Die weitere Bearbeitung von Dokumenten in der Gliederungsansicht werden Sie in einem späteren Kapitel noch kennen lernen. Für den ‚ECDL’ reichen diese Informationen aus.

Die weiteren Ansichten

In der Ansichtssteuerung finden Sie noch drei weitere Symbole für die Ansichten ‚Weblayout’, ‚Normalansicht’ und ‚Seitenlayoutansicht’. Die passenden Menubefehle finden Sie ebenfalls im Menu ANSICHT.

In der Normalansicht werden Ihnen keine Grafiken oder AutoFormen angezeigt. Sie sehen nur den Text und können schneller mit den Bildlaufleisten durch das Dokument scrollen.

Sobald Sie eine Grafik oder AutoForm einfügen, wechselt ‚Word’ automatisch in die Seitenlayoutansicht. In dieser Ansicht werden alle eingefügten Elemente im Dokument angezeigt. Wenn Sie über das Menu ANSICHT auch die Lineale am oberen und linken Rand einblenden, haben Sie einen guten Überblick darüber, an welcher Stelle Sie Elemente eingefügt haben.

In der Weblayoutansicht wird Ihr Dokument so angezeigt, wie ein Webbrowser dies im Internet darstellen würde.

Nun haben Sie auch

Kapitel 6 geschafft.