Kapitel 5

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Excel 2000

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Zahlenformate

In diesem Kapitel lernen Sie die verschiedenen Zahlenformate kennen. Hierbei handelt es sich nicht um Formate wie z.B. Schriftgrad oder Ausrichtung, sondern wie ‚Excel’ die Zahlen am Bildschirm und auf dem Ausdruck darstellt. Die Darstellung ändert nichts am Wert der Zelle, sondern nur Ihr Aussehen.

Im abgebildeten Beispiel wurde die Zelle in Spalte B mit der in Spalte C multipliziert und in Spalte D erscheint das Ergebnis. Der Wert der Zelle B2 ist, wie Sie in der Bearbeitungsleiste erkennen können, der selbe wie in Zelle B1, es wurden lediglich die Dezimalstellen in der Darstellung entfernt.

Die Zellen eines Arbeitsblattes haben standardmässig das Format ‚Standard’. Das bedeutet, Zahlen werden ohne laufende Nullen hinter dem Komma angezeigt. Die Eingabe „999,00“ ergibt als Ausgabe „999“. Auch der Punkt als Tausender-Trennzeichen ist nicht im Format ‚Standard’ enthalten. Wenn Sie z.B. „8999,50“ eingeben, erhalten Sie als Ausgabe „8999,5“. Wenn Sie mit Währungen arbeiten möchten, müssen Sie also ein anderes Zahlenformat wählen.

Das Tausender-Trennzeichen

Alle Zahlenformate erreichen Sie über das Kontextmenu und den Befehl ZELLEN FORMATIEREN oder über das Menu FORMATZELLEN. Für das Tausender-Trennzeichen gibt es zusätzlich noch das Symbol in der Formatsymbolleiste. Ein Klick auf dieses Symbol fügt den Zahlen im markierten Zellbereich den Tausender-Punkt und zwei Nachkommastellen hinzu.

Übung 5.1
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚drei’
  • Markieren Sie den Zellbereich C2:C7
  • Klicken Sie auf das Symbol

Begutachten Sie das Ergebnis und machen die Aktion über das Menu BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG wieder rückgängig

Währung

Dieses Zahlenformat hat die gleiche Auswirkung auf den ausgewählten Zellbereich wie der Tausender-Punkt, jedoch wird jetzt zusätzlich das länderspezifische Kürzel für die Währung mit angehängt. Die Art und Position für das Kürzel ist in der Systemsteuerung unter den Ländereinstellungen vorgegeben.

Übung 5.2
  • Markieren Sie den Zellbereich C2:J8
  • Klicken Sie auf das Symbol in der Formatsymbolleiste

Prozent

Das Format Prozent, dass Sie auch über das Symbol einstellen, führt die folgenden Aktionen aus:

¨ Multiplikation des Wertes der markierten Zelle oder des Zellbereichs mit 100

¨Einfügen des Prozentzeichens hinter jeder Zahl im markierten Bereich

Sie können das Format dazu verwenden, um Dezimalbruchteile besser lesbar darzustellen. In der nächsten Übung werden Sie diese Dezimalbruchteile erzeugen und dann das Format auf die Zellen anwenden.

Übung 5.3
  • Fügen Sie vor der Zeile 8 eine neue Zeile ein, in dem Sie diese Zeile markieren und den Befehl EINFÜGENZEILEN wählen
  • Geben Sie in der Zelle A9 „Summen“ ein
  • Markieren Sie durch Klick auf den Zeilenkopf die Zeile 11
  • Ändern Sie die Schriftart in ‚Courier New’ und den Schriftgrad in ‚14 Punkt’
  • Geben Sie in der Zelle A11 „Anteil %“ ein und formatieren die Zelle Kursiv und zentriert
  • Fügen Sie in den Zellen A10 und A11 den Rahmen ein
  • Fügen Sie vor der Spalte H eine neue Spalte ein, in dem Sie die Spalte H durch Klick auf den Spaltenkopf markieren und im Menu EINFÜGENSPALTEN wählen
  • Geben Sie in die Zelle H1 „%“ ein

Markieren Sie den Zellbereich H2:H11

  • Gehen Sie in das Menu FORMATZELLEN
  • Weisen Sie den Zellen das Zahlenformat zu
  • Klicken Sie anschliessend auf
  • Geben Sie jetzt in Zelle H2 die Formel „=G2/G9“ ein um den Anteil des Artikels ‚Bett Jugend’ am Gesamtumsatz zu berechnen
  • Kopieren Sie die Formel mit Hilfe von ‚AutoAusfüllen’ bis in die Zelle H7
  • Sie erhalten eine Fehlermeldung in den Zellen

Wenn Sie sich die Formeln in den einzelnen Zellen einmal ansehen (Strg + # drücken) werden Sie feststellen, das die einzelnen Zellbezüge angepasst wurden. Für den ersten Teil der Formel ist dies auch korrekt, der zweite Teil darf jedoch nicht angepasst werden, da Sie sich immer auf den Gesamtumsatz beziehen. Das Problem umgehen Sie, in dem Sie diesen Bezug als absolut definieren.

  • Machen Sie die letzte Aktion mit Hilfe des Symbols wieder rückgängig
  • Markieren Sie die Zelle H2 und drücken dann die F2-Taste, um den Inhalt bearbeiten zu können. Die Einfügemarke sollte sich am Ende der Formel befinden. Drücken Sie jetzt die F4-Taste, um einen absoluten Zellbezug zu erhalten. Bestätigen Sie die Änderung mit der Enter-Taste
  • Kopieren Sie die Formel mit Hilfe von ‚AutoAusfüllen’ bis in die Zelle H7
  • Zur Kontrolle aktivieren Sie die Zelle H11 und fügen mit ‚AutoSumme’ das Ergebnis der Zellen aus Spalte H ein. Es sollte ‚1’ lauten
  • Um die Anteile, die die einzelnen Monate am Gesamtumsatz haben, zu berechnen, geben Sie in die Zelle C11 die folgende Formel ein . Auch hier darf sich die der Zellbezug mit dem Wert für die Gesamtsumme nicht verändern und wird deshalb absolut gemacht
  • Kopieren Sie mit ‚AutoAusfüllen’ die Formel bis in die Zelle F11
  • Kontrollieren Sie das Ergebnis mit ‚AutoSumme’ in der Zelle G11. Auch hier sollte als Ergebnis ‚1’ erscheinen

Wie Sie sehen, sind die Zellen mit den Dezimalbruchteilen nicht sehr aussagekräftig. In der nächsten Übung werden Sie diese mit dem Zahlenformat ‚Prozent’ neu formatieren.

Übung 5.4
  • Markieren Sie den Zellbereich H2:H7
  • Klicken Sie auf das Symbol in der Formatsymbolleiste
  • Lassen Sie den Zellbereich markiert und weisen ihm den Schriftschnitt ‚Fett’ und die Ausrichtung ‚Zentriert’ zu. Ändern Sie über das Symbol noch die Hintergrundfarbe in ‚25% grau’
  • Markieren Sie jetzt den Zellbereich C11:F11
  • Wiederholen Sie die obigen Schritte auch für diesen Zellbereich
  • Löschen Sie die Inhalte in den Zellen G11 und H11, in dem Sie diese markieren und anschliessend im Menu BEARBEITENLÖSCHENALLES wählen
  • Wählen Sie den Befehl SEITE EINRICHTEN aus dem Menu DATEI
  • Markieren Sie die Optionen
  • Sehen Sie sich Ihre Tabelle in der Seitenansicht an
  • Speichern Sie anschliessend die Arbeitsmappe

Dezimalstellen

Für das Format ‚Währung’ verwenden Sie zwei Dezimalstellen (Nachkommastellen). Wenn Sie Berechnungen mit grösserer Genauigkeit benötigen, ändern Sie Ihr Zahlenformat. Wählen Sie das Format ‚Zahl’ und geben an, wie viele Dezimalstellen Sie benötigen.

Übung 5.5
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚eins’
  • Geben Sie in Zelle A55 „=100/D44“, in Zelle B55 „=2150,4/D43“ und in Zelle C55 „=54321/D40“ ein. Sie erhalten Ergebnisse mit acht, vier und fünf Dezimalstellen
  • Markieren Sie den Bereich A55:C55
  • Gehen Sie in das Menu FORMATZELLEN und öffnen durch Klick das Register ‚Zahlen’
  • Klicken Sie auf die Kategorie und ändern die Zahl der Dezimalstellen. Ein Beispiel wird Ihnen immer direkt angezeigt
  • Klicken Sie um das Format zu übernehmen

Alle Ergebnisse werden nun mit fünf Dezimalstellen dargestellt. In Zelle A55 werden die letzten Stellen hinter dem Komma abgeschnitten, wobei ‚Excel’ allerdings mathematisch auf- bzw. abrundet. In der Zelle B55 wird eine ‚Null’ angehängt, um auf die Zahl der Dezimalstellen zu gelangen ohne den Wert zu verändern. Beachten Sie aber, das nur die Anzeige für den Bildschirm und den Ausdruck beeinflusst wurde, wenn Sie mit diesen Zellen weitere Berechnungen durchführen, wird der berechnete und nicht der gekürzte Wert verwendet.

Eine schnellere Möglichkeit, die Dezimalstellen zu erhöhen oder zu verringern, bieten Ihnen die Symbole und in der Formatsymbolleiste.

Übung 5.6
  • Geben Sie in Zelle A57 „0,20836“ ein
  • Erhöhen Sie die Zahl der Dezimalstellen um zwei, in dem Sie zweimal auf das Symbol klicken
  • Verringern Sie jetzt durch dreimaliges Klicken auf das Symbol die Dezimalstellen. Wie Sie sehen, hat ‚Excel’ auf die vierte Stelle hinter dem Komma aufgerundet. In der Zelle sehen Sie den Wert, gerechnet wird jedoch weiterhin mit dem Wert, den Sie Anfangs eingegeben haben, wie Sie in der Bearbeitungsleiste ablesen können.

Datumsformat

Sie können für Berechnungen in Ihrem Arbeitsblatt auch das Datum verwenden. ‚Excel’ wandelt jedes Datum in eine Zahl um, in dem es dem 01.01.1900 die Zahl 1 zuweist und dann die Tage bis zum eingegeben Datum hochrechnet. Um etwa einen Zeitraum zwischen zwei Daten in Tagen zu berechnen, geben Sie die Daten ein und errechnen die Differenz.

Um ein Datum in eine Zelle einzugeben, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

  1. Trennen Sie Tag, Monat und Jahr durch einen Punkt (.)
  2. Trennen Sie Tag, Monat und Jahr durch den Schrägstrich (/)
  3. Trennen Sie Tag, Monat und Jahr durch den Bindestrich (-)

‚Excel’ erkennt an der Eingabe, dass es sich um ein Datum handelt und formatiert die Zellen dann automatisch in dieses Zahlenformat. Sie können natürlich jederzeit über das Menu FORMATZELLEN ein anderes Datumsformat auswählen.

Übung 5.7
  • Geben Sie ein
  • Geben Sie dann ein

Als Ergebnis erhalten Sie das Datum . Wenn Sie die Differenz vom 01.01.1900 bis zum 09.01.1900 berechnen, erhalten Sie als Ergebnis neun Tage. Das wäre auch das Ergebnis Ihrer Subtraktion. Da ‚Excel’, wenn Sie zwei Daten in einer Berechnung benutzen, die Zelle mit dem Ergebnis ebenfalls mit dem Zahlenformat ‚Datum’ formatiert, müssen Sie hier das Format von Hand noch einmal ändern, damit Sie ein aussagekräftiges Ergebnis erhalten.

  • Markieren Sie die Zelle C59 und weisen dieser über das Menu FORMATZELLEN das Zahlenformat ‚Standard’ zu. Statt über das Menu können Sie auch in die Zelle einen Rechtklick ausführen und den Befehl aus dem Kontextmenu wählen
  • Berechnen Sie einmal, wie viele Tage Sie heute alt sind

Wenn Sie in eine Zelle, der das Zahlenformat ‚Datum’ zugewiesen ist, eine Zahl eingeben, errechnet ‚Excel’ nun rückwärts das entsprechende Datum.

  • Weisen Sie der Zelle A60 ein Datumsformat mit vierstelliger Jahresangabe zu
  • Geben Sie die Zahl „60“ in die Zelle ein

Sie erhalten als Ergebnis das Datum

Textformat

Wenn Sie z.B. Postleitzahlen, Artikelnummern oder Modellbezeichnungen, die nur aus Zahlen bestehen, eingeben, möchten Sie hiermit keine Berechnungen ausführen. Sie können diesen Zellen dann das Format ‚Text’ zuweisen. ‚Excel’ behandelt diese Zahlen dann als Text und richtet sie linksbündig in den Zellen aus. Bei Berechnungen werden diese ‚Zahlen’ dann ignoriert.

Übung 5.8
  • Weisen Sie den Zellen A63 und A64 das Format Text zu. Benutzen Sie den Befehl aus dem Kontextmenu
  • Geben Sie ein

Wie Sie sehen, richtet ‚Excel’ linksbündig aus und erkennt auch in der Zelle A64 die Eingabe nicht als Datum.

Besonderheiten bei AutoAusfüllen

Bisher haben Sie das Werkzeug ‚AutoAusfüllen’ nur zum Kopieren und Einfügen benutzt. Dieses Werkzeug kann Ihnen aber bei Ihrer täglichen Arbeit weit mehr helfen.

Übung 5.9
  • Geben Sie die folgenden Werte ein in Ihrem Arbeitsblatt ‚eins’ ein:
  • Markieren Sie jetzt den Zellbereich E55:H55 und ziehen dann durch Klick auf den Anfasser bis in die Zeile 64

 

In den Spalten F und G wird der Inhalt lediglich bis in die Zeile 64 kopiert. In den Spalten E und H hat Excel erkannt, dass es sich hier um ein bekanntes Format handelt. Sie können Datums-, Uhrzeit-, Tages-, Monatsangaben mit ‚AutoAusfüllen’ aufsteigend oder in die entgegengesetzte Richtung auch absteigend ausfüllen. Die Spalte I können Sie nur aufsteigend ausfüllen, wenn Sie die Zellen I55 und I56 markieren und dann mit ‚AutoAusfüllen’ nach unten in die Zeile 64 ziehen. Von Zeile zu Zeile wird dann immer die Differenz zwischen den Werten der beiden Zellen hinzugerechnet, in diesem Fall wäre es eins.

  • Markieren Sie die Zellen I55 und I56
  • Ziehen Sie nun mit ‚AutoAusfüllen’ bis in die Zeile 64

AutoAusfüllen bearbeiten

Sie können sich auch eigene Listen erstellen, die dann von ‚AutoAusfüllen’ automatisch mit übernommen werden.

Übung 5.10
  • Geben Sie den folgenden Text ein
  • Gehen Sie in das Menu EXTRASOPTIONEN und öffnen dort das Register

Hier sehen Sie die bisher angelegten Listen

  • Klicken Sie, wenn nicht schon markiert, auf den Eintrag in der Liste

Ein Klick auf das Symbol reduziert das Dialogfenster bis auf eine schmale Leiste

  • Markieren Sie den Zellbereich J55:J60. Dieser Bereich erscheint jetzt auch hier im Feld
  • Klicken Sie auf das Symbol um das Dialogfenster wieder einzublenden
  • Ein Klick auf die Schaltfläche und Sie haben eine eigene Liste erstellt
  • Geben Sie in der Zelle K55 einmal „Guten Tag“ und ziehen dann mit ‚AutoAusfüllen’ bis in die Zeile 64. Der vorher von Ihnen eingegebene Text steht Ihnen nun jederzeit zur Verfügung

Zellen automatisch verbinden

Wenn Sie einen längeren Text in eine Zelle eingeben, kann dieser nicht komplett angezeigt werden, wenn die benachbarte Zelle nicht leer ist. Sollte die benachbarte Zelle jedoch leer sein, so verbindet ‚Excel’ die benachbarten Zellen automatisch zu einer Zelle um den Text darstellen zu können.

Übung 5.11
  • Öffnen Sie die Tabelle ‚drei’
  • Fügen Sie oberhalb der Zeile 1 zwei weitere Zeilen ein, in dem Sie die Zeilen 1 und 2 markieren und dann den Befehl EINFÜGENZEILEN aus dem Menu wählen
  • Geben Sie den folgenden Text ein
  • Formatieren Sie den Text, der ja nur in der Zelle A1 steht, im Schriftgrad 16 pt

Wie Sie sehen, wurden Die Zellen A1, B1 und C1 zu einer Zelle verbunden

  • Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe
  • Geben Sie in die Zelle B1 oder C1 einmal eine Ziffer ein und beobachten, was geschieht. Machen Sie die Aktion dann wieder rückgängig

 

Das sollte für das Thema Zahlenformate erst einmal reichen. Im nächsten Kapitel werden Sie lernen, Zahlenmaterial grafisch darzustellen.

 

Bis dahin

Ihr Kapitel 5