Kapitel 4

Ein Dokument bearbeiten

Im letzten Kapitel haben Sie sich mit der Gestaltung des Textes befasst. Nun werden Sie das eigentliche Dokument anpassen. Dazu gehört z.B. das Einstellen der Seitenränder, Erstellen von Kopf- und Fusszeilen oder die Formatierung der einzelnen Absätze im Dokument.

Die Seitenansicht

Damit Sie sich ein Bild machen können, wie das Dokument in gedrucktem Zustand aussehen wird, benutzen Sie die Seitenansicht. Sie finden den Befehl im Menu DATEI►SEITENANSICHT oder Sie klicken auf das Symbol in der Standardsymbolleiste. Wenn ihr Dokument aus mehreren Seiten besteht, wird die aktuelle Seite angezeigt. Mit Hilfe der Bildlaufleisten können Sie durch die einzelnen Seiten blättern. Bevor Sie ein Dokument ausdrucken, sollten Sie es sich immer erst in dieser Ansicht ansehen.

Um die Ansicht zu vergrössern, klicken Sie auf das Symbol . Führen Sie den Mauszeiger, an ihm hängt jetzt eine Lupe, auf die Stelle Ihres Dokuments, welche Sie vergrössert darstellen möchten und klicken dann einmal. Sie können die Darstellung aber auch direkt über die Zoom-Funktion Ihren Wünschen entsprechend anpassen. In der Liste finden Sie verschiedene Möglichkeiten. Den Befehl finden Sie auch im Menu ANSICHT►ZOOM.

 

Besteht Ihr Dokument aus mehreren Seiten, können Sie sich, um das Erscheinungsbild der Seiten zu überprüfen, auch mehrere Seiten gleichzeitig anzeigen lassen. Klicken Sie hierzu auf das Symbol und wählen dann die Anzahl und Anordnung der Seiten.

Wenn Sie wieder nur eine Seite darstellen möchten, klicken Sie auf das Symbol . Ein Klick auf die Schaltfläche beendet die Seitenansicht und Sie können Ihr Dokument weiter bearbeiten.

Die Zoom-Funktion

Ähnlich wie in der Seitenansicht, können Sie auch bei der Bearbeitung Ihres Dokuments die Grösse der Darstellung verändern. Beachten Sie, dass wirklich nur die Darstellung auf dem Bildschirm geändert wird. Wird das Dokument später ausgedruckt, so werden natürlich die Schriftgrössen, die Sie gewählt haben, benutzt. Genau wie in der Seitenansicht, finden Sie den Befehl im Menu ANSICHT►ZOOM oder Sie benutzen die Liste in der Standardsymbolleiste. Sollten Sie mit dem Faktor, der angegeben wird, nicht zufrieden sein, können Sie auch selbst einen Faktor (Zahl) eingeben, um den vergrössert oder verkleinert werden soll .

Zeilenabstand

Der Zeilenabstand legt den vertikalen Abstand zwischen den Zeilen eines Textes fest. Standardmässig ist ein einfacher Zeilenabstand voreingestellt. Sie können diesen jedoch auch ändern. Den Befehl finden Sie im Menu FORMAT►ABSATZ.

Übung 3.1

¨ Markieren Sie den zweiten Absatz in Ihrem Dokument

 

 

 

 

¨ Gehen Sie in das Menu FORMAT►ABSATZ. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

 

¨ Ändern Sie den Zeilenabstand auf ‚1,5 Zeilen’, in dem Sie das Listenfeld durch Klick auf den Listenpfeil öffnen und die Einstellung anklicken

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster und Ihr Absatz wird mit den neuen Einstellungen formatiert

¨ Markieren Sie jetzt den dritten Absatz und wählen diesmal den Zeilenabstand ‚doppelt’ aus

¨ Sie sehen nun den Unterschied zwischen den verschiedenen Zeilenabständen

 

 

 

 

 

 

 

¨ Machen Sie die Aktion wieder rückgängig, in dem Sie zweimal auf das Symbol klicken

Sie können den Zeilenabstand auch selbst definieren. Geben Sie den gewünschten Wert im Feld ein. Im Vorschaubereich können Sie sich die Auswirkung auf Ihren Text ja direkt ansehen. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Absätze

Mit Absätzen können Sie Ihr Dokument aufgliedern und auch besser lesbar machen. Sie haben hier verschiedene Möglichkeiten. Zwischen zwei Absätzen können Sie einen Freiraum einfügen. Dies funktioniert zum einen, in dem Sie einfach eine Leerzeile einfügen oder aber einen bestimmten Abstand vor bzw. nach dem Absatz definieren. Weiterhin können Sie die erste Zeile oder den Text ausser der ersten Zeile eines Absatzes einrücken. Ein grosser Textkörper wird so etwas aufgelockert.

Abstände einstellen

Sie werden nun die Abstände zwischen den einzelnen Absätzen einstellen. Zwischen der Aufzählung und dem eigentlichen Textkörper befindet sich noch eine Leerzeile, die entfernt werden muss.

Übung 3.2

¨ Setzen Sie die Einfügemarke in die Leerzeile und drücken einmal die Entf-Taste

¨ Markieren Sie jetzt den gesamten Text unterhalb der Aufzählung

¨ Öffnen Sie das Menu FORMAT►ABSATZ

¨ Da Sie einen Abstand vor den einzelnen Absätzen einfügen möchten, wählen Sie den abgebildeten Wert mit Hilfe der Pfeile (einfach anklicken)

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche

Statt mit Abständen, können Sie die Absätze auch mit Einzügen unterteilen. Hier unterscheidet man zwischen dem Erstzeileneinzug und dem hängenden Einzug.

Erstzeileneinzug

Übung 3.3

¨ Markieren Sie wieder den Textteil wie in der vorherigen Übung

¨ Öffnen Sie erneut das Dialogfenster ‚Absatz’

¨ Setzen Sie den Wert für den Abstand wie abgebildet

¨ Wählen Sie aus der Liste für den Einzug ‚Erste Zeile’ aus

¨ Der Wert gibt den Abstand vom linken Seitenrand an. Dieser Wert ist standardmässig eingestellt, Sie können ihn natürlich auch ändern

¨ Klicken Sie auf

Wie Sie sehen, wurden alle ‚Ersten Zeilen’ der Absätze um 1,25 cm eingerückt. Gleichzeitig haben Sie die Abstände zwischen den Absätzen wieder entfernt.

Hängender Einzug

Der hängende Einzug ist das genaue Gegenteil des Erstzeileneinzugs. In diesem Fall wird der gesamte Text bis auf die erste Zeile eingerückt. Dieser Einzug wird meist bei Listen oder Biographien verwendet.

Übung 3.4

¨ Markieren Sie wieder den Text wie in den vorherigen Übungen

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Absatz’

¨ Ändern Sie die Einstellungen wie in der Abbildung gezeigt

¨ Klicken Sie auf

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis an und widerrufen die Aktion anschliessend mit Hilfe des Menu BEARBEITEN►RÜCKGÄNGIG.

Suchen und Ersetzen

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument zu durchsuchen. Dabei beschränkt sich die Suche nicht nur auf den eingegebenen Text sondern Sie können auch Sonderzeichen und Formate suchen und diese mit einem weiteren Befehl auch gleich ersetzen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie im Dokument z.B. einen Namen falsch geschrieben haben. Mit den Befehlen ‚Suchen und Ersetzen’ erledigen Sie die Korrektur schnell und gründlich.

In der nächsten Übung werden Sie den Begriff ‚Computer’ durch ‚Rechner’ ersetzen, die Hervorhebung entfernen und durch eine andere Formatierung ersetzen.

Übung 3.5

¨ Rufen Sie den Befehl ERSETZEN aus dem Menu BEARBEITEN auf. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:

 

 

 

 

 

 

Dieses Dialogfenster erscheint immer, wenn Sie einen dieser Befehle aufrufen. Es ist nur das entsprechende Register schon geöffnet

 

¨ Geben Sie in die Felder den Text wie abgebildet ein

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche , um den Vorgang zu starten

¨ Sie erhalten eine Bestätigung über die Anzahl der ersetzten Begriffe

 

 

 

 

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche

Sehen Sie sich das Ergebnis an. Alle Begriffe wurden durch den von Ihnen abgegebenen ersetzt. Das ist auch bis auf eine Ausnahme richtig:

 

¨ Machen Sie die Aktion wieder rückgängig

¨ Öffnen Sie wieder das Dialogfenster ‚Suchen und Ersetzen’

¨ Die Angaben aus Ihrer letzten Suche sind noch vorhanden

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche . Der erste gefundene Begriff wird im Text markiert. Ist er richtig, klicken Sie erneut auf . Wiederholen Sie dies, bis der Begriff markiert wird, der nicht ersetzt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche um diesen Begriff zu überspringen

¨ Wenn Sie das Dokument komplett durchsucht haben, erscheint die folgende Meldung

 

Jetzt werden Sie die Hervorhebung entfernen.

¨ Klicken Sie auf den Listenpfeil und wählen durch Klick ‚keine Farbe’

¨ Deaktivieren Sie das Werkzeug, in dem Sie einmal die Esc-Taste drücken

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Suchen und ersetzen’

¨ Geben Sie den Text wie abgebildet ein

 

 

¨ Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche

¨Das Dialogfenster lässt im unteren Bereich nun weitere Einstellungen zu

¨Während sich die Einfügemarke noch im Feld ‚Ersetzen durch’ befindet, klicken Sie auf die Schaltfläche

 

 

 

 

¨ Wählen Sie im aufklappenden Menu den markierten Befehl

 

¨ Ihr ‚Suchen und Ersetzen’-Befehl findet nun alle Begriffe ‚Rechner’ und ersetzt sie durch den Begriff ‚Computer’ mit ‚Hervorhebung’. Da Sie aber am Anfang der Übung ‚Keine Hervorhebung’ ausgewählt haben, erscheint diese nach Ausführen des Befehls nicht mehr

¨ Klicken Sie im Dialogfenster nochmals auf die Schaltfläche ‚Format’

¨ Wählen Sie aus dem Menu den Befehl ‚Zeichen’

¨ Im sich nun öffnenden Dialogfenster wählen Sie den Schriftschnitt ‚fett’ und klicken auf

¨ Auch dieses Format wird mit aufgeführt

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschliessend auf

¨ Alle Begriffe wurden mit den neuen Formaten ersetzt, ausser an einer Stelle

¨ Klicken Sie doppelt in das Wort, um es zu markieren

¨ Klicken Sie jetzt zweimal auf das Symbol

¨ Klicken Sie einmal auf das Symbol , es ist ja noch immer als Farbe ‚Keine’ ausgewählt

¨ Jetzt sollten alle farbigen Hintergründe entfernt und die wichtigen Begriffe fett dargestellt sein

Beachten Sie, dass die Formatierungen, die Sie auswählen, immer für das Feld gelten, in dem sich die Einfügemarke befindet. Kontrollieren Sie deshalb Ihre Angaben bevor Sie die Ersetzungen vornehmen. Wenn Sie eine neue Suche starten und keine Formatierungen wünschen, setzen Sie die Einfügemarke in das entsprechende Feld und klicken dann auf die Schaltfläche .

Ausser Text und Formatierungen können Sie auch Sonderzeichen suchen und ersetzen. Für diese Übung werden Sie einen Teil des Textes kopieren und in ein neues leeres Dokument einfügen. Anschliessend fügen Sie zwischen den Absätzen eine Leerzeile ein.

Übung 3.6

¨ Markieren Sie die vier Absätze unter der Aufzählung

¨ Wählen Sie den Befehl KOPIEREN aus dem Menu BEARBEITEN

¨ Öffnen Sie ein neues Dokument durch Klick auf das Symbol in der Standardsymbolleiste

¨ Wählen Sie den Befehl EINFÜGEN aus dem Menu BEARBEITEN

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Suchen und Ersetzen’ über das Menu BEARBEITEN

¨ Entfernen Sie den Text im Feld ‚Suchen nach’ durch Drücken der Entf-Taste und ebenfalls die Formatierung über die Schaltfläche

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen aus dem aufklappenden Menu ‚Absatzmarke’

¨ Entfernen Sie den Text im Feld ‚Ersetzen durch’ durch Drücken der Entf-Taste und ebenfalls die Formatierung über die Schaltfläche

¨ Fügen Sie hier auf die gleiche Weise zwei Absatzmarken ein

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche und anschliessend auf

¨ Ihr Dokument sollte nun so aussehen:

 

 

 

 

 

 

 

¨ Schliessen Sie das Dokument wieder, ohne es zu speichern

Auf die gleicher Art und Weise könnten Sie auch zwei aufeinanderfolgende Absatzmarken durch eine ersetzen. Wenn Sie diese Befehle in grossen Dokumenten einsetzen, können Sie sich viel Arbeit sparen.

 

¨ Eine weitere Besonderheit bietet das Kontrollkästchen

¨ Suchen Sie einmal nach dem nebenstehenden Begriff , ohne Formatierung

¨ Word zeigt Ihnen alle Begriffe an, auch die, die in normaler Schreibweise, so wie sie in Ihrem Dokument vorkommen

¨ Sie, wenn nötig, das Dialogfenster und setzen das Häkchen durch Klick vor die Option ‚Gross-/Kleinschreibung’

¨ Suchen Sie jetzt durch Klick auf noch einmal. Der Begriff wird nicht gefunden, da er nicht genau der Schreibweise entspricht, die Sie im Feld ‚Suchen nach’ eingegeben haben

 

 

Seite einrichten

Ihren Text haben Sie nun formatiert und ausgerichtet. Die Ausrichtung orientiert sich an den Seitenrändern, dass heisst das Papier wird nicht komplett bedruckt, sondern hat in der Regel ringsherum einen Rand. Diese Ränder und noch weitere Einstellungen, die das Erscheinungsbild Ihres Dokuments auf dem Papier beeinflussen, stellen Sie im Dialogfenster ‚Seite einrichten’ ein. Den Befehl finden Sie im Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN. Das Dialogfenster, das auf Ihrem Bildschirm erscheint, ist in vier Register unterteilt:

Im Register ‚Seitenränder’ stellen Sie die Ränder zwischen dem Papier und dem Anfang des eigentlichen Textes ein. Die Standardvorgaben können Sie normalerweise ohne Änderung übernehmen. Wenn Sie zwei Seiten pro Blatt drucken möchten, setzen Sie durch Klick das Häkchen.

Um den linken und rechten Rand bei zwei gegenüberliegenden Seiten gleich zu halten, setzen Sie das obere Häkchen.

 

 

 

 

Im Register ‚Papierformat’ wählen Sie aus der Liste das passende Papierformat. Die Breite und Höhe werden Ihnen angezeigt. Weiterhin bestimmen Sie, ob der Ausdruck im Hoch- oder Querformat erfolgen soll.

 

 

 

 

 

Im Register ‚Papierzufuhr’ können Sie, wenn Ihr Drucker diese Optionen zulässt, angeben auf welche Weise das Papier in den Drucker gelangt, z.B. Einzelblatt oder Endlospapier.

 

 

 

 

Wichtige Einstellungen im Register ‚Seitenlayout’ sind z.B. die Einstellungen für die Kopf- und Fusszeilen (wenn Sie das Papier beidseitig bedrucken und wie ein Buch lesen wollen, erscheint z.B. die Seitenzahl bei ungeraden Seiten rechts und bei den geraden Seiten links). Auch hat die erste Seite meist keine Kopf- oder Fusszeile. Sie können die Zeilen Ihres Dokuments durchnummerieren und diese Zahlen mit ausdrucken oder aber das Dokument mit einem Rahmen versehen.

Kopf- und Fusszeilen

Diese Zeilen, es können auch mehrere sein, befinden sich am oberen und unteren Rand einer Seite und beinhalten allgemeine Informationen zu Ihrem Dokument. Es können z.B. Seitenzahl, Name des Autors oder der Datei enthalten sein. Bei Briefbögen steht in der Kopfzeile meist der Absender und in der Fusszeile die Adresse, Telefon und E-Mail und eventuell die Bankverbindung. Bei Firmen erscheint meist auch noch ein Logo (Grafik) in der Kopfzeile. Diese Zeilen müssen Sie nicht auf jeder Seite neu eingeben. Einmal erfasst, werden sie von Word automatisch auf jeder Seite mit ausgedruckt.

Kopfzeile einfügen

Um die Kopf- und Fusszeilen einfügen und bearbeiten zu können, wechseln Sie über das Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILEN in eine andere Ansicht. Das bedeutet, dass Sie nur diese Zeilen und nicht den Dokumenttext bearbeiten können. Innerhalb der Kopf- bzw. Fusszeile befinden sich standardmässig zwei vordefinierte Tabstopps, mit deren Hilfe Sie Text schnell linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten können. Wenn Sie die Kopf- und Fusszeilen bearbeiten, erscheint automatisch eine zusätzliche Symbolleiste auf Ihrem Bildschirm:

 

 

In der nächsten Übung werden Sie den Absender in die Kopfzeile eintragen, damit diese auf jeder Seite erscheint und Sie sie nicht immer wieder neu eingeben müssen.

Übung 3.7

¨ Da der Absender nicht zweimal erscheinen soll und Sie ihn nicht wieder neu eingeben müssen, markieren Sie ihn und wählen dann über das Menu BEARBEITEN Befehl AUSSCHNEIDEN

¨ Wechseln Sie jetzt in die Ansicht um die Kopfzeile bearbeiten zu können, in dem Sie den Befehl aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE wählen

 

¨ Die Einfügemarke befindet sich bereits am Anfang der Kopfzeile. Klicken Sie jetzt auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►EINFÜGEN

¨ Der Absender wurde in der Kopfzeile eingefügt

 

¨ Klicken Sie doppelt in das Dokument ausserhalb der Kopfzeile oder klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für die Kopf- und Fusszeile

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis in der Seitenansicht an und speichern anschliessend, wenn Sie zufrieden sind

Um zwischen den Bearbeitungsansichten für den Dokumenttext und den Kopf- und Fusszeilen zu wechseln, können Sie mit der Maus einen Doppelklick in den jeweiligen Bereich ausführen. In der letzten Übung haben Sie doppelt in das Dokument geklickt, um dieses weiter bearbeiten zu können. Ein Doppelklick in die Kopf- oder Fusszeile öffnet dann diese Bearbeitungsansicht.

¨Klicken Sie doppelt in die Kopfzeile

¨ Klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile (dort finden Sie auch die nächsten Symbole). Sie wechseln von der Kopfzeile zur Fusszeile

 

¨ Fügen Sie das aktuelle Datum durch Klick auf das Symbol ein

¨ Drücken Sie zweimal die Tab-Taste, um zum rechten Rand zu gelangen

¨ Um die Seitenzahl einzufügen, klicken Sie auf das Symbol

¨ Klicken Sie doppelt in das Dokument ausserhalb der Fusszeile oder klicken Sie auf die Schaltfläche in der Symbolleiste für die Kopf- und Fusszeile

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis in der Seitenansicht an und speichern anschliessend, wenn Sie zufrieden sind

Wenn der Text in der Fusszeile im oberen Bereich abgeschnitten wurde, so müssen Sie den Abstand der Fusszeile vom unteren Seitenrand vergrössern. Dies hängt mit dem druckbaren Bereich Ihres installierten Druckers zusammen.

¨ Gehen Sie in das Menu DATEI►SEITE EINRICHTEN und öffnen dort das Register ‚Seitenränder’

¨ Ändern Sie den Standardwert von 1,25cm in den angegebenen Wert

¨ Klicken Sie auf und sehen sich das Ergebnis nochmals in der Seitenansicht an

Eventuell müssen Sie den Wert noch einmal ändern, aber mit dem oben genannten Wert sollte der Ausdruck eigentlich funktionieren.

Da eine Fusszeile meist mit Hilfe einer Linie vom Rest des Dokuments abgeteilt wird, werden auch Sie diese Linie einfügen.

¨Wählen Sie wieder aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE oder klicken Sie doppelt in die Fusszeile

¨ Wählen Sie aus dem Menu FORMAT►RAHMEN UND SCHATTIERUNG

 

 

 

 

 

 

¨ Klicken Sie auf das Symbol, um den Rahmen selbst anzupassen

¨ Wählen Sie die Linienart und Linienfarbe aus

¨ Klicken Sie auf das Symbol für den oberen Rand

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder und übernimmt Ihre Einstellungen

 

¨ Sehen Sie sich das Ergebnis wieder in der Seitenansicht an und speichern Ihr Dokument anschliessend

Anstatt der vorgegebenen Zahlen können Sie auch andere Vorschläge von Word übernehmen.

¨ Wählen Sie wieder aus dem Menu ANSICHT►KOPF-UND FUSSZEILE oder klicken Sie doppelt in die Fusszeile

¨ Klicken Sie auf das Symbol um die Seitenzahl zu formatieren

¨ Wählen Sie aus der Liste die römischen Zahlen

¨ Wenn Sie mit einer bestimmten Seitenzahl beginnen möchten, setzen Sie diese hier ein

¨ Klicken Sie auf

 

 

 

 

Seiten- oder Zeilenwechsel einfügen

Wenn Sie an das Ende einer Seite gelangen, fügt Word den Seitenwechsel automatisch ein. Standardmässig ist Word so eingestellt, dass die erste bzw. letzte Zeile eines Absatzes nicht vollständig am Ende bzw. Anfang einer Seite steht. Der Seitenwechsel wird vor dieser Zeile eingefügt, so dass eine neue Seite nicht mit einem ‚angefangenen’ Satz beginnt. Wenn Sie selbst einen Seitenwechsel einfügen möchten, gehen Sie in das Menu EINFÜGEN►MANUELLER WECHSEL.

Die Option für den Seitenwechsel ist standardmässig ausgewählt.

In diesem Dialogfenster können Sie auch manuell einen Zeilenumbruch vornehmen. Normalerweise wechselt Word am rechten Seitenrand automatisch in die nächste Zeile, doch manchmal benötigen Sie, vielleicht weil Sie eine Grafik eingefügt haben, einen manuellen Wechsel. Dies erreichen Sie allerdings schneller, in dem Sie die Umschalt-Taste und die Enter-Taste drücken. Dieser Wechsel wird Ihnen durch dieses ‚’ nicht druckbare Zeichen angezeigt.

Rechtschreibprüfung

Es kann immer einmal vorkommen, dass Sie ein Wort laut der gültigen Rechtschreibung falsch schreiben, sei durch einen Tippfehler oder einfach, weil Sie es nicht besser wissen. Standardmässig ist Word so eingestellt, dass mögliche Rechtschreibfehler direkt bei der Eingabe durch eine rote Wellenlinie unter dem entsprechenden Wort, gekennzeichnet werden. Sollte diese Option bei Ihnen nicht eingestellt sein, oder Sie wünschen diese Markierung nicht, so können Sie diese im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register ein bzw. ausschalten, in dem Sie das Häkchen durch Klick setzen oder entfernen.

 

 

 

 

 

 

Übung 3.8

¨ Fügen Sie die folgenden Fehler in Ihren Text ein

 

¨ Führen Sie einen Rechtsklick auf den ersten Rechtschreibfehler aus

¨ Es öffnet sich ein Kontextmenu

Es werden Ihnen Vorschläge zur Berichtigung angezeigt.

 

Sie können die Markierung ignorieren.

 

Sie können das markierte Wort dem Wörterbuch hinzufügen und es wird ab dann nicht mehr beanstandet.

¨Wählen Sie den richtigen Vorschlag durch Klick aus

 

¨ Verbessern Sie mit Hilfe des Kontextmenus auch den zweiten Rechtschreibfehler, in dem Sie auf den oberen Eintrag klicken

 

 

 

 

Sie können die Rechtschreibprüfung auch am Ende, wenn Sie das Dokument fertiggestellt haben, ausführen.

¨ Wählen Sie den Befehl RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK aus dem Menu EXTRAS bzw. drücken die F7-Taste. Sie können aber auch auf das Symbol in der Standardsymbolleiste klicken

¨ Word durchsucht das Dokument und blendet das folgende Dialogfenster ein, wenn es einen möglichen Rechtschreibfehler gefunden hat

 

Sie haben auch hier die Möglichkeit, den Fehler hier zu übergehen,
immer zu übergehen,
das Wort dem Wörterbuch hinzuzufügen,
hier zu ändern,
immer zu ändern oder
der Liste AutoKorrektur hinzuzufügen.

Wenn die Prüfung das komplette Dokument durchsucht hat, erscheint eine Meldung, die Sie mit klick auf bestätigen.

 

 

 

Wenn Sie in Ihrem Text z.B. englische Begriffe benutzen, die von der Rechtschreibprüfung beanstandet werden, können Sie für diese Wörter auch die Sprache ändern. Der folgende Text z.B. ist zweisprachig und die englischen Begriffe werden markiert:

Aus dem Kontextmenu können Sie nun eine andere Sprache für dieses Wort auswählen:

 

 

Grammatikprüfung

Wenn sich im Menu EXTRAS►OPTIONEN das erste Häkchen

befindet, so wird auch die Grammatik direkt bei der Eingabe geprüft und mögliche Fehler durch eine grüne Wellenlinie gekennzeichnet. Das dritte Häkchen bedeutet, das zusammen mit der Rechtschreibprüfung, die Sie z.B. mit der F7-Taste aufrufen, auch die Grammatik geprüft wird.

Word anpassen

Sie können Word zum Teil nach Ihren Wünschen anpassen. Sie legen z.B. Standardwerte, Ansichten und Schriften fest. Ausserdem erstellen und ändern Sie die Symbolleisten mit den Symbolen, die Sie häufig benötigen. Die Befehle hierzu finden Sie im Menu EXTRAS.

Optionen

Wenn Sie diesen Befehl aus dem Menu EXTRAS aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit insgesamt 10 Registern auf Ihrem Bildschirm:

 

¨Im Register können Sie verschiedene Bildschirmelemente ein bzw. ausblenden. Auch die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen können Sie hier einstellen.

¨Im Register stellen Sie unter anderem die Optionen für Webinhalte und E-Mail und die Maßeinheiten ein.

¨Im Register stellen Sie das Verhalten der Tastatur und Maus beim Bearbeiten von Text in Ihrem Dokument ein.

¨Im Register legen Sie fest, ob und wenn welche Zusatzinformationen mit Ihrem Dokument ausgedruckt werden.

¨Im Register stellen Sie die Art und Weise, wie Ihre Dokumente gespeichert werden sollen, fest. Ausserdem können Sie Kennwörter für eine gemeinsame Nutzung eines Dokuments angeben.

¨Im Register können Sie bestimmte Optionen so anpassen, das das Dokument auch mit älteren Versionen von Word oder aber mit Textverarbeitungen anderer Hersteller weiter bearbeitet werden kann.

¨Im Register können Sie die Pfade zum Speichern der verschiedenen Vorlagen, Dokumente oder Wörterbücher ändern.

¨Im Register legen Sie fest, welches Wörterbuch benutzt wird und wie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihr Dokument durchsuchen und markieren soll.

¨Im Register legen Sie die grafische Darstellung von Änderungen für verschiedene Benutzer fest.

¨Text ausrichten mit Tabstopps und Tabellen

Bisher haben Sie zum Ausrichten des Textes die Möglichkeiten Linksbündig, Rechtsbündig, Zentriert oder Blocksatz verwendet. Hin und wieder kommt es jedoch vor, das Sie den Text in verschiedenen Spalten anordnen möchten. Die Eingabe von Leerzeichen ist mühsam und eine genaue Ausrichtung ist meist nicht möglich. Hier nutzen Sie die Tabstopps oder Sie erstellen eine Tabelle, in die Sie die Informationen eingeben. Tabstopps sind vordefinierte Stellen zwischen dem linken und rechten Seitenrand, die Ihnen helfen, Text in einer Spaltenstruktur anzuordnen.

Eine leere Tabelle besteht aus rechteckigen Zellen, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind und mit Text bzw. Ziffern gefüllt werden können. Umgekehrt können Sie auch Text, der schon vorhanden ist, in eine Tabelle umwandeln. Weiterhin können Sie in einer Tabelle einfache Berechnungen mit Hilfe von Formeln durchführen.

Tabstopps

Tabstopps, oder auch Tabulatorzeichen genannt, sind horizontale Abstandhalter. Sie können hiermit Text exakt ausrichten. Den Absender in Ihrem Brief haben Sie ja bereits mit Hilfe der Tabstopps ausgerichtet. Word verfügt standardmässig über 10 Tabstopps, die in einem Abstand von 1,25 cm gesetzt sind. Sie erkennen dies an den kleinen senkrechten Strichen im horizontalen Lineal (sollten die Lineale nicht angezeigt werden, wechseln Sie über das Menu ANSICHT in das SEITENLAYOUT).

Schalten Sie zur besseren Übersicht die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen mit Hilfe des Symbols in der Standardsymbolleiste ein.

Übung 4.1

¨ Öffnen Sie ein neues Dokument, in dem Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste klicken

¨ Geben Sie den folgenden Text ein, achten Sie auf die Tabstopps

¨ Speichern Sie das Dokument in Ihrem Übungsverzeichnis

Tabstopps definieren

Da der Text an den Standardtabstopps ausgerichtet wurde, ist die Darstellung unübersichtlich. Sie müssen die Tabstopps zur besseren Lesbarkeit neu setzen. Tabstopps definieren Sie im Menu FORMAT►TABSTOPPS. In diesem Dialogfeld legen Sie die Eigenschaften der Tabstopps fest.

Die Position der Tabstopps in Zentimetern geben Sie in diesem Feld ein.

Wenn der Raum zwischen den Textteilen nicht leer, sondern mit Zeichen gefüllt sein soll, wählen Sie das entsprechende Zeichen hier.

Weiterhin können Sie die Ausrichtung des Textes nach einem Tabstopp bestimmen:

¨ Links linke Begrenzung für den nachfolgenden Text

¨Rechts Text wird rechts zum Tabstopp ausgerichtet

¨Zentriert Text wird zwischen zwei Tabstopps gleichmäßig verteilt

¨Dezimal Zahlen werden am Komma ausgerichtet

¨Vertikal fügt eine senkrechte Linie zwischen den Textteilen ein

Wenn Sie einen neuen Tabstopp definiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche , um ihn dauerhaft zu speichern. Wenn Sie einen definierten Tabstopp entfernen möchten, markieren Sie ihn durch anklicken und klicken anschliessend auf die Schaltfläche . Um alle definierten, bis auf die Standardtabstopps, zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Übung 4.2

¨ Markieren Sie den gesamten Text aus dem neuen Dokument, in dem Sie das Tastaturkürzel Strg+a benutzen

¨ Öffnen Sie das Dialogfenster ‚Tabstopps’ über das Menu FORMAT ►TABSTOPPS

¨ Definieren Sie den folgenden Tabstopp:

¨ Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche zu klicken, um den Tabstopp zu speichern

¨ Definieren Sie auf die gleiche Art noch die restlichen Tabstopps:

¨ Wenn Sie alle Tabstopps eingegeben haben, klicken Sie auf um das Dialogfenster zu schliessen und die neuen Tabstopps auf den markierten Text anzuwenden

¨ Ihr Text sollte nun so dargestellt werden:

¨ Speichern Sie das Dokument

Es sind nun alle Textteile übersichtlich nach dem Komma (da dezimal) ausgerichtet. Im Lineal am oberen Rand Ihres Dokuments sehen Sie die erstellten Tabstopps.

An diesen kleinen Symbolen erkennen Sie auch direkt, um welche Ausrichtung es sich handelt:

 

 

Tabstopps bearbeiten

Um einen Tabstopp direkt im Dokument zu löschen (ausser der Standardtabstopps), klicken Sie auf den entsprechenden Tabstopp im Lineal und ziehen ihn bei gedrückter linker Maustaste aus dem Lineal heraus und lassen dann die Maustaste wieder los.

Wenn Sie einen Tabstopp einfügen möchten, wählen Sie diesen über das Symbol ganz links im Lineal aus (mehrfaches Klicken wechselt von einer Ausrichtung zur nächsten) und setzen ihn an der gewünschten Stelle im Lineal durch Klick ein.

Sie verschieben einen Tabstopp an eine andere Position durch Klicken und ziehen mit gedrückter linker Maustaste. Ein gestrichelte Linie hilft Ihnen hier bei der exakten Ausrichtung.

Übung 4.3

¨ Markieren Sie die erste Zeile in Ihrem Dokument

¨ Wählen Sie das Symbol für die zentrierte Ausrichtung durch Klick
auf

¨ Entfernen Sie jetzt mit der Maus alle Tabstopps mit der Ausrichtung ‚Dezimal’ und setzen an die gleichen Stellen neue Tabstopps mit der Ausrichtung ‚Zentriert’

¨ Die ‚Überschriften befinden sich nun zentriert über dem Rest des Textes

 

¨ Speichern Sie das Dokument

Datenaustausch

Für den Datenaustausch mit einer Tabellenkalkulation wie ‚Excel’ oder ‚Lotus 123’ muss das Dokument unter einem anderen Dateityp abgespeichert werden. Wenn Sie Ihr Dokument mit dem Dateityp ‚Nur Text’ speichern, können Sie die Daten in der Tabellenkalkulation weiterbearbeiten.

Übung 4.4

¨ Wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER aus dem Menu BEARBEITEN

¨ Im folgenden Dialogfenster wählen Sie durch Klick auf den Listenpfeil diesen Dateityp aus

¨ Klicken Sie anschliessend auf

¨ Es erscheint ein Dialogfenster, das Sie durch Klick auf ‚JA’ wieder schliessen

 

 

¨ Schliessen Sie jetzt das Programm ‚Microsoft Word’ und öffnen über START►PROGRAMME►MICROSOFT EXCEL die Tabellenkalkulation

¨ Gehen Sie in das Menu DATEI►ÖFFNEN

¨ Öffnen Sie Ihr Übungsverzeichnis

¨ Wählen Sie als Dateityp aus der Liste

 

 

¨ Markieren Sie jetzt die Datei ‚Tabstopps.txt’ und klicken auf die Schaltfläche

¨ Der Assistent zur Textkonvertierung wird aufgerufen

 

 

 

 

 

 

¨ Da Sie die Daten in Ihrem Word-Dokument durch Zeichen getrennt haben, können Sie die Einstellungen so beibehalten und weiter zum nächsten Fenster gehen

 

 

 

 

 

 

¨ Excel hat Ihre Trennzeichen richtig erkannt und zeigt schon eine Vorschau der konvertierten (umgewandelten) Tabelle an

¨ Klicken Sie weiter für das nächste Fenster

 

 

 

 

 

¨ Hier können Sie noch weitere Einstellungen festlegen, die Sie aber auch später, nach der Konvertierung noch ändern können

¨ Stellen Sie die Konvertierung durch einen Klick auf die Schaltfläche fertig. Die Daten werden in einer Tabelle dargestellt und können weiter bearbeitet werden

 

 

 

 

 

 

Text in Tabelle umwandeln

Sie können auch in Word einen vorformatierten Text in eine Tabelle umwandeln und umgekehrt. In der nächsten Übung werden Sie dieses Vorgehen kennen lernen.

Übung 4.5

¨ Öffnen Sie ‚Word’ und das Dokument ‚Tabstopps’

¨ Setzen Sie die Einfügemarke ans Ende der vierten Zeile und drücken dann dreimal die Enter-Taste

¨ Markieren Sie den Text und wählen den Befehl KOPIEREN aus dem Menu BEARBEITEN oder durch Klick auf das Symbol

¨ Setzen Sie die Einfügemarke in die letzte Zeile und fügen den kopierten Text über den Befehl EINFÜGEN aus dem Menu BEARBEITEN oder mit Hilfe des Symbols wieder ein

¨ Markieren Sie den gerade eingefügten Text

¨ Gehen Sie in das Menu TABELLE►UMWANDELN ►TEXT IN TABELLE

¨ Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie Einstellungen zum Erscheinungsbild Ihrer Tabelle vornehmen

 

Die Anzahl der Spalten werden von ‚Word’ automatisch ermittelt, können aber auch verändert werden.

Damit alle Spalten die gleiche Breite aufweisen, sollte die Option ausgewählt sein. Auch diesen Wert können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.

Wo der Text getrennt werden soll, hat ‚Word’ auch schon ermittelt.

Um sich die Arbeit für die grafische Darstellung zu sparen, bietet ‚Word’ Ihnen einige vorformatierte Tabellenlayouts an. Hier wurden schon Schriftbilder und Hintergründe angepasst. Die Vorlagen finden Sie ebenfalls hier.

 

 

¨ Klicken Sie auf die Schaltfläche um das folgende Dialogfenster aufzurufen:

 

¨ Wählen Sie das Format

 

¨ Die Vorschau zeigt Ihnen mit Beispieldaten das Ergebnis der Formatierung an

 

¨ Einzelne Teile der Tabelle können Sie von der Formatierung auch ausschliessen

¨ Ein Klick auf die Schaltfläche schliesst das Fenster

¨ Schliessen Sie auch das Dialogfenster vorherige Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche

¨ Ihre umgewandelte Tabelle sollte nun so aussehen:

¨ Speichern Sie das Dokument

Sie haben den Text nun in eine Tabelle umgewandelt und können in der letzten Spalte die Summen für die einzelnen Produkte mit Hilfe von Formeln errechnen. Benutzen Sie hierzu den Befehl FORMEL aus dem Menu TABELLE.

Tabelle in Text umwandeln

In der folgenden Übung werden Sie den umgekehrten Weg gehen, und eine Tabelle in einen durch Trennzeichen unterteilten Text umwandeln.

Übung4.6

¨ Markieren Sie die gerade erstellte Tabelle, in dem Sie auf das kleine Symbol links oben neben der Tabelle klicken. Dieses Symbol erscheint, sobald Sie sich mit dem Mauszeiger auf der Tabelle befinden

¨ Kopieren Sie die Tabelle

¨ Fügen Sie am Ende des Dokuments wieder zwei neue leere Zeilen ein

¨ Setzen Sie die Einfügemarke vor die letzte Absatzmarke und fügen die kopierte Tabelle hier wieder ein

¨ Markieren Sie die eingefügte Tabelle und gehen in das Menu TABELLE►TABELLE AUTOFORMAT

¨ Vor einer Umwandlung sollten Sie immer die Formatierungen entfernen

 

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster und entfernt die Formatierungen

¨ Da die Tabelle noch markiert ist (ansonsten markieren Sie diese wieder) können Sie sie direkt über das Menu TABELLE►UMWANDELN►TABELLE IN TEXT umwandeln. Wählen Sie als Trennzeichen wieder die Tabstopps

¨ Speichern Sie das Dokument

 

 

 

Tabellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Tabelle in Ihr Dokument einzufügen. Die Umwandlung von durch Trennzeichen unterteilten Text haben Sie ja bereits kennen gelernt. Dies bedeutet aber doppelte Arbeit für Sie und ist auch nicht gerade effektiv. Über das Menu TABELLE►ZELLEN EINFÜGEN►TABELLE öffnet sich das Dialogfenster ‚Tabelle einfügen’. Es ist dasselbe Fenster, dass Sie schon aus der Übung 4.5 kennen. In diesem Fall können Sie jedoch nicht nur die Anzahl der Spalten, sondern auch die der Zeilen festlegen. Wenn Sie über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►TABELLEN UND RAHMEN die Symbolleiste einblenden öffnet ein Klick auf das Symbol ebenfalls das Dialogfenster. Die Symbolleiste blenden Sie auch über das Symbol schnell ein und auch wieder aus.

Wenn Sie in der Symbolleiste auf das Symbol klicken, können Sie einen Rahmen für die Grösse der Tabelle und anschliessend die einzelnen Spalten und Zeilen von Hand zeichnen. Mit dem Symbol löschen Sie einzelne Linien wieder.

Eine weitere Möglichkeit zum Erstellen bietet das Symbol in der Standardsymbolleiste. Hier können Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen mit der Maus festlegen. Sollte Ihnen die Anzahl der Zeilen und Spalten nicht reichen, klicken Sie unten rechts in das Kästchen, halten die Maustaste gedrückt und ziehen, das Fenster wird vergrössert und Sie erhalten nun eine grössere Auswahl.

In den folgenden Übungen werden Sie Tabellen auf die verschiedenen Arten einfügen, mit Daten füllen und formatieren.

Tabellen erstellen

Übung 4.7

¨ Klicken Sie auf das Symbol in der Standardsymbolleiste, um ein neues Dokument zu öffnen

¨ Rufen Sie das Dialogfenster ‚Tabelle einfügen’ über das Menu TABELLE ►ZELLEN EINFÜGEN►TABELLE auf

¨ Tragen Sie die folgenden Werte ein

¨ Lassen Sie alle anderen Einstellungen unverändert und klicken auf die Schaltfläche

Sie haben soeben Ihre erste Tabelle eingefügt.

¨Setzen Sie die Einfügemarke vor die letzte Absatzmarke und drücken zweimal die Enter-Taste

¨ Klicken Sie auf das Symbol und markieren die Kästchen so, dass eine Tabelle mit drei Zeilen und fünf Spalten eingefügt wird. Wenn Sie markiert haben, klicken Sie einmal und die Tabelle wird eingefügt

 

Dies ist Ihre zweite Tabelle.

 

¨ Fügen Sie unterhalb der zweiten Tabelle wieder zwei leere Zeilen ein

¨ Blenden Sie die Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ über das Menu ANSICHT►SYMBOLLEISTEN►TABELLEN UND RAHMEN oder durch Klick auf das Symbol ein

¨Falls das Symbol noch nicht aktiv ist, klicken Sie einmal darauf (aktivierte Symbole erkennen Sie immer an der ‚eingedrückten’ Darstellung). Der Mauszeiger sollte die Form eines Bleistifts erhalten

¨ Ziehen Sie einen Rahmen (linke Maustaste drücken und festhalten) von etwa 4 cm Höhe über die gesamte Seitenbreite. Die linke obere Ecke sollte in Höhe der letzten Absatzmarke sein. Orientieren Sie sich in der Breite an den schon vorhandenen Tabellen

¨ Zeichnen Sie jetzt drei senkrechte Linien in Ihren Rahmen, in dem Sie mit gedrückter linker Maustaste innerhalb des Rahmens die Maus von oben nach unten ziehen. Sobald ‚Word’ merkt, dass Sie eine Spalte einfügen möchten, wird die Linie automatisch vervollständigt. Lassen Sie dann die Maustaste wider los. Machen Sie sich keine Gedanken über die gleichmäßige Verteilung der Spalten, dass werden Sie später noch ändern

¨ Auf die gleiche Art und Weise fügen Sie jetzt noch drei waagerechte Linien für die vier Zeilen ein. Es soll aber nur die erste Zeile vom linken zum rechten Rand reichen. Die anderen Zeilen beginnen erst hinter der ersten Spalte (denken Sie an das Radiergummi um eine falsche Linie durch anklicken wieder zu entfernen)

¨ So sollte nun Ihre dritte Tabelle aussehen:

¨ Blenden Sie mit Hilfe des Symbols die Symbolleiste wieder aus

¨ Speichern Sie das Dokument unter dem Namen ‚Tabellen’

Informationen eingeben

In der nächsten Übung werden Sie die erste Tabelle mit Text füllen. Sie navigieren durch die einzelnen Zellen mit Hilfe der Pfeiltasten. Das Drücken der Tab-Taste bewirkt, dass die Einfügemarke eine Zelle nach rechts springt. Wenn sich die Einfügemarke in der letzten Zelle befindet, gelangen Sie mit der Tab-Taste wieder in die erste Zelle der nächsten Zeile. Wenn Sie die Umschalt-Taste und die Tab-Taste drücken, wandert die Einfügemarke nach links und entsprechend in der letzten Zelle nach oben.

Mit der Enter-Taste können Sie in einer Zelle mehrzeilig schreiben. Die Zellenhöhe wird automatisch für die gesamte Zeile angepasst.

Übung 4.8

¨ Geben Sie den folgenden Text in die erste Tabelle ein:

¨ Speichern Sie das Dokument

 

Zellen markieren

Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf den linken inneren Rand der Zelle, bis dieser sich in einen kleinen schwarzen Pfeil ändert. Klicken Sie einmal, und die Zelle ist markiert.

Wenn Sie eine ganze Zeile markieren möchten, bewegen Sie den Mauszeiger vor die entsprechende Zeile, bis er nach rechts ‚kippt’. Wenn Sie jetzt einmal klicken, ist die Zeile markiert.

Eine Spalte markieren Sie, in dem Sie den Mauszeiger über die entsprechende Spalte bewegen, bis sich dieser in einen senkrechten Pfeil verwandelt. Wieder ein Klick und Sie haben die Spalte markiert.

Eine komplette Tabelle markieren Sie durch Klick auf das bekannte Symbol.

Mehrere Spalten oder Zeilen können Sie mit gedrückter linker Maustaste (ziehen) oder durch Anklicken der Spalten bzw. Zeilen bei gedrückter Umschalt-Taste markieren.

All diese Befehle zum Markieren finden Sie auch im Menu TABELLE►MARKIEREN.

Übung 4.9

¨ Markieren Sie die Zelle mit dem Text ‚Bett’

¨ Drücken Sie jetzt die Umschalt-Taste und markieren die Zelle mit dem Text ‚Stuhl’. Die mittlere Zelle wurde automatisch mit markiert

¨ Weisen Sie den markierten Zellen den Schriftschnitt ‚kursiv’ über das Menu FORMAT►ZEICHEN oder mit Hilfe des Symbols zu

¨ Markieren Sie jetzt die zweite Zeile durch Klick vor diese Zeile

¨ Formatieren Sie den Text ‚fett’ und ‚zentriert’. Gehen Sie wieder in das Menu FORMAT►ZEICHEN oder benutzen Sie die Symbole und

¨ Speichern Sie das Dokument

Sie können Text in Tabellen genauso formatieren, wie Sie es auch von ‚normalem’ Text in einem Dokument gewohnt sind.

Zellen löschen oder verbinden

Falls Sie in Ihrer Tabelle zu wenige oder zu viele Zeilen oder Spalten angelegt haben, können Sie diese löschen bzw. einfügen. Markieren Sie eine Zelle, über oder unter der Sie eine Zeile bzw. neben der Sie eine neue Spalte einfügen möchten. Wählen Sie dann den entsprechenden Befehl aus dem Menu TABELLE►ZELLEN EINFÜGEN. Die Formatierungen der neuen Zeile oder Spalte werden automatisch für die neue mit übernommen. Wenn Sie das Kontextmenu nutzen möchten, müssen Sie die Zeile oder Spalte markieren, vor der Sie eine neue einfügen möchten. Üben Sie dies einmal in der ersten Tabelle. Machen Sie die Schritte jedoch immer sofort wieder rückgängig.

Auf die gleiche Art löschen Sie auch Zeilen und Spalten. Die Befehle hierzu finden Sie im Menu TABELLE►LÖSCHEN oder im Kontextmenu.

Sie können zwei oder mehrere benachbarte Zellen zu einer einzigen Zelle verbinden. Markieren Sie die entsprechenden Zellen und wählen im Menu TABELLE►ZELLEN VERBINDEN. Sie können natürlich auch das Kontextmenu nutzen. Die Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ bietet Ihnen für all diese Befehle ebenfalls die passenden Symbole an.

Übung 4.10

¨ Der Text in der ersten Zeile soll als Überschrift dargestellt werden. Fügen Sie deshalb unter der ersten Zeile eine neue Zeile ein, in dem Sie in eine Zelle der ersten Zeile klicken und dann den Befehl ZEILEN UNTERHALB aus dem Menu TABELLE►ZELLEN EINFÜGEN wählen

¨ Markieren Sie die neu eingefügte Zeile, in dem Sie einmal davor klicken

¨ Wählen Sie den Befehl ZELLEN VERBINDEN aus dem Menu TABELLE oder aus dem Kontextmenu. Sie können auch auf das Symbol in der Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ klicken

¨ Geben Sie den Text aus der ersten Zeile nochmals in der zweiten Zeile ein

¨ Markieren Sie die zweite Zeile und formatieren diese in ‚Arial’, ‚20’, ‚fett’

¨ Löschen Sie jetzt die erste Zeile über das Kontextmenu oder über das Menu TABELLE►LÖSCHEN►ZEILEN

¨ Speichern Sie das Dokument

Wie Sie sehen, ändert ‚Word’ die Zeilenhöhe automatisch, wenn der Text nicht mehr angezeigt werden kann. Die Breite der Spalte wird nicht angepasst, sonder der Text in die nächste Zeile umgebrochen. Es ändert sich dann wieder nur die Zeilenhöhe.

Tabellen mit Rahmen versehen

Jede Tabelle wird von einer Linie im Format ½-Punkt, schwarz und durchgezogen umrahmt. Sie können diesen Rahmen und auch die Rahmen um die einzelnen Zellen verändern. In der nächsten Übung ändern Sie die Rahmen und weisen den Zellen farbige Hintergründe zu.

Übung 4.11

¨ Bewegen Sie den Mauszeiger auf den linken inneren Rand der letzten Zelle in der zweiten Zeile. Wenn der Mauszeiger sich in den kleinen schwarzen Pfeil verwandelt, drücken Sie die linke Maustaste, halten dies gedrückt und ziehen die Maus soweit nach unten, bis alle vier Zellen markiert sind

¨ Wählen Sie den Befehl LÖSCHEN►ZELLEN aus dem Menu TABELLE oder aus dem Kontextmenu

¨ Im folgenden Dialogfenster markieren Sie die Option

¨ Klicken Sie dann auf

¨Führen Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand der ersten Zeile, bis sich dieser in verwandelt

¨ Drücken Sie jetzt die linke Maustaste, halten diese gedrückt und verkleinern die Zeile auf die Breite der restlichen Zeilen

¨ Markieren Sie die gesamte Tabelle über das Menu TABELLE►MARKIEREN►TABELLE. Vergessen Sie aber nicht, die Einfügemarke vorher in eine Zelle der Tabelle zu setzen

¨ Öffnen Sie das Menu FORMAT►RAHMEN UND SCHATTIERUNG

 

 

 

 

¨ Im Register ‚Rahmen’ wählen Sie im Feld ‚Einstellung’ ‚Kontur’

¨ Wählen Sie aus der Liste die Linienart

¨ Wählen Sie die Farbe ‚grün’, in dem Sie auf den Listenpfeil klicken und danach die entsprechende Farbe anklicken

¨ Die Linienbreite ‚3 pt’ ist schon voreingestellt

¨ Übernehmen Sie die Einstellungen für die Tabelle

¨ Klicken Sie anschliessend auf

Ihre Tabelle hat nun einen grünen Rahmen erhalten.

 

¨ Markieren Sie jetzt die erste Zeile in der Tabelle und öffnen das Menu RAHMEN UND SCHATTIERUNG ÜBER das Kontextmenu in dem Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich klicken

¨ Nehmen Sie die gekennzeichneten Einstellungen durch Klick vor

 

 

 

 

 

 

¨ Klicken Sie anschliessend auf

Im Vorschaubereich sehen Sie vorab den gewählten Rahmen und die Positionen. Da der Rahmen in diesem Fall auch unten erscheinen soll, mussten Sie auf das entsprechende Symbol klicken, um den Rahmen hinzuzufügen. Vorhandene Rahmen entfernen Sie durch Klick auf das jeweilige Symbol wieder.

Zellen mit Farbe füllen

¨ Markieren Sie, wenn sie nicht noch markiert ist, die erste Zeile der Tabelle

¨ Öffnen Sie wieder das Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG über das Menu oder über das Kontextmenu

¨ Öffnen Sie das Register ‚Schattierung’

¨ Wählen Sie die Farbe ‚orange’ und klicken anschliessend auf

¨ Markieren Sie jetzt die zweite Zeile und rufen, wenn sie nicht schon angezeigt wird, die Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ auf

¨ Klicken Sie auf den Listenpfeil des Symbols und wählen aus der Farbpalette den Farbton ‚gelb’

¨ Markieren Sie jetzt die restlichen Zellen der ersten Spalte und weisen diesen ebenfalls den Farbton ‚gelb’ zu

¨ Füllen Sie den Bereich mit den Zahlen in den Zeilen drei und fünf mit dem Farbton ‚grau 40%’ und die Zeile vier mit dem Farbton ‚grau 25%’

¨ Speichern Sie das Dokument

Ihre Tabelle sollte nun so aussehen:

Sehen Sie sich Ihre Tabelle einmal in der Seitenansicht an, damit Sie sehen, wie die Tabelle später im Ausdruck aussehen wird. Den Befehl finden Sie im Menu DATEI.

¨Richten Sie die Zahlen in der Tabelle zur besseren Übersicht rechts aus, in dem Sie die Zellen markieren und anschliessend auf das Symbol klicken. Den Befehl finden Sie auch im Menu FORMAT►ABSATZ

¨ Speichern Sie das Dokument

AutoFormat

Wenn Sie sich die Arbeit der Formatierung einer Tabelle sparen möchten, bietet Ihnen ‚Word’ eine Reihe von fertigen Tabellenlayouts an. Hier sind Schriftformatierungen, Rahmen und Zellhintergründe für bestimmte Bereiche schon vordefiniert. Sie rufen das Werkzeug ‚AutoFormat’ über das Menu TABELLE►TABELLE AUTOFORMAT oder mit Hilfe des Symbols in der Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ auf.

Übung 4.12

¨ Geben Sie die folgenden Daten in die zweite Tabelle ein:

 

¨ Rufen Sie jetzt den Befehl TABELLE AUTOFORMAT über das Menu TABELLE auf oder klicken Sie auf das Symbol

¨ Suchen Sie in der Liste das markierte Format

¨ In der Vorschau sehen Sie an Beispieldaten, wie das Layout verändert wird

¨ Wenn Sie die Format nicht auf alle Teile Ihrer Tabelle anwenden möchten, entfernen Sie durch anklicken die Häkchen vor den entsprechenden Punkten

¨ Ein Klick auf und das Format wird auf Ihre Tabelle angewandt

¨ Probieren Sie noch andere Formate aus und speichern anschliessend das Dokument

 

In der nächsten Übung werden Sie die dritte Tabelle bearbeiten. Die Zeilen und Spalten sollen gleichmäßig im Tabellenrahmen angeordnet werden. Sie geben Daten ein, ändern die Textrichtung und verwenden eine Formel um Zellen zu berechnen.

Übung 4.13

¨ Geben Sie die folgenden Daten in die dritte Tabelle ein:

¨ Markieren Sie die letzten drei Zellen in der ersten Zeile und formatieren diese 18 pt, fett, zentriert

¨ Übertragen Sie das Format ebenfalls auf das Wort ‚Summe’ in der vierten Zeile. Benutzen sie das Werkzeug ‚Format übertragen’

¨ Weisen Sie jetzt der Jahreszahl das Format 20 pt, fett zu

Textrichtung ändern

Sie können die Laufrichtung des Textes in einer Zelle verändern. Wenn Sie auf das Symbol in der Symbolleiste ‚Tabellen und Rahmen’ klicken, ändert sich die Richtung des Textes wie auf dem Symbol angezeigt. Anschliessend ändert sich auch das Symbol und zeigt die Laufrichtung an, die nach einem weiteren Klick gewählt wird. Das letzte Symbol bringt den Text wieder in die ursprüngliche Richtung. Den Befehl finden Sie ebenfalls im Menu FORMAT►TEXTRICHTUNG. Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie die Richtung angeben und mit für den markierten Text übernehmen.

¨Markieren Sie die Jahreszahl und ändern die Laufrichtung wie abgebildet. Klicken Sie zweimal auf das Symbol in der Symbolleiste oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu FORMAT

¨ Weisen Sie jetzt noch den Zahlen das Format 16 pt, rechtsbündig zu

¨ Ihre Tabelle sollte mittlerweile so aussehen und kann wieder einmal gespeichert werden

 

 

 

 

Zellen gleichmäßig verteilen

Optisch sieht es in der Regel besser aus, wenn alle Zellen in einer Tabelle die gleiche Höhe und Breite aufweisen. Wenn Sie eine Tabelle mit Hilfe des Befehls ‚Tabelle einfügen’ erstellt haben, werden die Zellen automatisch innerhalb des Tabellenrahmens ausgerichtet. Haben Sie aber, wie bei der dritten Tabelle, diese selber gezeichnet, kann es vorkommen, dass die Zellen nicht gleich groß sind. Aber auch hier gibt es Befehle und Symbole, die Ihnen die Arbeit abnehmen.

¨Klicken Sie in die dritte Tabelle und anschliessend auf das Symbol in der Symbolleiste ‚Tabelle und Rahmen’, um die Zeilen gleichmäßig zu verteilen

¨ Wiederholen Sie den Schritt für die Spalten durch Klick auf das Symbol

¨ Die Befehle finden Sie auch im Menu TABELLE►AUTOANPASSEN

Berechnungen mit Formeln

Um eine Zelle in einer Word-Tabelle eindeutig benennen zu können, geben Sie die Schnittstelle zwischen Zeile und Spalte gefolgt von einer Zahl an. Gezählt wird von oben nach unten bzw. von links nach rechts. Vor die Zahl setzen Sie ein ‚Z’ für Zeile und ein ‚S’ für die Spalte. Beachten Sie, dass die Zeilen immer zuerst genannt werden. Sie benötigen diese Bezüge, um in der Tabelle Berechnungen durchführen zu können.

Sie geben eine Formel ein, in dem Sie in die Zelle klicken, in der das Ergebnis ausgegeben werden soll und anschliessend im Menu TABELLE►FORMEL auswählen. Im folgenden Dialogfenster geben Sie Ihre Formel ein oder wählen eine Funktion (vorgefertigte Formel) für die Berechnung aus. Ausserdem können Sie noch das Zahlenformat, also die Darstellung der Zahlen (Dezimalstellen, Währung usw.) einstellen. Sie können eine Formel auch in Kleinbuchstaben eingeben, ‚Word’ wandelt diese später automatisch in Grossbuchstaben um. Wenn Sie jedoch einen Fehler in Ihrer Formel haben, wird Ihnen als Ergebnis ‚!Syntaxfehler’ ausgegeben.

¨Klicken Sie in die Zelle Z2S4 (zweite Zeile, vierte Spalte)

 

¨ Gehen Sie jetzt in das Menu TABELLE►FORMEL

 

¨ Im sich öffnenden Dialogfenster schlägt Ihnen ‚Word’ vor, die Summe der Zahlen, die links neben der zu berechnenden Zelle stehen, zu summieren

 

¨ Übernehmen Sie dies durch Klick auf

¨ Sie erhalten das folgende , aber falsche, Ergebnis. Die Jahreszahl, die ebenfalls in der Zeile zwei steht, wurde mit in die Berechnung aufgenommen

¨ Machen Sie die Aktion durch Klick auf wieder rückgängig

Sie müssen die Formel also abändern, damit ‚Word’ die Jahreszahl nicht mit in die Berechnung aufnimmt.

¨Rufen Sie nochmals das Dialogfenster ‚Formel’ über das Menu TABELLE►FORMEL auf

¨ Ersetzen Sie den Text innerhalb der Klammern wie angegeben und wählen aus der Liste ‚Zahlenformat’ das Format

 

¨ Ein Klick auf schliesst das Fenster und Sie erhalten diesmal das richtige Ergebnis

Innerhalb der Klammern in der Formel geben Sie den Bereich (Zellen) an, auf den die Formel angewandt werden soll. Sie können die Zellen neben (links, rechts) oder auch über (oben) bzw. unter (unten) der Zelle, in der das Ergebnis ausgegeben werden soll, berechnen. Wenn Sie nur bestimmte Zellen in die Berechnung aufnehmen möchten, geben Sie die Zellbezüge wie oben abgebildet, einzeln, getrennt durch ein Semikolon, ein. Das gewählte Zahlenformat bewirkt, dass die Zahlen mit zwei Dezimalstellen ausgegeben werden.

¨Berechnen Sie jetzt die Summe der Zahlen in der dritten Zeile. Diesmal können Sie die Zellen links von der markierten berechnen, da sich die Jahreszahl ja in der zweiten Zeile befindet. Ersetzen Sie also innerhalb der Klammern den Text ‚ÜBER’ durch ‚LINKS’. Wählen Sie auch wieder das Zahlenformat aus

¨ Berechnen Sie jetzt noch die Zelle ganz unten rechts, um die Summe der Zahlen in der letzten Spalte auszugeben. Die Formel sollte schon vorgegeben sein. Ändern Sie ebenfalls wieder das Zahlenformat

Weisen Sie den Zahlen in der letzten Spalte noch das gleiche Format wie den restlichen Zahlen zu.

¨Klicken Sie in eine Zelle mit einer Zahl und anschliessend auf das Symbol . Markieren Sie jetzt die Zahlen in der letzten Spalte und lassen dann die Maustaste wieder los. Das Format wurde übertragen

Zellen, die Funktionen und Formeln enthalten, werden Felder genannt. Im Dokument werden diese Felder grau hinterlegt dargestellt. Wenn Sie Werte in Ihrer Tabelle ändern, so werden die Ergebnisse, die Sie mit Hilfe von Formeln ausgeben, nicht automatisch aktualisiert. Das müssen Sie manuell nachholen, in dem Sie rechts in ein Feld klicken und aus dem Kontextmenu den Befehl FELDER AKTUALISIEREN wählen. Alternativ können Sie auch die Funktionstaste F9 drücken. Haben Sie mehrere Felder zu aktualisieren, markieren Sie diese und wählen den Befehl anschliessend. Wenn Sie die Felder nur für den Ausdruck aktualisieren möchten, setzen Sie im Menu EXTRAS►OPTIONEN im Register ‚Drucken' das Häkchen.

 

 

¨ Ändern Sie die Werte wie abgebildet

¨ Da sich die Ergebnisse nicht verändert haben, markieren Sie die Zellen in der letzten Spalte und wählen aus dem Kontextmenu den Befehl FELDER AKTUALISIEREN oder drücken die F9-Taste

 

¨ Ersetzen Sie den Inhalt in Z4S3 (Summe) durch ‚Differenz’

¨ Klicken Sie in Zelle Z4S4 und rufen das Dialogfenster ‚Formel’ über das Menu TABELLE►FORMEL auf

¨ Geben Sie die neue Formel ein, um die Differenz der Werte zu errechnen

¨ Klicken Sie auf

¨ Sie haben nun eine neue Formel eingegeben und erhalten ein neues Ergebnis

¨ Speichern Sie Ihr Dokument

 

Excel-Tabelle einfügen

Eine weitere Möglichkeit, eine Tabelle in ‚Word’ zu erstellen, ist das Einfügen einer Excel-Tabelle. Sie haben hier die gesamte Funktionsvielfalt der Tabellenkalkulation zur Verfügung. Für Berechnungen bietet sich diese Vorgehensweise besonders an, da Sie die einzelnen Felder nicht mehr manuell aktualisieren müssen.

Übung 4.14

¨ Setzen Sie die Einfügemarke ans Ende Ihres Dokuments und drücken zweimal die Enter-Taste

¨ Sie können die Tabelle über das Symbol und anschließender Auswahl der Anzahl der Zeilen und Spalten auswählen. Der andere Weg, den Sie jetzt auch benutzen werden, führt über das Menu EINFÜGEN►OBJEKT

¨ In diesem Dialogfenster markieren Sie in diesem Register den markierten Objekttyp

 

 

 

¨ Was Sie einfügen, wird Ihnen hier kurz beschrieben

 

 

 

¨ Ein Klick auf und Sie haben eine neue Tabelle eingefügt

¨ Speichern Sie das Dokument

Wenn Sie bereits mit der Tabellenkalkulation ‚Excel’ gearbeitet haben, wird Ihnen die Arbeitsoberfläche sicherlich vertraut sein. Auch die Symbolleisten erhalten das Aussehen der Excel-Oberfläche, obwohl Sie weiterhin nur die Textverarbeitung ‚Word’ geöffnet haben.

Die Erklärungen zur Funktionsweise gehört aber eher zur Tabellenkalkulation als zur Textverarbeitung. Aus diesem Grund soll hier auch nicht weiter darauf eingegangen werden.

Wenn Sie Ihre Daten eingegeben haben, kehren Sie zur Word-Oberfläche zurück, in dem Sie einmal ausserhalb der Tabelle klicken. Sie können die Tabelle mit Hilfe der Ziehpunkte in der Grösse verändern. Bewegen Sie hierzu einfach den Mauszeiger auf einen dieser Punkte, bis sich dieser in einen Doppelpfeil verwandelt. Klicken Sie dann und ändern die Grösse bei gedrückter Maustaste. Wenn Sie zufrieden sind, lassen Sie die Maustaste wieder los.

 

Wenn Sie die Tabellendaten bearbeiten möchten, klicken Sie doppelt in die Tabelle, und Sie erhalten wieder die Oberfläche von ‚Excel’.

 

Sie sollten nun in der Lage sein, Text mit Hilfe von Tabstopps oder Tabellen auszurichten. Für einfache Berechnungen können Sie die Möglichkeiten von ‚Word’ nutzen. Wenn Sie allerdings größere Berechnungen durchführen möchten, sollten Sie sich mit der Tabellenkalkulation ‚Excel’ vertraut machen und eine solche Tabelle einfügen.

 

Das reicht erst einmal und

Kapitel 4 ist jetzt zu Ende

le="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> Im Register tragen Sie persönliche Daten zu Ihrer Person ein. Diese können dann automatisch in ein Dokument mit eingefügt oder auch mit ausgedruckt werden.

Über die Direkthilfe können Sie zu jeder Option in allen Registern eine kurze Beschreibung bzw. Erklärung aufrufen.

Anpassen

Wenn Sie diesen Befehl im Menu EXTRAS oder durch Rechtsklick auf eine vorhandene Symbolleiste aufrufen, erscheint das folgende Dialogfenster mit drei Registern auf Ihrem Bildschirm:

Normalerweise blendet Word die benötigten Symbolleisten immer automatisch ein. Wenn Sie jedoch eine der Symbolleisten dauerhaft einblenden möchten, öffnen Sie das Register und setzen durch Klick das Häkchen in das entsprechende Kästchen. Wenn Sie eine Symbolleiste ausblenden möchten, entfernen Sie einfach das Häkchen durch anklicken. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, können Sie die Tastaturkürzel für die einzelnen Befehle ändern oder auch neue erstellen.
Um eine neue Symbolleiste zu erstellen klicken Sie auf sie Schaltfläche und um dieser einen neuen Namen zu geben, klicken Sie auf . Die Befehle fügen Sie der Symbolleiste im nächsten Register hinzu. Falls Sie eine Symbolleiste wieder löschen möchten, markieren Sie diese auf der linken Seite und klicken anschliessend auf . Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken auf die Schaltfläche .

Im Register verändern Sie die vorhandenen Symbolleisten:

Auf der linken Seite sehen Sie die einzelnen Kategorien und auf der rechten die Symbole zu den dazugehörigen Befehlen. Um einer Symbolleiste einen Befehl hinzuzufügen, klicken Sie auf den gewünschten Befehl und ziehen das Symbol bei gedrückter Maustaste auf die entsprechende Symbolleiste. Eine senkrechte Linie zeigt Ihnen an, wo das Symbol eingefügt wird. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Auf die gleiche Art entfernen Sie die Symbole. Ziehen Sie das gewünschte Symbol einfach auf das Dialogfenster und lassen dort die Maustaste los. Innerhalb der Symbolleiste können Sie die Symbole nach Ihren Wünschen verschieben. Sobald Sie ein Symbol anklicken, wird die Schaltfläche aktiviert. Hier können Sie z.B. das Aussehen des Symbols einstellen.

Um ein Trennzeichen (senkrechte Linie) zu erzeugen, ziehen Sie das Symbol einfach etwas nach rechts, oder nach links, um das Trennzeichen wieder zu entfernen.

Einige Änderungen können Sie auch vornehmen, ohne den Befehl ANPASSEN aufzurufen. Verschieben Sie ein Symbol, in dem Sie die Alt-Taste gedrückt halten und dann mit der Maus an die neue Stelle verschieben. Liegt die Position ausserhalb einer Symbolleiste, wird das Symbol entfernt.

Wenn Sie die Alt-Taste und die Strg-Taste gleichzeitig gedrückt halten, können Sie das Symbol mit der Maus an eine andere Stelle kopieren.

Im Register stellen Sie das Aussehen der Symbole und die Informationen, die angezeigt werden, sobald Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, ein. Auch das Verhalten der Menus können Sie hier verändern.

 

 

Jetzt können Sie sich Word individuell einstellen. Nehmen Sie aber nicht zu viele Änderungen auf einmal vor, damit Sie diese auch wieder rückgängig machen können, falls Sie einmal nicht zufrieden sind. Normalerweise sind die Standardeinstellungen optimal, um ein vernünftiges Arbeiten zu gewährleisten. Diese stellen Sie übrigens mit der Schaltfläche wieder her.

 

Das war’s mit

Kapitel 4