Kapitel 5

Geschrieben von Torsten Lenneper. Veröffentlicht in Access 2000

Stern inaktivStern inaktivStern inaktivStern inaktivStern inaktiv
 

Die Datenbank nach Ihren Wünschen nutzen

Bisher haben Sie lediglich Daten eingegeben. Dies hätten Sie auch mit einer Textverarbeitung erledigen können, in dem Sie die Informationen Listenweise eingegeben hätten. Wenn Sie die Informationen lieber in Spalten und Zeilen angeordnet haben möchten, benutzen Sie eine Tabellenkalkulation. Spätestens in diesem Kapitel soll Ihnen klar werden, was eine Datenbank für Vorteile gegenüber den beiden vorgenannten Programmen hat. Halten Sie sich stets vor Augen, dass Sie, nicht wie in diesen Übungen, mit hunderten oder gar tausenden Datensätzen arbeiten. Erst dann ist der Einsatz einer Datenbank richtig sinnvoll.

Reihenfolge ändern

Sie können die Reihenfolge der einzelnen Datensätze neu sortieren. Dabei wird jedoch nur die Darstellung, nicht aber die physikalische Reihenfolge auf dem Datenträger geändert. Auch die Informationen bleiben weiterhin alle erhalten. Die Datensätze können auf- oder absteigend, numerisch oder alphanumerisch in eine neue Sortierreihenfolge gebracht werden. In der nächsten Übung werden Sie Ihre Datensätze neu sortieren.

Übung 5.1

¨Klicken Sie in irgendeinem Datensatz in das Feld ‚Name’

¨Ein Klick auf das Symbol sortiert die Datensätze aufsteigend nach den Interpreten. Das Symbol sortiert die Interpreten in absteigender Form. Sie finden die Befehle auch im Menu DATENSÄTZE►SORTIERUNG oder im Kontextmenu

¨Ihre Tabelle sollte nun so aussehen

 

 

 

 

 

 

 

 

Filter

Die Sortierung bietet Ihnen nur eine einfache Möglichkeit, die Datensätze in einer neuen Reihenfolge darzustellen. Dies ist eine Sortierung nach einem Kriterium. Wenn Sie einen Filter einsetzen, haben Sie die Möglichkeit, nach mehreren Kriterien zu sortieren. Access bietet Ihnen vier verschiedene Filter an, die Sie alle im Menu DATENSÄTZE und teilweise auch im Kontextmenu bzw. in der Symbolleiste finden:

 

Sie können die Filter auch kombinieren, um gefilterte Datensätze nochmals zu filtern. Der angewandte Filter wird mit der Tabelle gespeichert und kann jederzeit wieder aufgerufen werden. Gefilterte Datensätze erkennen Sie an den folgenden Merkmalen:

 

Anmerkung ‚gefiltert’ am unteren Seitenrand

eingeschaltetes Symbol in der Symbolleiste

 

in der Statusleiste

 

Spezialfilter/-sortierung

Um den Filter effektiv anwenden zu können, müssen Sie noch einige Datensätze erfassen.

Übung 5.2

¨Geben Sie die Daten wie unten abgebildet ein

¨Gehen Sie jetzt in das Menu DATENSÄTZE►FILTER►SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG. Das folgende Fenster öffnet sich


¨Klicken Sie im unteren Teil des Fensters in die erste Zelle der Zeile ‚Feld’. Klicken Sie nun auf den Auswahlpfeil um in der aufklappenden Liste ‚Name’ auszuwählen.

¨Verfahren Sie mit der darunter liegenden Zelle ebenso, wählen hier aus der Liste aber ‚absteigend’

¨Statt über den Auswahlpfeil können Sie das Datenfeld auch aus der Liste im oberen Teil des Fensters auf die entsprechende Zelle ziehen. Wählen Sie diesmal das Datenfeld ‚Zeit’

¨Als Sortierung wählen Sie ‚aufsteigend’

¨Sie haben jetzt diese Sortierung festgelegt

 

 

 

 

¨Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu FILTER►FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN oder den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenu. Sie befinden sich jetzt wieder in der Datenblattansicht

Sie haben Ihre Tabelle absteigend nach den Namen der Interpreten sortiert. Sollte ein Name mehrmals vorhanden sein, so sollen die CDs mit den kürzeren Laufzeiten vor den anderen eingereiht werden. Deshalb haben Sie hier die aufsteigende Sortierung gewählt.

Formularbasierter Filter

Hier werden Ihre Datensätze wirklich gefiltert. Wenn Sie z.B. alle CDs anzeigen möchten, die eine Laufzeit von mehr als 60 Minuten oder mehr als 15 Titel enthalten, können Sie dies mit dem Filter schnell ausführen.

Übung 5.3

¨Entfernen Sie den Filter aus der vorherigen Übung durch den Befehl aus dem Menu DATENSÄTZE►FILTER/SORTIERUNG ENTFERNEN. Sie finden den Befehl auch wieder im Kontextmenu

¨Gehen Sie in das Menu DATENSÄTZE►FILTER►FORMULARBASIERTER FILTER oder Klicken Sie auf das Symbol . Es öffnet sich ein neues Fenster

¨Im oberen Teil sehen Sie Ihre einzelnen Felder wie in der Datenblattansicht und am unteren Rand zwei Register, wobei das erste Register bereits geöffnet ist und das zweite nicht aktiviert werden kann

 

¨Da Sie alle CDs mit einer Laufzeit von mehr als 60 Minuten anzeigen möchten, geben Sie in die Zelle für das Feld ‚Zeit’ folgendes ein: Sie müssen die Zahl, wie bei der Datenerfassung, ohne Doppelpunkt eingeben. Der Doppelpunkt ist nur ein Darstellungsformat, das Sie in den Feldeigenschaften festgelegt haben

¨Klicken Sie nun auf das Register ‚Oder’, um das zweite Kriterium festzulegen

¨Geben Sie in der Zelle unter dem Feld ‚Songs’ folgendes ein:

¨Wenn Sie ein weiteres Kriterium erfassen möchten, könnten Sie jetzt das dritte Register öffnen, für diese Übung begnügen Sie sich jedoch mit diesen Kriterien

¨Klicken Sie auf das Symbol um zur Datenblattansicht mit den gefilterten Datensätzen zurückzukehren

¨Ihre Tabelle sollte nun so aussehen

Es werden nur noch die Datensätze angezeigt, die entweder mehr als 15 Songs enthalten oder deren Laufzeit länger als 60 Minuten ist. Es erscheinen aber auch CDs mit nur 14 Songs in der gefilterten Tabelle. Das liegt daran, dass Sie eine
‚Oder-Verknüpfung’ erstellt haben. In der nächsten Übung werden Sie dies durch eine ‚Und-Verknüpfung’ korrigieren.

Übung 5.4

¨Entfernen Sie den Filter durch Klick auf den Befehl im Kontextmenu

¨Wie Sie sehen, erscheinen alle Datensätze wieder auf Ihrem Bildschirm. Durch den Filter gehen also keine Daten ‚verloren’

¨Klicken Sie jetzt wieder auf das Symbol um das Fenster für den ‚Formularbasierten Filter’ zu öffnen

¨Da die Kriterien aus der vorherigen Übung noch erscheinen, klicken Sie auf das Symbol oder wählen den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►ALLES LÖSCHEN

¨Geben Sie diesmal die Kriterien nur im Register ‚Suchen nach’ ein, da Sie keine ‚Oder-Verknüpfung’ erstellen möchten

 

¨Ein Klick auf das Symbol zeigt Ihnen das Ergebnis

 

 

 

 

 

 

 

Sie haben die Datenbank nun so gefiltert, dass nur die Datensätze angezeigt werden, deren Laufzeit länger als 60 Minuten und deren Anzahl der Songs grösser als 15 ist.

Auswahlbasierter Filter

Wenn Sie schnell Ihre Datensätze nach einem bestimmten Kriterium filtern möchten, helfen Ihnen die ‚Auswahlbasierten’ bzw. ‚Auswahlausschliessenden’ Filter. Sie klicken in eine Zelle Ihrer Tabelle, die als Kriterium dienen soll. Wählen Sie nun den Befehl aus dem Menu DATENSÄTZE►FILTER►AUSWAHLBASIERTER FILTER bzw. AUSWAHLAUSSCHLIESSENDER FILTER. Sie finden die Befehle ebenfalls im Kontextmenu. Für den Auswahlbasierten Filter gibt es auch das folgende Symbol . In der nächsten Übung werden Sie alle Datensätze mit CDs von
‚Brian Adams’ anzeigen lassen.

Übung 5.5

¨Entfernen Sie durch Klick auf den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenu erst einmal alle Filter. Sie können natürlich auch auf das ‚eingeschaltete’ Symbol klicken

¨Klicken Sie jetzt in eine Zelle mit dem Inhalt und anschliessend auf das Symbol

¨Ihre Tabelle sollte nun so aussehen

 

 

¨Sie können auch einen Teil des Feldes markieren und darauf den Filter anwenden

¨Entfernen Sie den Filter durch Klick auf

¨Markieren Sie irgendwo in der Spalte ‚Name’ die Buchstabenkombination ‚er’ am Ende eines Namens

 

 

 

 

¨Klicken Sie jetzt auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu

¨Das gefilterte Ergebnis sollte so aussehen

 

 

 

Sie haben Ihre Datensätze so gefiltert, dass nur noch CDs des Interpreten ‚Adams’ angezeigt werden. Sollte in Ihrer Datenbank noch ein Interpret mit diesem Namen, aber einem anderen Vornamen, vorkommen, so würde auch dieser angezeigt werden. Im zweiten Teil der Übung sollten nur Interpreten mit dem Wortsegment ‚er’ am Ende des Namens angezeigt werden. Sie können auch einen Buchstaben am Anfang markieren, z.B. würde ein markiertes ‚S’ alle Interpreten mit diesem Buchstaben am Anfang anzeigen. Markierte Buchstabenkombinationen in der Mitte eines Wortes lässt alle Datensätze mit dieser Kombination im Namen erscheinen. Dies funktioniert natürlich auch mit allen anderen Feldern in Ihrer Datenbank.

Der ‚Auswahlausschliessende Filter’ funktioniert genau umgekehrt. Das Kriterium, das Sie anklicken, erscheint dann nicht mehr in Ihrer Tabelle.

Bei Feldern mit Kontrollkästchen müssen Sie jedoch vorsichtig sein. Gehen wir davon aus, dass Sie alle CDs anzeigen lassen möchten, die Live aufgenommen wurden. Dazu klicken Sie einmal in ein Feld, wo das Häkchen für Live erscheint. Wie Sie sehen, wird das Häkchen entfernt. Sie müssen hier also nochmals klicken und dann erst den Filter anwenden. Als Ergebnis werden Ihnen alle CDs angezeigt, die dem Kriterium entsprechen.

Filtern nach

Diesen Filter finden Sie nur im Kontextmenu. Hier können Sie ein oder mehrere Kriterien eingeben und dann den Filter auf die Datenbank anwenden.

Übung 5.6

¨Entfernen Sie den Filter aus der letzten Übung durch Klick auf

¨Klicken Sie nun rechts in die Spalte ‚Songs’

¨Ziehen Sie den Mauszeiger bis in das Eingabefeld und klicken einmal links

¨Geben Sie die folgenden Kriterien ein, damit alle Datensätze (CDs) angezeigt werden, die zwischen 10 und 15 Songs beinhalten

¨Drücken Sie die Enter-Taste, wenn Sie mit Ihrer Eingabe fertig sind

¨Das Ergebnis sollte jetzt so aussehen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wenn Sie mit dem Ergebnis einer Filterung noch nicht zufrieden sind, müssen Sie die Kriterien nicht neu eingeben oder anpassen. Filtern Sie einfach eine gefilterte Tabelle nochmals. Sie können diesen Vorgang wiederholen, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Filterkriterien

Die Und/Oder-Verknüpfungen haben Sie bereits kennengelernt. Ausserdem haben Sie schon einige Vergleichsoperatoren eingesetzt. Im folgenden werden Zeichen aufgeführt, die Sie bei den verschiedenen Filtern benutzen können.

Platzhalter

Zeichen

Verwendung

Beispiel

*

entspricht einer beliebigen Anzahl an Zeichen. Es kann entweder als erstes oder als letztes Zeichen der Zeichenfolge verwendet werden.

wa* findet was, war und warte

?

entspricht einem einzelnen alphabetischen Zeichen.

?rt findet Ort und Art

[ ]

entspricht einem einzelnen Zeichen innerhalb der eckigen Klammern.

w[ae]r findet war und wer, aber nicht wir

!

entspricht einem einzelnen beliebigen Zeichen, das in der eckigen Klammer nicht enthalten ist.

w[!ae]r findet wir, aber nicht war und wer

-

entspricht einem einzelnen beliebigen Zeichen innerhalb des angegebenen Bereichs. Sie müssen den Bereich in aufsteigender Reihenfolge angeben (A bis Z, nicht Z bis A).

u[m-o]d findet umd, und, uod

#

entspricht einem einzelnen numerischen Zeichen.

5#4 findet 504, 514, 524

Weitere Informationen zu den Platzhaltern finden Sie in der Online-Hilfe.

Vergleichsoperatoren

 

Ausdruck

Bedeutung

>123

Zahlen größer als 123

<123

Zahlen kleiner als 123

=123

Zahlen gleich 123

>="Cher"

Alle Namen von ‚Cher’ bis zum Ende des Alphabets

<=123

Zahlen kleiner oder gleich 123

<>123

Zahlen ungleich 123

 

Auch hier finden Sie weitere Informationen in der Online-Hilfe von Access.


Abfragen

Wie Sie in den letzten Übungen erfahren haben, können Sie Ihre Datenbank auf die verschiedensten Arten sortieren und filtern. Da Sie manche dieser Sortierungen bestimmt öfter anwenden und diese Kriterien nicht jedes Mal neu festlegen möchten, speichern Sie diese einfach als Abfrage. Sie haben dann die festgelegten Kriterien immer zur Verfügung.

Der Unterschied zu einem Filter ist, das eine Abfrage aus einer oder mehreren Tabellen, Zeilen- und/oder Spaltenweise erstellt werden kann. Ausserdem können Sie Datenfelder auswählen, die mehrere Bedingungen erfüllen müssen.

Sortierkriterien

Übung 5.7

¨Heben Sie den Filter durch Klick auf das Symbol oder über das Menu bzw. Kontextmenu wieder auf. Es sollten jetzt wieder alle Datensätze angezeigt werden

¨Wählen Sie SPEZIALFILTER/►-SORTIERUNG aus dem Menu

¨Löschen Sie mit Hilfe des Symbols alle Filterdefinitionen

¨Geben Sie folgendes ein

 

 

 

¨Klicken Sie auf das Symbol oder gehen Sie über das Menu DATEI►ALS ABFRAGE SPEICHERN

¨Im folgenden Dialogfenster geben Sie den Namen für diese Abfrage ein und klicken anschliessend auf

¨Wenden Sie den Filter durch Klick auf das Symbol und Sie sehen Ihre neu sortierte Tabelle am Bildschirm

Sie können Ihre Datenbank nun jederzeit nach den von Ihnen festgelegten Kriterien sortieren bzw. filtern. Das gilt natürlich auch für alle neu hinzugefügten Datensätze.

Übung 5.8

¨Entfernen Sie den Filter über das Menu DATENSÄTZE

¨Klicken Sie auf das Schliessenfeld um zum Datenbankfenster zurückzukehren

¨Beantworten Sie die Frage mit Klick auf Ja


 

 

 

 

 

¨Klicken Sie auf das Register ‚Abfrage’. Ihre neu erstellte Abfrage erscheint im Fenster

 

 

 

 

 

 

Und-Verknüpfung

Bisher wurden alle Felder der Datensätze in sortierter oder gefilterter Form angezeigt. Sie können eine Abfrage aber auch so erstellen, das nur ausgewählte Spalten dargestellt und alle anderen ausgeblendet werden. Die nächste Abfrage erstellen Sie direkt vom Datenbankfenster aus.

Übung 5.9

¨Klicken Sie, wenn es nicht schon geöffnet ist, auf das Register ‚Abfrage’

¨Klicken Sie doppelt auf das oberste Objekt, um eine neue Abrage zu erstellen

 

¨Es öffnet sich ein neues Fenster

¨Markieren Sie die Tabelle ‚CD-Liste’ und klicken anschliessend auf hinzufügen, da Sie die Abfrage aus den Datensätzen dieser Tabelle erstellen möchten


¨Die Tabelle wird hinzugefügt und Sie können das Fenster durch Klick auf die Schaltfläche schliessen

¨Das Abfragefenster ähnelt dem der Spezialfilter aus der Übung 5.2

¨Geben Sie nun die Daten wie in der folgenden Abbildung ein

 

 

 

 

 

¨Als Ergebnis wünschen Sie alle CDs der Interpreten, die zwischen 10 und 15 Songs enthalten und deren Laufzeitlänger50 Minuten ist. Die Häkchen bedeuten, das diese Spalten, also Felder, in der Tabelle angezeigt werden

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu ABFRAGE►AUSFÜHREN

¨Das Ergebnis sollte so aussehen

 

 

 

 

 

¨Schliessen Sie das Fenster durch Klick auf

¨Beantworten Sie die Speicherabfrage mit

¨Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen

 

 

 

¨Ein Klick auf speichert Ihre Abfrage und sie erscheint im Datenbankdialogfenster

Sie haben soeben eine Abfrage mit zwei Kriterien in einer ‚Und-Verknüpfung’ erstellt. Beide Kriterien stehen in einer Zeile und es müssen auch beide zutreffen. In der nächsten Übung werden Sie eine Abfrage mit einer ‚Oder-Verknüpfung’ erstellen.

Oder-Verknüpfung

Übung 5.10

¨Erstellen Sie wieder eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht

¨Fügen Sie Ihre Tabelle ‚CD-Liste’ hinzu

¨Geben Sie die Daten wie abgebildet ein

 

 

 

¨Ein Klick auf das Symbol zeigt das folgende Ergebnis

 

 

 

 

 

¨Schliessen Sie das Fenster durch Klick auf

¨Beantworten Sie die Speicherabfrage mit

¨Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen

 

 

 

 

¨Ein Klick auf speichert Ihre Abfrage und sie erscheint im Datenbankdialogfenster

Dies war eine Abfrage mit einer Oder-Verknüpfung. Alle Datensätze die eine Anzahl Songs von mehr als 15 oder deren Erscheinungsdatum nach 1990 liegt, sollen angezeigt werden. Sie bekommen hier allerdings auch Datensätze mit weniger als 15 Songs angezeigt, wenn das Erscheinungsdatum dieses Datensatzes nach 1990 liegt.

Parameterabfrage

Mit einer Parameterabfrage sind Sie noch flexibler bei Ihrer Filterung. Erst wenn Sie die Abfrage starten, geben Sie die Parameter an, wonach gefiltert werden soll. So können Sie die gespeicherte Abfrage auf verschiedene Weise einsetzen.

Übung 5.11

¨Erstellen Sie wieder eine Abfrage in der Entwurfsansicht mit der Tabelle ‚CD-Liste’

¨Da Sie diesmal alle Felder auswählen möchten, klicken Sie doppelt auf die Titelleiste der Feldliste

¨Alle Felder werden markiert

 

 

¨Klicken Sie jetzt auf das erste markierte Feld und ziehen bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger auf die erste Zelle im Entwurfsbereich. Lassen Sie die Maustaste wieder los. Alle Felder wurden eingefügt

 

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Geben Sie für das Feld ‚Songs’ folgenden Parameter in der Zeile Kriterien ein. Die eckige Klammer erhalten Sie durch gleichzeitiges Drücken der AltGr-Taste und der Zahlen 8 und 9 auf der Tastatur, nicht auf dem Ziffernblock

 

 

 

 

 

¨Schliessen und speichern Sie die Abfrage unter dem Namen „Parameter“

¨Klicken Sie nun doppelt auf Ihre neu erstellte Abfrage im Datenbankfenster oder markieren Sie die Abfrage und klicken auf das Symbol . Sie finden Befehl auch im Kontextmenu

¨Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Anzahl der Songs eingeben müssen

 

 

 

 

 

 

¨Geben Sie den Wert 10 ein und bestätigen mit

¨Alle Datensätze, die Ihrer Abfrage entsprechen, werden angezeigt

Es wäre auch möglich gewesen, mehrere Parameter einzustellen. Das erste Dialogfenster fragt z.B. nach der Anzahl der Songs und das nächste nach dem Erscheinungsdatum. Bei dieser kleinen Datenbank erhalten Sie allerdings nur wenige Ergebnisse oder vielleicht auch gar keine. Je mehr Datensätze Sie aber erfassen, umso wirkungsvoller werden auch diese Abfragen.

Datensatz suchen

Wenn Sie einen bestimmten Datensatz suchen, müssen Sie keine Filter anwenden oder Abfragen erstellen. In Access gibt es die Funktion ‚Suchen’. Sie rufen die Funktion entweder über das Symbol oder über das Menu BEARBEITEN►SUCHEN auf.

Übung 5.12

¨Schliessen Sie die Abfrage aus der vorherigen Übung

¨Klicken Sie im Datenbankfenster auf das Register Tabelle und öffnen das Objekt ‚CD-Liste’

¨Klicken Sie auf das Symbol oder wählen Sie den Befehl aus dem Menu BEARBEITEN►SUCHEN


¨Es öffnet sich ein Dialogfenster, in das Sie den Suchbegriff eingeben können. Suchen Sie in diesem Beispiel nach ‚Cher’. Je nachdem, wo sich Ihre Einfügemarke zum Zeitpunkt befand, als Sie die Funktion ‚Suchen’ aufgerufen haben, wird im unteren Teil im falschen Feld Ihrer Tabelle gesucht. Ändern Sie den Eintrag in dem Sie aus der Liste Ihre Tabelle auswählen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¨Klicken Sie auf die Schaltfläche . Der Datensatz ist markiert

¨Nach einem weiteren Klick auf erhalten Sie die Meldung, dass das gesuchte Element nicht gefunden wurde. In diesem Fall bedeutet dies allerdings nur, dass kein weiterer, ausser dem bereits markierten, Datensatz gefunden wurde. Klicken Sie auf

¨Rufen Sie noch mal die Hilfe auf und geben diesmal die Zahl „10“ ein

¨Ein Klick auf markiert den gefundenen Datensatz

¨Diesmal bringt Sie der Klick auf die Schaltfläche zum nächsten passenden Datensatz. Beachten Sie, dass nicht nur die Songs, sondern auch die CD-Nr mit in die Suche aufgenommen wurde

¨Ein Klick auf schliesst das Fenster wieder

Es gibt natürlich noch Unmengen von Möglichkeiten, Abfragen zu erstellen und Datenbanken zu filtern. Für diesen Kurs sollen die Inhalte aber erst einmal reichen und das

 

Kapitel 5 beenden